La spinta dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione (PA) è avvenuta a seguito di diversi provvedimenti governativi attuati durante l’emergenza sanitaria. Questi provvedimenti hanno spinto le PA a ricorrere all’utilizzo del Lavoro Agile e a semplificare i processi di acquisto di dispositivi informatici. A oggi, il Lavoro Agile con i suoi vantaggi, ha contribuito all’evoluzione del mondo del lavoro, come anche nella Pubblica Amministrazione.
Considerato ciò, in questo articolo sullo Smart Working nella PA, capiremo come funziona e qual è la normativa vigente che lo regola. Non solo, però. Scopriremo anche chi ha ancora diritto allo Smart Working nella Pubblica Amministrazione, quando è terminato e come si è evoluto, sia nella Pubbliche Amministrazioni che nel Privato. A questi quesiti risponderanno l’Osservatorio Smart Working e l’Osservatorio HR Innovation Practice della POLIMI School of Management che da anni sono leader nella ricerca sul Lavoro Agile.
Innanzitutto, risponderemo ad una delle prime domande sull’introduzione dello Smart Working. A livello normativo, infatti, lo Smart Working, è stato introdotto con la Legge n°81/2017. Con questa normativa, quindi, si definisce il Lavoro Agile come una:
“modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”.
Dopo la pandemia, poi, è stato introdotto uno schema di linee guida per lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione, che indica una serie di presupposti per concedere il Lavoro Agile. Tra questi requisiti fondamentali ci sono:
L’adesione al Lavoro in modalità agile ha natura consensuale e volontaria e tutti i lavoratori vi possono accedere, a prescindere dal loro rapporto di lavoro (a tempo pieno o parziale) e dal tipo di contratto (indeterminato o determinato). L’amministrazione applica il principio di rotazione tra i lavoratori agili, facilitando l’accesso per coloro che si trovino in situazioni di particolare necessità non coperte da altre misure.
Per essere svolto, lo Smart Working si sottopone a un accordo individuale che deve contenere almeno i seguenti elementi essenziali:
A partire dal primo settembre 2022 l’accordo deve essere inviato mediante il portare Servizio Lavoro entro il giorno 20 del mese successivo all’inizio dell’attività lavorativa in modalità Agile, o dell’ultimo giorno del periodo precedentemente comunicato (in caso di proroga).
La prestazione lavorativa svolta in modalità di Smart Working è svolta senza vincoli di orari, ma nei limiti delle ore massime di lavoro giornaliere e settimanali stabili dai CCNL. Inoltre, così come avviene per il lavoro in ufficio, anche da remoto il dipendente ha diritto a periodi di riposo in cui non eroga alcuna prestazione lavorativa. Tali periodi includono la fascia di inoperabilità (disconnessione), che comprende un periodo di riposo consecutivo non inferiore a undici ore.
Tra i requisiti per l’adozione dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione, è necessaria un’adeguata dotazione tecnologica per il lavoratore. Per le attività da remoto, tali dotazioni possono essere fornite dall’amministrazione o di proprietà del lavoratore, purché rispettino i requisiti di sicurezza informatica puntualmente indicati dall’amministrazione. E restando sul tema della sicurezza, l’accesso alle risorse digitali e alle applicazioni dell’amministrazione raggiungibili tramite internet deve essere effettuato attraverso sistemi di gestione dell’identità digitale (es. SPID, CIE) o, in alternativa, tramite una VPN o accessi in desktop remoto.
Al fine di introdurre e consolidare lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione, occorrono iniziative formative mirate per il personale che usufruisca di tale modalità di lavoro. La formazione deve essere incentrata su:
Diversamente dal Lavoro Agile, il lavoro da remoto può essere prestato anche con vincolo di tempo e nel rispetto dei conseguenti obblighi di presenza derivanti dalle disposizioni in materia di orario di lavoro, attraverso una modificazione del luogo di adempimento della prestazione lavorativa.
In termini di spazi, lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione può essere svolto dall’abitazione del dipendente o da altri luoghi adibiti (spazi di coworking, centri satellite per il lavoro decentrato), purché il luogo sia concordato con l’amministrazione. In termini di orari, invece, il lavoratore è soggetto agli stessi vincoli per lo svolgimento della prestazione in ufficio.
Ripercorriamo ora le principali tappe normative che hanno contribuito a incentivare il ricorso al Smart Working nelle PA e a delineare un quadro più delineato e strutturato del Lavoro Agile.
Lo Smart Working è stato sin da subito indicato come strumento di contenimento e gestione dell’emergenza sanitaria (DPCM del 23 febbraio e 8 marzo 2020). Per quanto riguardo la PA, in particolare, il Ministro Dadone (allora Ministro per la Pubblica Amministrazione) incentivava le amministrazioni a potenziare il ricorso al Lavoro Agile già a partire dalla circolare del 25 febbraio, e in quella dell’11 marzo lo presentava come modalità ordinaria di esecuzione della prestazione lavorativa.
Il Decreto Cura Italia, approvato il 9 aprile 2020, ha poi confermato l’accesso semplificato allo Smart Working (quindi senza necessità di accordo individuale tra dipendente e datore di lavoro) fino alla fine dello stato d’emergenza, limitando la presenza del personale pubblico nei luoghi di lavoro alle solo attività indifferibili. In questa prima fase di emergenza sanitaria, l’Osservatorio Smart Working ha rilevato come i lavoratori pubblici da remoto siano stati ben 1.850.000 nel primo trimestre 2020.
Anche all’interno del “Decreto Rilancio” (luglio 2020), recante disposizioni in tema di salute, lavoro, economia e politiche sociali connesse all’emergenza sanitaria, troviamo misure in materia di Smart Working nelle Pubbliche Amministrazioni.
L’articolo 263 ribadiva la modalità di accesso semplificato allo Smart Working nelle PA fino al 30 dicembre 2020 (termine in seguito prorogato assieme allo stato di emergenza nazionale) e richiedeva alle amministrazioni di riorganizzare il lavoro dei dipendenti e l’erogazione dei servizi attraverso la flessibilità dell’orario di lavoro, applicando il Lavoro Agile almeno al 50% del personale impiegato nelle attività che possono essere svolte in tale modalità.
Il 2 dicembre 2021, mediante il Decreto Rilancio è stato approvato il Piano Organizzativo del Lavoro Agile. Il POLA ha avuto il compito di individuare le modalità di sviluppo dello Smart Working nelle Pubblica Amministrazione.
Il Decreto-legge Riaperture, emanato il 30 aprile 2021, ha prorogato lo Smart Working per la Pubblica Amministrazione al 31 dicembre 2021 (termine poi prorogato al 31 marzo 2022), cessando però di fatto il vincolo del 50% dei dipendenti (nel rispetto dell’erogazione dei servizi ai cittadini e con continuità ed efficienza) e ha inoltre inciso sulle soglie minime di lavoratori da coinvolgere previste dal POLA.
Forte dell’estensione del Green Pass anche ai lavoratori del settore pubblico e del contenimento epidemiologico, il DPCM del 23 settembre 2021 ha ripristinato la modalità ordinaria di accesso allo Smart Working, stabilendo di fatto il ritorno in ufficio dei dipendenti pubblici a partire dal 15 ottobre 2021. Lo Smart Working nelle Pubbliche Amministrazioni non è cessato del tutto, ma è stato limitato a un massimo del 15% dei dipendenti per ente, nel rispetto di alcune condizioni:
Il 2 dicembre 2021 è stato approvato il Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO), uno strumento di programmazione integrata della salute organizzativa e professionale, della gestione annuale delle performance e delle misure di contrasto ai rischi (corruttivi) e delle strategie triennali verso la generazione di valore pubblico. Il Piano si rivolge alle PA, escluse le scuole, ha durata triennale con aggiornamento annuale e definisce:
Data la sua complessità, il PIAO mira anche ad assorbire altri piani precedentemente approvati tra cui il Piano delle Performance, il Piano triennale dei fabbisogni di personale, il Piano triennale di prevenzione della corruzione e della trasparenza, il Piano delle azioni positive per la parità di genere e, infine il Piano Organizzativo del Lavoro Agile (POLA), che era mirato a segnare un cambio di rotta per la gestione del lavoro agile nella PA.
Infatti, il POLA era stato introdotto come strumento per la gestione ordinaria del Lavoro Agile per il periodo post-emergenziale.
Con il Decreto-legge Riaperture (Decreto-legge 30 aprile 2021, n. 56), che ha prorogato lo Smart Working per la Pubblica Amministrazione – coerentemente con l’evoluzione dell’emergenza sanitaria – sono stati adeguati i parametri del POLA, che a oggi prevede:
Nel 2022, i Ministri per la Pubblica Amministrazione e del Lavoro Brunetta-Orlando, in ragione del nuovo acuirsi dei contagi da variante Omicron, hanno inteso sensibilizzare i datori di lavoro pubblici all’utilizzo del Lavoro Agile quale comprovato strumento di contenimento della diffusione del virus.
La modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle PA rimane, comunque, quella svolta in presenza. Tuttavia, viene ribadita l’importanza della flessibilità. A partire da tale presupposto, ogni ente può programmare lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione con una rotazione del personale settimanale, mensile o plurimensile con ampia flessibilità, anche modulandolo sulla base dell’andamento dei contagi.
Attraverso la direttiva del 29 dicembre 2023, il ministro per la Pubblica Amministrazione Paolo Zangrillo ha promosso lo Smart Working per quelle persone che documentino gravi, urgenti e non altrimenti conciliabili situazioni di salute, personali o familiari. Nello specifico ha cercato di sensibilizzare i dirigenti delle organizzazioni, sottolineando come le persone più esposte a situazioni di rischio abbiano necessità di svolgere l’attività lavorativa “anche derogando al criterio della prevalenza dello svolgimento della prestazione lavorativa in presenza”.
Dopo aver compreso qual è stata l’evoluzione normativa dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione, cercheremo di rispondere ad un altro quesito: qual è il ruolo del Lavoro Agile in tutto questo? Quali sono i suoi vantaggi?
È chiaro che una modalità di Smart Working possa migliorare benessere, flessibilità e work-life balance, solo per fare qualche esempio. Tuttavia, è bene ricordare che, per avere un impatto positivo, lo Smart Working deve essere accompagnato da una logica di lavoro per obiettivi e dall’introduzione di altre forme di flessibilità, quali quella oraria e di luogo di lavoro.
In questo contesto il ruolo del manager è particolarmente decisivo per favorire la diffusione del Lavoro Agile e cogliere i numerosi vantaggi per l’organizzazione e per i dipendenti (come miglioramento del work-life balance, maggiore produttività del lavoratori, risparmio di costi, ecc.).
L’introduzione dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione, inoltre, può fungere da leva di attraction (in italiano “attrazione”) per i nuovi lavoratori. Tra il 2024 e il 2028 le Pubbliche Amministrazioni dovranno sostituire ben circa 682.000 dipendenti pubblici, a cui si aggiunge un’espansione occupazionale che prevede circa 60.000 unità.
Oltre a questo, occorre considerare che il 30% dei dipendenti pubblici ha cambiato o intende cambiare lavoro (addirittura talvolta anche senza un’alternativa). Questo fenomeno, noto come Great Resignation, indica la volontà di voler cambiare lavoro per ricercare condizioni migliori, che portino a un maggiore equilibrio tra vita lavorativa e privata. Le “Grandi Dimissioni” non riguarda solo il settore pubblico, ma anche tutto il mondo privato.
Oltre a essere una leva di attraction, in questo contesto lo Smart Working può anche essere un fattore di retention, ossia di mantenimento dei propri lavoratori.
Capiti quali sono i vantaggi dello Smart Working nella PA, possiamo comprendere, ora, qual è la situazione in Italia per lo Smart Working nella PA. Dopo la grande accelerazione dovuta alla pandemia, lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione si è ridotto, assestandosi a una sostanziale stabilità negli ultimi anni.
Se, negli scorsi anni, il 94% delle PA italiane aveva adottato misure di lavoro da remoto (e il 58% dei lavoratori ha lavorato in Smart Working), oggi la situazione è molto diversa. Infatti, durante lo stato di emergenza lo Smart Working ha costituito la routine per i dipendenti della Pubblica Amministrazione, mentre dal 15 ottobre 2021, la modalità di lavoro ordinaria è tornata a essere quella in presenza. A oggi, i dati della Ricerca dell’Osservatorio, evidenziano che:
per quanto riguarda la diffusione dello Smart Working nella Pubblica Amministrazione, nel 2024 iniziative di Lavoro Agile sono presenti nel 61% delle realtà. Se si considera il Lavoro da Remoto, la percentuale aumenta al 70%.
Vi è dunque ancora la possibilità di praticare il Lavoro Agile nel settore pubblico, ma i numeri, rispetto agli anni passati, è leggermente diminuita. Come in passato, però, in molti casi, ci sono mansioni difficilmente remotizzabili – come quelle della polizia o degli insegnanti – che, unite a una cultura del lavoro ancorata alla presenza fisica, possono essere causa di un disallineamento del personale sulle iniziative di Smart Working presenti. Il Lavoro Agile, infatti, per essere adottato in modo efficace richiede diverse azioni di accompagnamento riguardanti:
L’Osservatorio HR Innovation Practice, in una precedente ricerca,ha misurato le cinque dimensioni della sfera lavorativa che definiscono il lavoro “buono e sostenibile”, quali giusto riconoscimento, benessere lavorativo, flessibilità e work-life balance, inclusione e valorizzazione, sviluppo ed employability.
Per avere un quadro più dettagliato di queste dimensioni, eccole analizzate più nel dettaglio:
L’adozione dello Smart Working nelle Pubbliche Amministrazioni (PA), nelle grandi imprese e nelle PMI sta evolvendo a ritmi differenti, con implicazioni significative per la gestione del lavoro e la produttività. Le grandi imprese, in particolare, sembrano essere le più propense a evolvere il proprio modello, con il 35% che prevede modifiche nelle politiche o nel numero di persone coinvolte nel prossimo anno. Le PA seguono con un 23%, segnalando un interesse per l’espansione delle pratiche di lavoro agile, anche se in misura inferiore rispetto al settore privato. Al contrario, le PMI sembrano più statiche: solo il 9% di queste realtà prevede di ampliare il proprio modello di Smart Working.
Guardando ai dati, il 35% delle grandi imprese e il 43% delle PA prevede un incremento nel prossimo anno, mentre nelle PMI la direzione è opposta, con solo l’8% che ipotizza un aumento.
Le grandi imprese, grazie a una maggiore flessibilità e risorse dedicate, sono in grado di sviluppare modelli di lavoro agile più complessi e strutturati, investendo in tecnologie avanzate e politiche di gestione del lavoro a distanza. Le PA, purtroppo, sono spesso frenate da una burocrazia che rallenta l’adozione e l’implementazione di politiche innovative. Tuttavia, l’adozione dello Smart Working nelle PA sta crescendo, con il 43% delle amministrazioni che prevede un aumento del numero di lavoratori coinvolti nel prossimo anno, un dato che indica una maggiore apertura a nuovi modelli operativi. Al contrario, nelle PMI si assiste a una tendenza contraria: solo l’8% prevede di espandere l’uso dello Smart Working, una riflessione che potrebbe indicare una resistenza al cambiamento o la difficoltà di adottare tecnologie adeguate a tale modello.
In generale, la differenza tra il settore pubblico e privato è evidente: mentre le grandi imprese sembrano spingere con decisione verso un’evoluzione dello Smart Working, le PA stanno progredendo, seppur con maggiore cautela, e le PMI sembrano più refrattarie ad adottare questa modalità in modo esteso. La sfida per il futuro sarà trovare il giusto equilibrio tra efficienza, flessibilità e sostenibilità per tutti i settori coinvolti.
Ma cosa sta avvenendo nella pratica? Se nel settore privato (specie nelle grandi imprese) lo Smart Working costituisce una realtà più consolidata, come abbiamo visto è ben diversa la situazione nelle pubbliche amministrazioni. Nonostante lo Smart Working nella Pubblica Amministrazione comprenda solo il 16% dei lavoratori della Pubblica Amministrazione, non mancano esempi virtuosi di adozione del Lavoro Agile.
La regione Emilia-Romagna, che conta circa 4000 dipendenti pubblici, ha voluto rafforzare la collaborazione, l’autonomia e l’orientamento ai risultati dei propri lavoratori attraverso lo Smart Working. Per raggiungere l’obiettivo, dal 2018 la regione ha permesso di lavorare a distanza il 50% delle giornate lavorative semestrali. Dopo diversi sforzi avvenuti in termini di formazione e comunicazione, ma anche di tecnologie e spazi, sono stati riscontrati diversi benefici. Tra questi spiccano un più alto livello di soddisfazione delle persone e un maggiore benessere organizzativo.
Un altro esempio di Smart Working nella PA è rappresentato dall’iniziativa di ARERA (Autorità di Regolazione per Energia Reti e Ambiente). L’esigenza di questa autorità amministrativa era quella di incrementare l’efficienza della sua azione istituzionale e ridurre i costi per la gestione degli spazi. Non solo: gli altri obiettivi prefissati da ARERA erano quelli di garantire ai propri dipendenti un maggiore work-life balance e di migliorare le relazioni collettive all’interno dell’organizzazione. La soluzione implementata ha reso possibile per i dipendenti scegliere quando recarsi fisicamente al lavoro (fino a un massimo di 7 giorni in Smart Working) e usufruire di diverse iniziative di accompagnamento. Questa iniziativa ha portato a diversi benefici, in primis alla diminuzione dell’assenteismo e dei costi di gestione degli spazi.
Contenuti suggeriti dell’Osservatorio Smart Working
lavoro in Ente pubblico che per Emergenza Covid-19 ha avviato il lavoro agile ma questo viene fatto esclusivamente “in house” cioè utilizzando la mia dotazione informatica. Considerato che si prevedono tempi lunghi, mi può orientare su qualche possibilità di finanziamento?
Gentile Felice, l’utilizzo della dotazione personale del lavoratore è in genere la scelta più diffusa nelle Pubbliche Amministrazioni (75%).
Buongiorno, è possibile conoscere l’esatto numero ( in cifre ) del campione di P.A. utilizzato per tale analisi? grazie e complimenti per il vostro lavoro.
Buongiorno Manuel, i dati sono relativi alla ricerca 2018 dell’Osservatorio Smart Working, che ha monitorato la diffusione dello Smart Working in 358 Pubbliche Amministrazioni.