L’ENTE

La Provincia di Pavia rappresenta un ente locale intermedio tra Comune e Regione, con il compito di curare gli interessi e promuovere lo sviluppo della comunità provinciale e del suo territorio. L’organizzazione conta in totale circa 250 dipendenti, con competenze specifiche per assistere più di 500.000 abitanti.

LE ESIGENZE

Il progetto di lavoro agile della Provincia di Pavia nasce con lo scoppio della pandemia, a fronte della chiusura degli uffici pubblici. La Direttiva n. 2/2020 della Presidenza del Consiglio dei Ministri ha di fatto reso obbligatoria la riduzione della presenza in sede dei dipendenti pubblici, senza pregiudicare lo svolgimento dell’attività amministrativa e senza ulteriori oneri per la finanza pubblica. La Direttiva successiva ha inteso rendere sistematiche le misure adottate nella fase emergenziale, con l’obiettivo di rendere l’amministrazione più efficiente ed efficace. La Provincia di Pavia ha quindi introdotto il lavoro agile come un obiettivo strategico nei piani di programmazione dell’ente.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto di lavoro agile della Provincia di Pavia è stato adottato l’8 marzo 2020, come conseguenza del lockdown imposto a livello nazionale. Successivamente, il progetto è proseguito grazie alla sponsorizzazione della Vicepresidenza e alla collaborazione della UO Innovazione tecnologica e digitale, che ha realizzato l’infrastruttura Desktop virtuale VDI, e della UO Gestione del Personale, che ha provveduto alla redazione di specifiche regole per lo svolgimento del lavoro da remoto, finalizzate alla sottoscrizione di contratti individuali di Smart Working di durata annuale e rinnovabili. L’iniziativa di lavoro agile oggi consente di lavorare da remoto alla quasi totalità dei profili che svolgono attività potenzialmente remotizzabili, per un totale di 105 dipendenti su circa 250 totali. Dalla lista sono esclusi i neoassunti, per favorire un affiancamento più completo, in un’ottica di training on the job. L’adesione al progetto di Smart Working è su base volontaria, siglando un accordo individuale che regola lo svolgimento delle attività. Non sono previsti limiti alla flessibilità di luogo: i dipendenti possono decidere da dove lavorare semplicemente informando il dirigente a cui fanno riferimento, purché siano scelti luoghi adattati alla tutela dei dati trattati e alla sicurezza del lavoratore stesso. Il lavoro da remoto è consentito per un minimo di 12 giornate lavorative fino ad un massimo di 100 giornate l’anno, fruibili anche per metà giornata, secondo un calendario da concordare preventivamente con l’ufficio di appartenenza o col proprio dirigente, il quale ha la possibilità modificare unilateralmente la date concordate per il lavoro agile in qualsiasi momento per sopravvenute esigenze di servizio. Per il personale con qualifica non dirigenziale, sono previste fasce di reperibilità (da definire tramite l’accordo individuale) in cui il lavoratore agile deve essere contattabile, per garantire un’efficace collaborazione con il proprio ufficio di appartenenza. Le quattro timbrature richieste quando si lavora in presenza non sono più richieste quando si lavora da remoto, in un’ottica di maggior flessibilità e orientamento ai risultati. In tema di diritto alla disconnessione, l’ente riconosce il diritto di non leggere e non rispondere a e- mail, telefonate o messaggi lavorativi dalle ore 20.00 alle 7.00 del mattino seguente durante i giorni feriali, oltre che durante i giorni festivi. Il passaggio allo Smart Working ha richiesto ingenti sforzi non solo a livello organizzativo, ma anche in campo tecnologico, al fine di digitalizzare i diversi processi e i modelli di lavoro. Nelle primissime fasi della pandemia si è consentito l’utilizzo di strumenti di proprietà del dipendente, con un adeguamento dei livelli di sicurezza e protezione della rete. Successivamente, la Provincia ha colto l’opportunità per potenziare la strumentazione informatica, che non sempre si era rivelata adeguata. In particolare, l’Amministrazione ha puntato sul passaggio al desktop virtuale, attraverso l’adozione di un’infrastruttura iperconvergente. Questo ha determinato diversi benefici, permettendo l’attività anche da dispositivi hardware non necessariamente recenti e garantendo maggiore sicurezza. È stata poi sviluppata un’infrastruttura VOIP, che ha permesso di cominciare a effettuare conversazioni telefoniche sfruttando la connessione internet e di accedere da remoto ad applicazioni, dati e informazioni necessari allo svolgimento della prestazione lavorativa. Contestualmente sono stati acquistati nuovi portatili e nuove licenze antivirus. Lo spazio di ogni singola casella è stato aumentato a 20GB a supporto dell’eventuale aumentata necessità di scambio di documenti ed è stata potenziata la connettività da casa attraverso la distribuzione di SIM, al fine di migliorare la velocità della connessione, spesso non facilitata dalle caratteristiche morfologiche della provincia. Il lavoro ibrido ha richiesto delle modifiche anche agli spazi dell’ente. Sono state quindi realizzate sale digitalizzate, sale riunioni e spazi condivisi per aumentare la produttività e la capacità di collaborazione tra dipendenti che prestano servizio in sede e dipendenti che prestano attività lavorativa in modalità agile, oltre che per favorire le videoconferenze con esterni e la formazione a distanza. Tutti questi cambiamenti hanno richiesto un investimento particolare nel potenziamento delle competenze digitali, nella motivazione dei dipendenti, nella programmazione delle attività e nel cambiamento organizzativo e manageriale delle risorse. Perciò la Provincia di Pavia ha puntato molto sulla formazione, sia attraverso training massivi in cui sono stati coinvolti tutti i dipendenti, sia attraverso un processo di formazione continuo, tenuto internamente spesso in modalità one-to-one nelle prime fasi del progetto. In futuro sono previsti ulteriori corsi sul tema della cyber-sicurezza, aspetto cruciale per le amministrazioni pubbliche. Inoltre, è stata realizzata una intranet con l’obiettivo di migliorare la comunicazione interna, predisponendo una bacheca virtuale sicura e condivisa per tutti i dipendenti, lavoratori agili o meno.

I BENEFICI

Il passaggio allo Smart Working ha consentito di ottenere diversi benefici. Da un lato, i cittadini della Provincia di Pavia hanno potuto continuare a usufruire dei servizi offerti anche all’inizio della pandemia (nelle sue fasi più difficili). Il progetto di lavoro agile ha quindi garantito la continuità delle attività, senza perdite di efficienza. D’altro canto, i dipendenti hanno goduto dei vantaggi derivanti dalla possibilità di non doversi spostare in sede quotidianamente: ciò ha permesso di ridurre le emissioni (con un beneficio anche ambientale) e i consumi, oltre che di risparmiare le ore in precedenza dedicate agli spostamenti casa-lavoro, resi complicati dalle caratteristiche morfologiche della Provincia.