Telelavoro, come funziona e differenze con lo Smart Working

Direttrice dell'Osservatorio Smart Working e del Tavolo di Lavoro Smart Working nella PA

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A oggi, quasi tutti conoscono il significato di Smart Working. Anche se spesso il “Lavoro Agile” è associato al lavoro da casa durante la pandemia, è importante fare una precisazione: Telelavoro e Smart Working non sono la stessa cosa.

La pandemia ha spinto molte aziende ad adottare il lavoro da remoto per limitare spostamenti e assembramenti. Questa risposta all’emergenza sanitaria è però più assimilabile al concetto di Telelavoro o lavoro da remoto che al vero Smart Working, che implica invece maggiore flessibilità e autonomia. Oltre alla distinzione concettuale, la differenza tra Telelavoro e Lavoro Agile è anche normativa e contrattuale.

In quest’articolo cercheremo di spiegare il significato di Telelavoro e chiarire al meglio le differenze con il Lavoro Agile, attraverso la Ricerca dell’Osservatorio Smart Working della POLIMI School of Management.

Telelavoro: significato e caratteristiche

Il termine Telelavoro, presente nei nostri dizionari da molti anni prima del termine Lavoro Agile. Ma esattamente in che cosa consiste questa modalità di lavoro?

Con il concetto di Telelavoro, o lavoro da remoto,si fa riferimento a una prestazione di lavoro effettuata regolarmente al di fuori della sede di lavoro con il supporto di tecnologie dell’informazione e della comunicazione.

Nel dettaglio, ecco i principi su cui si basa:

l’attività lavorativa è eseguita in una sede diversa rispetto a quella del datore di lavoro (ad esempio nella forma del lavoro da casa);
il dipendente svolge le proprie attività avvalendosi delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione;
l’organizzazione delle attività e i tempi di lavoro sono rigidi e prefissati.

Come nasce il Telelavoro

Il concetto di Telelavoro affonda le sue radici negli anni ’70, quando l’introduzione dei primi personal computer fece nascere l’idea che molte mansioni potessero essere svolte senza la necessità di recarsi fisicamente in ufficio. Sebbene i primi PC non avessero accesso a internet, alcuni sociologi iniziarono a ipotizzare la possibilità di lavorare da remoto. La crisi petrolifera del 1973, e le conseguenti politiche, spinse il governo degli Stati Uniti a esplorare soluzioni innovative come il telecommuting, ovvero l’idea di “spostare i dati invece delle persone”.

In questo contesto, Bell Labs, storica divisione di ricerca e sviluppo di AT&T, sperimentarono soluzioni di lavoro remoto, utilizzando le tecnologie di connettività proprietarie per consentire ai dipendenti di lavorare da casa o in hub specifici. Questo progetto fu uno dei primi tentativi di applicare il concetto di Telelavoro, anticipando le moderne pratiche di lavoro a distanza.

Sempre negli Stati Uniti, con il Clean Air Act del 1990 vennero introdotti bonus fiscali per le aziende che adottavano il Telelavoro. Dall’altra parte dell’oceano, nel 1994 la Commissione europea redasse il Rapporto Bangemann, in cui si indicava il Telelavoro come una delle innovazioni previste per il futuro dei “modelli lavorativi”. Alla fine degli anni ’90, c’erano milioni di telelavoratori sia negli Stati Uniti che in Europa (grazie a iniziative governative e accordi pubblici).

Come si svolge il Telelavoro: lavoro da casa e altre forme di lavoro da remoto

Il Telelavoro può avvenire attraverso il lavoro da casa, ma anche attraverso altre modalità. L’importante è indicare il luogo dove si svolge l’attività lavorativa. In base a questo, il Telelavoro si può così classificare in:

Telelavoro a domicilio, in il lavoratore svolge la prestazione dalla propria abitazione;
Telelavoro Mobile, nel quale l’attività lavorativa viene svolta in luoghi diversi (abitazione, sede dei clienti, …) tramite l’uso di dispositivi come PC o telefono cellulare;
Telelavoro remotizzato, che prevede che il lavoro viene svolto in “sedi satellite” lontane da quella centrale;
Telelavoro Office to office, in cui il lavoratore svolge le proprie attività dalla sede centrale, ma fa parte di un gruppo di lavoro sparso per il mondo, con cui collabora tramite connessione Internet;
Telelavoro da telecentri: il telelavoro è svolto centri creati realizzati ad hoc dall’organizzazione;
Teleimpresa: l’impresa opera totalmente o parzialmente online.

Oltre al lavoro da casa e, in generale, a tutte le modalità sopraelencate, possono esistere anche forme di lavoro da remoto miste e si può prevedere l’alternanza tra lavoro in sede o a distanza.

Telelavoro e normative: gli obblighi per aziende e lavoratori

Il Telelavoro è rigidamente disciplinato per i contratti di lavoro subordinato, sia per il settore pubblico (D.P.R. 8 marzo 1999, n. 70) che per quello privato (accordo interconfederale del 20 gennaio 2004). Diversamente, lo Smart Working è molto meno datato. Infatti, è stato disciplinato soltanto dal 2017, in seguito alla Legge n.81/2017, cosiddetta Legge sul Lavoro Agile.

Gli obblighi da parte del datore di lavoro in caso

I contratti prevedono che per il Telelavoro sia predisposta una postazione di lavoro (workstation) distinta dagli spazi dedicati alle attività domestiche e familiari. La workstation, oltre a dover essere idonea – ad esempio in termini di abitabilità, climatizzazione, illuminazione –, è a carico del datore di lavoro per l’installazione e la manutenzione. Quest’ultimo è responsabile anche delle spese relative ai consumi energetici, telefonici e del mantenimento degli standard di sicurezza.

Gli obblighi da parte dei lavoratori

Se da una parte il datore di lavoro si fa carico di una serie di responsabilità, anche il lavoratore da remoto deve rispettare alcune regole. Infatti, la workstation può essere utilizzata esclusivamente ai fini della prestazione e solo dal singolo lavoratore, per il quale è anche prevista una formazione obbligatoria in materia di sicurezza.

Per verificare lo svolgimento effettivo delle attività da parte del dipendente il datore di lavoro ha due opzioni:

per verificare il rispetto delle norme di sicurezza, i rappresentanti dei datori di lavoro, le rappresentanze sindacali e le autorità competenti possono accedere al luogo in cui si svolge il Telelavoro;
per controllare il lavoro svolto il datore di lavoro può effettuare una verifica telematica.

Vantaggi (e controindicazioni) del Telelavoro

Il Telelavoro porta con sé diversi vantaggi. Tra i principali possiamo elencare:

riduzione dei costi: da un lato le aziende risparmiano su spazi, infrastrutture e spese generali, mentre dall’altro i dipendenti riducono i costi legati ai trasporti;
aumento della produttività: lavorando in un ambiente più comodo e senza interruzioni, molti dipendenti risultano più concentrati e produttivi;
accesso a un pool di talenti più ampio: le aziende possono assumere talenti da diverse località senza limitazioni geografiche;
benefici per l’ambiente: la riduzione degli spostamenti quotidiani contribuisce a diminuire le emissioni di CO2 e il traffico;
migliore equilibrio tra la propria vita personale e quella professionale: la possibilità di lavorare da casa può portare a un risparmio di decine, se non centinaia di ore.

Nonostante i numerosi vantaggi, il Telelavoro presenta anche alcune controindicazioni:

isolamento sociale: i dipendenti che lavorano da casa possono sentirsi isolati, riducendo le opportunità di interazione sociale e di collaborazione con colleghi;
difficoltà nel mantenere un confine tra vita privata e lavoro: la mancanza di separazione fisica tra casa e ufficio può portare a una sovrapposizione delle due dimensioni, con un aumento del rischio di stress e burnout;
rischi per la produttività: se non ben gestito, il telelavoro può comportare distrazioni domestiche, come le attività familiari o la gestione della casa, che influenzano la concentrazione e la produttività;
mancanza di supervisione diretta: la gestione a distanza può ridurre il controllo immediato sulle performance dei dipendenti e rendere più difficile monitorare la qualità del lavoro;
accesso limitato alle risorse aziendali: lavorando sempre da remoto, i dipendenti potrebbero non avere facile accesso a strumenti e risorse aziendali, il che può rallentare i processi e la collaborazione.

Differenze tra Telelavoro e Smart Working

Telelavoro e Lavoro Agile possono essere considerate entrambe pratiche di remote working, ma con alcune sostanziali differenze, in gran parte legate all’idea di flessibilità e autonomia lavorativa.

Mentre il Telelavoro si definisce semplicemente come una prestazione lavorativa svolta al di fuori del contesto aziendale, il Lavoro Agile fa riferimento a una filosofia manageriale che introduce una nuova concezione del tempo e dello spazio di lavoro, che può eventualmente includere il lavoro da remoto.

A differenza del Telelavoro, lavorare in Smart Working include anche i seguenti aspetti:

poter scegliere con autonomia e responsabilità gli orari di lavoro;
utilizzare con flessibilità i diversi strumenti in base alle esigenze;
scegliere i luoghi di lavoro all’esterno della sede aziendale o all’interno dell’ufficio in base all’attività lavorativa da svolgere.

Inoltre, lavorare a distanza può significare non solo lavorare dalla propria abitazione, ma anche da luoghi come hub aziendali, spazi di coworking, biblioteche e altri spazi pubblici o privati in linea con le esigenze e le preferenze dello smart worker.

Nel complesso, quindi, il Lavoro Agile si basa sulla fiducia e sulla responsabilizzazione dei lavoratori su risultati e obiettivi raggiunti.

Il lavoro emergenziale e post emergenziale

Il fenomeno a cui abbiamo assistito durante l’emergenza si può definire Telelavoro o Smart Working? L’esperienza emergenziale e forzata che milioni di lavoratori hanno fatto durante il periodo della pandemia, in realtà, non è classificabile né come Telelavoro né come Lavoro Agile.

Il lavoro da remoto emergenziale è ben diverso dal vero Smart Working, il quale si basa su un accordo libero e responsabile tra azienda e lavoratore. Durante il lockdown, invece, molti lavoratori non hanno avuto possibilità di scelta e la propria abitazione è diventato l’unico luogo di lavoro disponibile. Questo, dunque, non è il “vero” Lavoro Agile, ma un lavoro da remoto spinto, che possiamo definire come Smart Working “emergenziale”.

Non stupisce, dunque, che dopo quattro anni dallo scoppio dell’emergenza sanitaria solo una parte delle organizzazioni, in particolare le grandi imprese, è stata in grado di avvalorare l’esperienza maturata durante il lockdown.

Secondo la Ricerca dell’Osservatorio, nel 2023 il 52% delle grandi aziende, insieme al 15% delle piccole-medie imprese e al 16% delle Pubbliche Amministrazioni, hanno saputo adottare iniziative di lavoro agile davvero complete e “mature”, senza “accontentarsi” del solo lavoro da remoto. Quest’ultimo, infatti, può essere certamente una soluzione più comoda nel breve periodo. Nel medio e lungo periodo, però, può risultare meno vantaggiosa a livello di produttività, competitività e benessere organizzativo. Sempre secondo la Ricerca dell’Osservatorio, i vantaggi del Lavoro Agile sono molteplici, sia a livello economico che ambientale.