L’ORGANIZZAZIONE  

Iren è un’azienda multiutility italiana attiva nei settori dell’energia elettrica, del gas, dell’energia termica per teleri­scaldamento e nella gestione dei servizi idrici integrati, dei servizi ambientali e dei servizi tecnologici. Il Gruppo opera in un bacino multiregionale con oltre 8.000 dipendenti, un portafoglio di circa 1,9 milioni di clienti nel settore ener­getico, circa 2,8 milioni di abitanti serviti nel ciclo idrico integrato e oltre 3 milioni di abitanti nel ciclo ambientale. L’azienda è una holding industriale con sede a Reggio Emilia e principali poli operativi a Genova, Parma, Piacenza, Torino, La Spezia, Vercelli e Milano.  

LE ESIGENZE  

Dopo il successo di una prima sperimentazione dello Smart Working avviata nel 2018, l’azienda ha deciso di estendere in maniera graduale il progetto a tutte le società del Gruppo Iren. La finalità è duplice: da una parte, promuovere un cam­biamento culturale verso una maggiore autonomia, respon­sabilizzazione e proattività dei dipendenti, facendo crescere allo stesso tempo anche la familiarità con strumenti digitali (quali community virtuali, chat, etc.); dall’altra, l’azienda mira ad aumentare la motivazione delle proprie persone e a migliorare il clima aziendale. Il progetto contribuisce inoltre al raggiungimento degli obiettivi inseriti nel Piano Indu­striale, che prevede una forte attenzione alla crescita delle persone e delle competenze digitali in azienda.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

L’iniziativa di Smart Working in Iren è stata sponsorizzata dall’Amministratore Delegato del Gruppo e dal Direttore Personale, Organizzazione e Sistemi Informativi, e ha atti­vamente coinvolto, fin dall’inizio dei lavori, tutti i Direttori della Capogruppo e gli Amministratori Delegati delle Busi­ness Unit. Il progetto si è sviluppato in tre fasi principali.  La fase di sperimentazione è iniziata a settembre 2018 con due mesi preparatori in cui si sono svolte le attività di coin­volgimento degli sponsor del progetto e identificate le unità organizzative che avrebbero preso parte all’iniziativa. Que­sta prima fase del progetto dava la possibilità alle 400 perso­ne coinvolte di fruire dello Smart Working per un giorno alla settimana, potendo lavorare da qualsiasi luogo esterno alle sedi aziendali che rispettasse i criteri di sicurezza personale e riservatezza delle informazioni e fosse dotato di connessio­ne WI-FI. L’azienda ha monitorato l’iniziativa, le sue criticità e i benefici, attraverso l’erogazione di 2 questionari (uno rivolto alle persone in Smart Working e uno ai loro responsa­bili) e predisponendo oltre 230 interviste individuali .  Visti gli ottimi risultati del progetto pilota, dal 1° maggio 2019 l’azienda ha deciso di proseguire con l’estensione del progetto di Smart Working ad altre Unità Organizzative, fino a raggiungere un target-obiettivo di circa 1200 persone (un terzo della popolazione potenzialmente idonea allo Smart Working per tipologia di attività svolta). Il regolamento prevedeva la possibilità di svolgere in Smart Working fino a 4 giornate al mese, abbandonando il vincolo precedentemente imposto che dava la possibilità alle persone di fare Smart Working al massimo per 1 giorno alla settimana. A questo si aggiungeva la possibilità di fruire dello Smart Working anche per mezze giornate e di richiedere un’estensione del nume­ro di giornate fruibili da remoto fino a 8 al mese in caso di comprovate necessità personali. Ulteriori interviste e survey hanno permesso di monitorare attentamente l’adozione di questa nuova modalità di lavoro, andando a intervenire pun­tualmente con azioni di formazione e/o supporto laddove si presentasse la necessità.  A febbraio 2020, con l’arrivo dell’emergenza sanitaria, è stato fortemente accelerato il processo di estensione dello Smart Working in Iren, prima focalizzandosi sui territori maggior­mente colpiti (ad esempio la provincia di Piacenza) e subito dopo su tutto il territorio nazionale. A marzo 2020, in sole 3 settimane, il numero di lavoratori abilitati a svolgere la propria attività in Smart Working è quasi triplicato anche grazie all’assegnazione a tutte le persone di un PC portatile e all’aumento del traffico dati previsto sullo smartphone aziendale. L’azienda ha svolto attività di formazione (sia per i responsabili sia per le persone in Smart Working) allo scopo di aggiornare le persone sulle nuove modalità di lavoro e sull’utilizzo degli strumenti digitali. Uno strumento che si è rivelato prezioso in questa fase e che ha favorito l’adatta­mento delle persone alla nuova modalità di lavoro è stata la community online accessibile dalla intranet aziendale, creata per tutti coloro che sono stati coinvolti nel proget­to, che da poche centinaia di follower è passata ad oltre un migliaio; la community online ha permesso ai partecipanti di postare domande, condividere feedback e trovare tutte le informazioni relative al progetto. L’iniziativa ha facilitato l’ascolto dei colleghi in difficoltà, consentendo così di risol­vere tempestivamente molte criticità, non solo tecniche ma anche di interpretazione e comportamento, permettendone un monitoraggio più attento.  Dall’inizio dell’emergenza sanitaria è possibile lavorare in Smart Working in maniera continuativa, senza limite di gior­nate al mese. Rimane comunque possibile, per chi ne abbia necessità, recarsi presso la propria sede aziendale. Sono attualmente coinvolte nel progetto di Smart Working circa 3200 persone, numero che include la quasi totalità dei profili amministrativi, che svolgono attività compatibili con que­sta modalità di lavoro (impiegati, quadri e dirigenti). Sono inclusi anche alcuni profili operativi (circa 100) che svolgono anche attività amministrative.  Dal punto di vista degli spazi, è stato completato un progetto pilota di revisione degli ambienti aziendali di un’area della sede di Torino, dove sono state sostituite le scrivanie asse­gnate con postazioni condivise. L’iniziativa ha permesso di risparmiare circa il 20% dello spazio e dato la possibilità di accedere agli uffici della sede anche ai colleghi in trasferta. Infine, è in corso il progetto di costruzione della nuova sede aziendale di Genova (che sarà completato nel primo trime­stre 2022) in cui saranno previste postazioni di lavoro condi­vise in open space e aree dedicate al lavoro collaborativo e in piccoli gruppi, nonché sale riservate alle conference call e al lavoro individuale.  In azienda si sta già lavorando a un nuovo regolamento (da attivare al termine dell’emergenza sanitaria) che aumenterà le possibili giornate di Smart Working settimanali (al mo­mento si ipotizza di portarle a due), concedendo maggiore flessibilità rispetto al primo regolamento aziendale e allo stesso tempo garantendo il mantenimento e la costruzione di relazioni personali con i colleghi. Si prevede che a seguito dell’emergenza sarà ampliata la lista delle attività gestibili in modalità smart, personalizzando il ricorso al lavoro da remoto sulla base delle esigenze dell’individuo, accelerando l’acquisizione da parte delle persone di un nuovo “mindset” e delle competenze digitali, passando da una fase di “adatta­mento” alla crisi ad una fase di piena efficienza lavorativa.  

I BENEFICI  

Nel primo trimestre del 2021 l’azienda ha erogato due diver­si questionari volti a valutare le iniziative che hanno mag­giormente contribuito al benessere dei dipendenti. La prima indagine, rivolta a tutta la popolazione aziendale, ha eviden­ziato come l’utilizzo dello Smart Working sia stata valutata dai partecipanti come la misura più efficace per la gestione del lavoro nel corso dell’emergenza sanitaria; inoltre il 71% dei rispondenti si è dichiarato soddisfatto dell’iniziativa. La seconda indagine, rivolta a tutti i responsabili del gruppo aventi collaboratori in Smart Working, ha rilevato un miglio­ramento del livello di fiducia tra il responsabile e i propri collaboratori nel 32% dei casi, mentre per la restante parte è rimasto inalterato. Inoltre, il livello generale di soddisfa­ zione, misurato su una scala da 1 a 5, si è attestato a 3,8. Tra i maggiori vantaggi legati all’utilizzo dello Smart Working sono stati evidenziati: una maggiore autonomia e migliore prestazione dei collaboratori e una riduzione dei costi rela­tivi a viaggi e trasferte. Infine, dalle rilevazioni è emerso che per il 30% dei responsabili le performance dei propri collabo­ratori in Smart Working sono migliorate, mentre per il 65% sono rimaste invariate.  La migliore flessibilità oraria e la maggiore produttività legate allo Smart Working hanno portato anche ad una forte riduzione del numero di ore di straordinario (oltre il 45% per le persone che hanno lavorato in Smart Working).  Non sono mancate alcune criticità. La principale ha riguar­dato la necessità di sostituzione, tempestiva e diffusa ad una parte consistente della popolazione aziendale, della dota­zione tecnologica, in particolare dei computer fissi con i PC portatili.