L’iniziativa “Più Smart in Digital” della Presidenza del Consiglio dei Ministri

L’ENTE

La Presidenza del Consiglio dei ministri è la struttura di cui si avvale il Presidente del

Consiglio dei Ministri per l’esercizio delle autonome funzioni di impulso, indirizzo e coordinamento

attribuitegli dalla Costituzione e dalle leggi della Repubblica. L’ente conta più di

3.500 dipendenti e diverse sedi nella Capitale.

LE ESIGENZE

Il progetto di Smart Working, attivato nel 2017, è stato aggiornato nell’ultimo anno alla

luce dell’evoluzione delle aspettative dei lavoratori e delle indicazioni del Ministero per la

Pubblica Amministrazione. L’ente voleva ampliare la platea di lavoratori agili e la flessibilità

di luogo rispetto al periodo pre-pandemico, lavorando sulle condizioni abilitanti per lo

Smart Working. In particolare, per favorire questi interventi, si è intervenuti sulla semplificazione

e la digitalizzazione dell’intero processo di gestione del lavoro agile e l’introduzione

di strumenti per il monitoraggio delle attività svolte in modalità agile e per effettuare

reportistiche di sintesi periodiche sull’andamento dell’iniziativa.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

La Presidenza del Consiglio dei Ministri ha iniziato le prime sperimentazioni di modalità

di lavoro flessibile nel dicembre del 2017, raggiungendo a inizio 2020 una percentuale

di smart workers pari al 16%. La prospettiva adottata dall’organizzazione è stata quella

di dare la possibilità a tutti di partecipare al progetto. Infatti la policy adottata ha mirato

a non escludere a priori determinate categorie di personale ma ad analizzare le attività prestabilite da remoto e ad escludere solo quelle che, a seguito dell’analisi organizzativa,

non potevano essere svolte nemmeno in minima parte da remoto. L’utilizzo di questo elenco

è stato sospeso temporaneamente durante la pandemia, per poi essere reintrodotto e

periodicamente rivisto.

L’evoluzione del progetto è “Più Smart in Digital” che ha avuto avvio nel marzo del 2021,

ed è stata promossa dal Dipartimento per il personale e dal Dipartimento per i servizi

strumentali (Responsabile della transizione al digitale – RTD). L’obiettivo del progetto è

quello di semplificare il processo di adesione al lavoro agile da parte delle persone e dei

loro responsabili e di facilitare il monitoraggio delle attività svolte in Smart Working e

dell’avanzamento dell’iniziativa. Per farlo si è lavorato sulla digitalizzazione del processo e

sulla condivisione delle buone pratiche che si è rivelata particolarmente utile per facilitare

l’accesso del personale all’istituto e la definizione degli accordi di Smart Working. Le best

practice sono contenute in un catalogo che riporta i migliori modelli standard di accordi

individuali di lavoro agile e sono state elaborate a partire dall’analisi degli oltre 500 progetti

approvati durante le ultime fasi di sperimentazione pre-pandemica.

L’Ente ha sviluppato un applicativo per la gestione degli accordi di lavoro agile: questo

consente di definire, modificare, recedere, valutare e rinnovare gli accordi in maniera digitale.

In aggiunta l’app permette di creare dei file massivi per le comunicazioni obbligatorie

al Ministero del Lavoro e di disporre di un database degli accordi con possibilità di effettuare

statistiche e reportistiche. L’ente ha inoltre introdotto un nuovo modulo applicativo

per la rendicontazione settimanale delle attività erogate in Smart Working. Questo nuovo

modulo è completamente interoperabile con la banca dati del personale, l’applicativo del

lavoro agile e il sistema automatico di rilevazione delle presenze.

La Presidenza ha inoltre lavorato sulla leva tecnologica investendo in infrastrutture

hardware e software come pc portatili, dock station, soluzioni VPN, scrivanie virtuali e

spazi cloud, al fine accelerare il processo di transizione al digitale e supportare il lavoro

svolto in modalità agile. Questo ha permesso di digitalizzare in modo completo il 33% dei

servizi e il 31% dei processi. Per permettere ai lavoratori di lavorare anche utilizzando i

propri dispostivi, l’Ente ha inoltre investito per accrescere la protezione dell’infrastruttura

di rete e la sicurezza dei dati.

Per una gestione più integrata del lavoro agile nei processi aziendali, è stato di recente

adottato anche un sistema di ticketing per le richieste di supporto degli smart worker,

sia di tipo tecnologico che organizzativo, attraverso un portale di customer care con una

sezione dedicata al lavoro agile.

Le policy organizzative sono state oggetto di rivisitazione per effetto delle diverse misure

di volta in volta introdotte per superare le modalità emergenziali contingenti. Nella nuova

policy adottata a inizio 2022 è stata prevista l’eliminazione del contingente massimo di

potenziali lavoratori agili e l’aumento fino a due giornate di lavoro agile a settimana. Inoltre

– per far fronte al peggioramento dell’emergenza sanitaria di inizio 2022 – la Presidenza

ha consentito che la condizionalità della prevalenza dell’esecuzione della prestazione lavorativa

in presenza, prevista dal Ministero per la Pubblica Amministrazione, potesse essere

soddisfatta dagli smart worker su base semestrale, con la possibilità di prescindere dal

limite tre giorni di lavoro in presenza settimanale.

Attualmente (dati di aprile 2022) l’ente registra 2.393 lavoratori agili, pari al 66% del personale

in servizio.

Per quanto riguarda gli ambienti fisici, malgrado il basso livello di flessibilità degli edifici

storici in cui si trovano le sedi, la Presidenza sta facendo delle sperimentazioni di spazi

open su alcune sedi. Il team che si occupa di digitale, ad esempio, è stato trasferito in una

sede esterna che presenta caratteristiche di flessibilità nell’organizzazione dello spazio.

Per le sedi più storiche è stato avviato un progetto di riprogettazione delle sedi che ha

l’obiettivo di ottimizzare e ridurre gli spazi occupati per far fronte anche alla crescita del

personale prevista nei prossimi anni. Il piano prevede una revisione della configurazione

degli spazi, delle relative regole di utilizzo e di assegnazione delle postazioni di lavoro al

fine di creare ambienti più adatti alle attività svolte dai lavoratori agili, con open space,

soluzioni di coworking, postazioni prenotabili secondo modalità e frequenza determinate

dal tipo di attività svolta e dal livello di attuazione del lavoro agile. A questi principi si rifà

il progetto pilota che riguarderà la sede di via della Mercede 96.

Il passaggio al lavoro agile ha spinto inoltre l’organizzazione ad attuare nell’ultimo biennio

diverse attività di change management anche attraverso la formazione. Inizialmente sono

state create comunità di referenti in ogni struttura, composte da persone formate in modo

più specifico, col ruolo di interfaccia diretta con i dipendenti e la segreteria tecnica per il

lavoro agile. In seguito, l’Ente ha elaborato diversi percorsi formativi per il rafforzamento

delle condizioni abilitanti il lavoro agile, agganciandoli, ad obiettivi strategici per la classe

dirigenziale. Nel 2021 è stato quindi definito come obiettivo strategico il miglioramento

delle competenze organizzative, manageriali e digitali funzionali al lavoro agile e sono

stati attivati laboratori formativi per la diffusione delle migliori pratiche di Smart Working.

Nel 2022, con l’adesione all’iniziativa “Syllabus” promossa dal Dipartimento della funzione pubblica, la Presidenza si è concentrata in particolare sul potenziamento delle competenze

digitali ed ha iscritto il personale a percorsi formativi ad hoc in base al livello di conoscenza

di partenza.

Tutte queste iniziative sono state inserite nel Piano Organizzativo per il Lavoro Agile

(POLA), nel PIAO e tra gli obiettivi strategici annuali della direzione del personale a testimonianza

della rilevanza del progetto per l’Ente.

I BENEFICI

Il progetto presenta un’attuale tasso di adesione pari all’83% tra gli effettivi potenziali

smart worker. I dati raccolti fino alla fine del 2021 evidenziano chiari benefici per l’organizzazione:

la percentuale di giornate di lavoro agile rispetto a quelle lavorate si attesta

attorno al 45%, mentre si osserva un netto calo nella variazione percentuale delle assenze

rispetto al 2019 (pre-pandemia), ridotta del 14%.

Anche le persone riportano effetti positivi derivanti dall’esperienza di lavoro agile: oltre

l’80% dei lavoratori segnala percezioni di netto miglioramento relative al work/life balance

e alla qualità della vita. Si osservano buoni risultati anche in termini di engagement e di

legame con l’organizzazione, visto che il 17% dei lavoratori della Presidenza risulta pienamente

coinvolto superando la media italiana che è del 7%, mentre il legame con l’Amministrazione

è forte per quasi il 60% di essi. Lo Smart Working non sembra aver avuto un

impatto particolare sui livelli di iperconnessione e di tecnostress (rispettivamente pari al

13% e al 25%), perfettamente in linea con la media italiana.

Basandosi sui dati relativi al commuting dei dipendenti, l’ente ha stimato benefici dal pubblica, la Presidenza si è concentrata in particolare sul potenziamento delle competenze

digitali ed ha iscritto il personale a percorsi formativi ad hoc in base al livello di conoscenza

di partenza.

Tutte queste iniziative sono state inserite nel Piano Organizzativo per il Lavoro Agile

(POLA), nel PIAO e tra gli obiettivi strategici annuali della direzione del personale a testimonianza

della rilevanza del progetto per l’Ente.