In questo scenario, comprendere come funziona lo Smart Working nella PA, quali sono i suoi vantaggi e come si sta evolvendo diventa fondamentale. A fornire risposte concrete sarà l’Osservatorio Smart Working, che da anni conduce ricerche approfondite sul Lavoro Agile e sulle sue implicazioni per il settore pubblico e privato.
A livello normativo, infatti, lo Smart Working, è stato introdotto con la Legge n°81/2017. Con questa normativa, quindi, si definisce il Lavoro Agile come una:
“modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.
Dopo la pandemia, poi, è stato introdotto uno schema di linee guida per lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione, che indica una serie di presupposti per concedere il Lavoro Agile. Tra questi requisiti fondamentali ci sono:
L’adesione al Lavoro in modalità agile ha natura consensuale e volontaria e tutti i lavoratori vi possono accedere, a prescindere dal loro rapporto di lavoro (a tempo pieno o parziale) e dal tipo di contratto (indeterminato o determinato). L’amministrazione applica il principio di rotazione tra i lavoratori agili, facilitando l’accesso per coloro che si trovino in situazioni di particolare necessità non coperte da altre misure.
Per essere svolto, lo Smart Working si sottopone a un accordo individuale che deve contenere almeno i seguenti elementi essenziali:
A partire dal primo settembre 2022 l’accordo deve essere inviato mediante il portare Servizio Lavoro entro il giorno 20 del mese successivo all’inizio dell’attività lavorativa in modalità Agile, o dell’ultimo giorno del periodo precedentemente comunicato (in caso di proroga).
La prestazione lavorativa svolta in modalità di Smart Working è svolta senza vincoli di orari, ma nei limiti delle ore massime di lavoro giornaliere e settimanali stabili dai CCNL. Inoltre, così come avviene per il lavoro in ufficio, anche da remoto il dipendente ha diritto a periodi di riposo in cui non eroga alcuna prestazione lavorativa. Tali periodi includono la fascia di inoperabilità (disconnessione), che comprende un periodo di riposo consecutivo non inferiore a undici ore.
Tra i requisiti per l’adozione dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione, è necessaria un’adeguata dotazione tecnologica per il lavoratore. Per le attività da remoto, tali dotazioni possono essere fornite dall’amministrazione o di proprietà del lavoratore, purché rispettino i requisiti di sicurezza informatica puntualmente indicati dall’amministrazione. E restando sul tema della sicurezza, l’accesso alle risorse digitali e alle applicazioni dell’amministrazione raggiungibili tramite internet deve essere effettuato attraverso sistemi di gestione dell’identità digitale (es. SPID, CIE) o, in alternativa, tramite una VPN o accessi in desktop remoto.
Al fine di introdurre e consolidare lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione, occorrono iniziative formative mirate per il personale che usufruisca di tale modalità di lavoro. La formazione deve essere incentrata su:
Diversamente dal Lavoro Agile, il lavoro da remoto può essere prestato anche con vincolo di tempo e nel rispetto dei conseguenti obblighi di presenza derivanti dalle disposizioni in materia di orario di lavoro, attraverso una modificazione del luogo di adempimento della prestazione lavorativa.
In termini di spazi, lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione può essere svolto dall’abitazione del dipendente o da altri luoghi adibiti (spazi di coworking, centri satellite per il lavoro decentrato), purché il luogo sia concordato con l’amministrazione. In termini di orari, invece, il lavoratore è soggetto agli stessi vincoli per lo svolgimento della prestazione in ufficio.
Di seguito ripercorriamo le principali tappe normative che hanno contribuito a incentivare il ricorso al Smart Working nelle PA e a delineare un quadro più delineato e strutturato del Lavoro Agile.
Lo Smart Working è stato sin da subito indicato come strumento di contenimento e gestione dell’emergenza sanitaria (DPCM del 23 febbraio e 8 marzo 2020). Per quanto riguardo la PA, in particolare, il Ministro Dadone (allora Ministro per la Pubblica Amministrazione) incentivava le amministrazioni a potenziare il ricorso al Lavoro Agile già a partire dalla circolare del 25 febbraio, e in quella dell’11 marzo lo presentava come modalità ordinaria di esecuzione della prestazione lavorativa.
Il Decreto Cura Italia, approvato il 9 aprile 2020, ha poi confermato l’accesso semplificato allo Smart Working (quindi senza necessità di accordo individuale tra dipendente e datore di lavoro) fino alla fine dello stato d’emergenza, limitando la presenza del personale pubblico nei luoghi di lavoro alle solo attività indifferibili. In questa prima fase di emergenza sanitaria, l’Osservatorio Smart Working ha rilevato come i lavoratori pubblici da remoto siano stati ben 1.850.000 nel primo trimestre 2020.
Anche all’interno del “Decreto Rilancio” (luglio 2020), recante disposizioni in tema di salute, lavoro, economia e politiche sociali connesse all’emergenza sanitaria, troviamo misure in materia di Smart Working nelle Pubbliche Amministrazioni.
L’articolo 263 ribadiva la modalità di accesso semplificato allo Smart Working nelle PA fino al 30 dicembre 2020 (termine in seguito prorogato assieme allo stato di emergenza nazionale) e richiedeva alle amministrazioni di riorganizzare il lavoro dei dipendenti e l’erogazione dei servizi attraverso la flessibilità dell’orario di lavoro, applicando il Lavoro Agile almeno al 50% del personale impiegato nelle attività che possono essere svolte in tale modalità.
Il 2 dicembre 2021, mediante il Decreto Rilancio è stato approvato il Piano Organizzativo del Lavoro Agile. Il POLA ha avuto il compito di individuare le modalità di sviluppo dello Smart Working nelle Pubblica Amministrazione.
Il Decreto-legge Riaperture, emanato il 30 aprile 2021, ha prorogato lo Smart Working per la PA al 31 dicembre 2021 (termine poi prorogato al 31 marzo 2022), cessando però di fatto il vincolo del 50% dei dipendenti (nel rispetto dell’erogazione dei servizi ai cittadini e con continuità ed efficienza) e ha inoltre inciso sulle soglie minime di lavoratori da coinvolgere previste dal POLA.
Forte dell’estensione del Green Pass anche ai lavoratori del settore pubblico e del contenimento epidemiologico, il DPCM del 23 settembre 2021 ha ripristinato la modalità ordinaria di accesso allo Smart Working, stabilendo di fatto il ritorno in ufficio dei dipendenti pubblici a partire dal 15 ottobre 2021. Lo Smart Working nelle PA non è cessato del tutto, ma è stato limitato a un massimo del 15% dei dipendenti per ente, nel rispetto di alcune condizioni:
Il 2 dicembre 2021 è stato approvato il Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO), uno strumento di programmazione integrata della salute organizzativa e professionale, della gestione annuale delle performance e delle misure di contrasto ai rischi (corruttivi) e delle strategie triennali verso la generazione di valore pubblico. Il Piano si rivolge alle PA, escluse le scuole, ha durata triennale con aggiornamento annuale e definisce:
Data la sua complessità, il PIAO assorbe altri piani precedentemente approvati tra cui il Piano delle Performance, il Piano triennale dei fabbisogni di personale, il Piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza, il Piano delle azioni positive per la parità di genere e, infine il Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA), che mirava a segnare un cambio di rotta per la gestione del Lavoro Agile nella PA. Il POLA, infatti, era stato introdotto come strumento per la gestione ordinaria del Lavoro Agile per il periodo post-emergenziale.
Con il Decreto-legge Riaperture (Decreto-legge 30 aprile 2021, n. 56), che ha prorogato lo Smart Working per la Pubblica Amministrazione – coerentemente con l’evoluzione dell’emergenza sanitaria – sono stati adeguati i parametri del POLA, che a oggi prevede:
Nel 2022, i Ministri per la Pubblica Amministrazione e del Lavoro Brunetta-Orlando, in ragione del nuovo acuirsi dei contagi da variante Omicron, hanno inteso sensibilizzare i datori di lavoro pubblici all’utilizzo del Lavoro Agile quale comprovato strumento di contenimento della diffusione del virus.
La modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa rimane, comunque, quella svolta in presenza. Tuttavia, viene ribadita l’importanza della flessibilità. A partire da tale presupposto, ogni ente può programmare lo Smart Working nella PA con una rotazione del personale settimanale, mensile o plurimensile con ampia flessibilità, anche modulandolo sulla base dell’andamento dei contagi.
Attraverso la direttiva del 29 dicembre 2023, il ministro per la Pubblica Amministrazione Paolo Zangrillo ha promosso lo Smart Working per quelle persone che documentino gravi, urgenti e non altrimenti conciliabili situazioni di salute, personali o familiari. Nello specifico ha cercato di sensibilizzare i dirigenti delle organizzazioni, sottolineando come le persone più esposte a situazioni di rischio abbiano necessità di svolgere l’attività lavorativa “anche derogando al criterio della prevalenza dello svolgimento della prestazione lavorativa in presenza”.
Una significativa novità per la Pubblica Amministrazione è arrivata con il rinnovo del CCNL Funzioni Centrali 2022-2024, firmato a novembre 2024 con l’ARAN. L’accordo, che ha riguardato circa 190.000 dipendenti, ha introdotto in via sperimentale la possibilità della settimana lavorativa corta di quattro giorni, a parità di stipendio e mantenendo invariate le 36 ore settimanali.
Successivamente, il 3 novembre 2025, è stato firmato anche il rinnovo del contratto collettivo nazionale del comparto delle Funzioni Locali dall’ARAN e da alcune organizzazioni sindacali. L’accordo introduce aumenti degli stipendi e, tra le novità non economiche, la possibilità di scegliere la settimana corta di quattro giorni. Nell’accordo è stata introdotta la possibilità di articolare l’orario di lavoro su quattro giorni, mantenendo sempre le 36 ore settimanali. L’opzione della settimana corta è sperimentale e volontaria.
Secondo la Ricerca dell’Osservatorio, i benefici ottenibili dall’introduzione del Lavoro Agile sono numerosi, sia per le organizzazioni che per i lavoratori e per l’ambiente. Tra i principali vantaggi dello Smart Working si evidenziano:
È bene ricordare che, per avere un impatto positivo, lo Smart Working deve essere accompagnato da una logica di lavoro per obiettivi e dall’introduzione di altre forme di flessibilità, quali quella oraria e di luogo di lavoro. In questo contesto il ruolo del manager è particolarmente decisivo per favorire la diffusione del Lavoro Agile e cogliere i numerosi vantaggi per l’organizzazione e per i dipendenti.
Dopo la grande accelerazione dovuta alla pandemia e il successivo ridimensionamento, nel 2025 lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione torna a crescere in modo significativo.
Secondo i dati più recenti dell’Osservatorio Smart Working, nel 2025 gli smart worker nella PA sono 555.000 (17% dei dipendenti pubblici), con un incremento dell’11% rispetto ai 500.000 del 2024.
Per quanto riguarda la diffusione delle iniziative, nel 2025 lo Smart Working è presente nel 67% delle organizzazioni pubbliche (6 punti percentuali in più rispetto al 2024), quasi sempre con progetti strutturati in cui sono definite policy o linee guida.
L’opportunità dello Smart Working viene utilizzata con assiduità dai lavoratori pubblici, anche se con alcune specificità: nelle PA il 28% dei dipendenti lavora da remoto meno giorni di quelli previsti dall’accordo con l’organizzazione, soprattutto per scelte personali. Una percentuale più alta rispetto a quello ad esempio delle grandi imprese, che si attesta al 15%. In questo caso la necessità di recarsi in sede è dovuta principalmente a urgenze o emergenze lavorative.
Come in passato, però, in molti casi, ci sono mansioni difficilmente remotizzabili – come quelle della polizia o degli insegnanti – che, unite a una cultura del lavoro ancorata alla presenza fisica, possono essere causa di un disallineamento del personale sulle iniziative di Smart Working presenti. Il Lavoro Agile, infatti, per essere adottato in modo efficace richiede diverse azioni di accompagnamento riguardanti:
L’Osservatorio HR Innovation, in una precedente ricerca, ha misurato le cinque dimensioni della sfera lavorativa che definiscono il lavoro “buono e sostenibile”, quali giusto riconoscimento, benessere lavorativo, flessibilità e work-life balance, inclusione e valorizzazione, sviluppo ed employability.
Per avere un quadro più dettagliato di queste dimensioni, eccole analizzate più nel dettaglio:
Nonostante lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione comprenda solo il 17% dei lavoratori della Pubblica Amministrazione, non mancano esempi virtuosi di adozione del Lavoro Agile.
La regione Emilia-Romagna, che conta circa 4000 dipendenti pubblici, ha voluto rafforzare la collaborazione, l’autonomia e l’orientamento ai risultati dei propri lavoratori attraverso lo Smart Working. Per raggiungere l’obiettivo, dal 2018 la regione ha permesso di lavorare a distanza il 50% delle giornate lavorative semestrali. Dopo diversi sforzi avvenuti in termini di formazione e comunicazione, ma anche di tecnologie e spazi, sono stati riscontrati diversi benefici. Tra questi spiccano un più alto livello di soddisfazione delle persone e un maggiore benessere organizzativo.
Un altro esempio di Smart Working nella PA è rappresentato dall’iniziativa di ARERA (Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente). L’esigenza di questa autorità amministrativa era quella di incrementare l’efficienza della sua azione istituzionale e ridurre i costi per la gestione degli spazi. Non solo: gli altri obiettivi prefissati da ARERA erano quelli di garantire ai propri dipendenti un maggiore work-life balance e di migliorare le relazioni collettive all’interno dell’organizzazione. La soluzione implementata ha reso possibile per i dipendenti scegliere quando recarsi fisicamente al lavoro (fino a un massimo di 7 giorni in Smart Working) e usufruire di diverse iniziative di accompagnamento. Questa iniziativa ha portato a diversi benefici, in primis alla diminuzione dell’assenteismo e dei costi di gestione degli spazi.
Un ulteriore esempio è rappresentato dal Comune di Padova, che conta circa 1.781 dipendenti. Dopo l’esperienza emergenziale del 2020, l’amministrazione ha consolidato il Lavoro Agile attraverso un regolamento strutturato che prevede tre livelli di adesione in base alla tipologia di mansioni e al grado di Smart Working consentito, con un massimo di 8 giorni al mese in modalità agile, con tutele specifiche per la genitorialità. Per le modalità di svolgimento, sono state definite fasce di contattabilità variabili (da 4 a 6 ore di reperibilità a seconda dell’orario lavorativo), mentre la rilevazione delle presenze avviene tramite giustificativi per il lavoro agile e con flessibilità di ingresso (7:30-9:30) per chi lavora in presenza. I risultati di tali iniziative includono una drastica riduzione dell’assenteismo tra i lavoratori agili e un miglioramento della soddisfazione dei dipendenti.
Contenuti suggeriti dell’Osservatorio Smart Working
