Smart Management: come gestire e monitorare lo Smart Working

Ricercatrice dell'Osservatorio Smart Working

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Lo Smart Management è un pilastro indispensabile per avviare (e mantenere nel tempo) un’iniziativa di Smart Working. “Lavoro Agile”non significa solo svolgere le proprie mansioni da casa o usare tecnologie di comunicazione e collaborazione. Significa dare alle persone autonomia e fiducia nello svolgimento delle loro attività a fronte di una maggiore responsabilizzazione su obiettivi e risultati: un’opportunità di miglioramento per le aziende e per le persone. Questo complesso scenario presenta non poche difficoltà organizzative.

Vediamo quali sono dunque i requisiti manageriali per una corretta gestione del Lavoro Agile in questo articolo, realizzato dall’Osservatorio Smart Working della POLIMI School of Management.

Cos’è lo Smart Management: una questione di leadership

Lo Smart Management rappresenta un modello di gestione dello Smart Working basato sulla fiducia e sulla responsabilizzazione dei lavoratori. In questo modo i dipendenti possono realizzare performance migliori, essere più motivati e integrare più efficacemente la vita professionale con quella privata.

Uno Smart Management efficace può fare la differenza per un’organizzazione che abbia introdotto o voglia introdurre lo Smart Working. Il responsabile, o Smart Manager, deve sapersi destreggiare tra esigenze di flessibilità delle persone, necessità di tenere alta la motivazione e l’assicurare i risultati aziendali. Il successo di un progetto di Smart Working, infatti, non è soltanto questione di tecnologie digitali e acquisizione di competenze. Lo Smart Working richiede un cambio radicale negli stili di leadership e nei processi interni, attraverso nuove competenze e sensibilità.

Caratteristiche dello Smart Management: i 4 principi manageriali

Per sostenere imanager nella gestione del Lavoro Agile nel proprio team di lavoro, è possibile prendere in considerazione i quattro principi di leadership su cui si fonda lo Smart Management. Questi si basano sul modello Smart Working Leadership Journey, nato sull’esperienza reale di manager che hanno affrontato in prima persona questo cambiamento:

Sense of Community: consiste nella capacità di favorire il senso di appartenenza, la fiducia e lo spirito collaborativo tra le persone;
Empowerment: è la capacità di spingere le persone verso il raggiungimento di obiettivi professionali;
Flexibility: rappresenta la capacità di promuovere lo svolgimento delle attività lavorative in modo flessibile a sostegno del worklife balance;
Virtuality: il quarto e ultimo pilastro consiste nella capacità di individuare i modi di interazione più efficaci in base alle attività e agli obiettivi, coniugando con equilibrio incontri in presenza e virtuali.

Applicare lo Smart Management implica pertanto assegnare obiettivi chiari, fornire feedback frequenti e costruttivi, favorire la crescita professionale, essere aperti e propositivi rispetto ai cambiamenti e saper trasmettere gli indirizzi strategici dell’organizzazione.

I vantaggi dello Smart Management

Attraverso lo Smart Management si possono ottenere benefici sostenibili nel tempo, soprattutto in termini di produttività e di soddisfazione dei lavoratori, ma non solo. Di seguito i principali vantaggi che questo paradigma comporta:

impatti positivi sulle persone: i lavoratori riportano un livello medio di engagement e benessere superiore rispetto a chi non ha un capo smart;
aumento delle performance: chi è soggetto allo Smart Management ha migliori prestazioni rispetto a chi non lo è;
flessibilità e adattabilità: i team si adattano più rapidamente cambiamenti, rendendo così più agile la propria organizzazione;
comunicazione trasparente ed efficace: si favorisce una comunicazione aperta che riduce i malintesi e migliora la collaborazione;
maggiore innovazione: nasce un ambiente in cui le persone possono proporre nuove idee, favorendo l’innovazione continua;
migliore gestione dei conflitti: si gestiscono i conflitti in modo costruttivo, mantenendo l’armonia nel team;
cultura aziendale positiva: lo Smart Management promuove una cultura inclusiva che aumenta la soddisfazione e riduce il turnover.

Smart Management e monitoraggio delle attività degli Smart Worker

Attraverso lo Smart Management diventa pertanto possibile gestire le risorse non più in base alla definizione e al controllo degli incarichi lavorativi, bensì secondo un approccio basato sui risultati (Result Management) mirato alla responsabilizzazione dei collaboratori e con obiettivi misurabili.

È chiaro che non esiste un modello univoco per quanto riguarda il monitoraggio delle performance. Ciò nonostante, in base alle caratteristiche delle attività lavorative è possibile creare un sistema di valutazione della produttività e individuare eventuali aree di miglioramento. Ecco di seguito le tre macro-categorie di indicatori che possono essere utilizzati per la valutazione delle attività svolte:

attività standardizzabili e prevedibili: si tratta di attività per le quali è possibile individuare un risultato in modo concreto e oggettivo, ad esempio il numero di documenti prodotti, il numero di richieste gestite e il tempo di realizzazione di report;
attività progettuali e discontinue: è il caso del rispetto di scadenze intermedie, della qualità complessiva del lavoro svolto, della puntualità nella consegna dei progetti, ecc.;
benefici e/o criticità sulle relazioni interne al team o con altre funzioni aziendali: con questi indicatori si fa riferimento ad esempio alla capacità di risposta a richieste non preventivate, alla capacità di gestione delle urgenze e all’efficacia nel coordinamento.

In base a questi indicatori gli Smart Manager possono ideare uno schema di valutazione specifico per le attività svolte dal proprio team, con il quale possono condividerlo in modo da coinvolgerli e responsabilizzarli rispetto ai risultati.

I principali ostacoli allo Smart Management

Nonostante i vantaggi, ci sono diversi fattori che ostacolano l’adozione e l’efficacia dello Smart Management, che possono variare a seconda dell’organizzazione. Generalmente, però, è possibile affermare che questi includono:

resistenza da parte dei manager: questi temono di perdere il proprio controllo sui collaboratori e di osservare un calo nella loro produttività;
cultura aziendale rigida: un ambiente di lavoro gerarchico e poco flessibile rende difficile l’introduzione di modelli di gestione smart;
mancanza di formazione: l’assenza di competenze adeguate in gestione agile e strumenti digitali può limitare il lavoro dei manager;
tecnologie inadeguate: la mancanza di strumenti tecnologici appropriati per la gestione dei team può rendere difficile implementare il paradigma;
scarso supporto dalla leadership: se i vertici aziendali non sostengono lo Smart Management, l’approccio non si diffonderà nell’organizzazione;
comunicazione inefficace: una scarsa comunicazione tra team e manager può ostacolare la collaborazione e il flusso di informazioni necessari per svolgere le attività lavorative;
mancanza di fiducia: la mancanza di fiducia tra manager e dipendenti impedisce l’autonomia necessaria per il successo dello Smart Management;
mancanza di misurazione e feedback: senza un sistema chiaro di misurazione e feedback, è difficile monitorare i progressi e migliorare continuamente.

Per far fronte a questi ostacoli, le Direzioni HR hanno il compito di affiancare i manager, e più in generale l’organizzazione, in un percorso mirato ad abbandonare gli approcci di leadership tradizionali e ad avvicinarsi allo Smart Management.

Un manager adeguatamente affiancato, infatti, non ricorre al controllo eccessivo dei lavoratori. Al contrario, stabilisce con loro un rapporto di fiducia.