L’ORGANIZZAZIONE

EasyPay è una società di servizi che si occupa di amministrazione e gestione del personale per medie e grandi imprese. L’azienda presenta due linee di business: una legata al welfare aziendale, l’altra ai servizi fiscali. L’organizzazione si basa su una struttura fissa di 30 persone e una variabile da 50 persone, per un totale annuale che varia tra i 30 e gli 80 collaboratori.

LE ESIGENZE

L’iniziativa di Smart Working è stata adottata per conseguire diverse finalità. A livello organizzativo, gli obiettivi erano quelli di rendere la struttura più dinamica e di creare team di lavoro assimilabili a piccole community. Inoltre, si voleva introdurre una nuova modalità di lavoro che permettesse il monitoraggio di tutti i processi aziendali e la definizione di nuove strategie di marketing conseguenti la nuova operatività. Per quanto riguarda gli spazi, EasyPay ha voluto eliminare la sede fisica, decentralizzando le aree di lavoro. Oltremodo migliorare e rendere più efficiente il canale comunicativo tra le strutture del cliente e EasyPay stessa.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto è stato avviato nell’ottobre del 2018, con l’introduzione delle primissime iniziative di flessibilità: l’organizzazione aveva ancora una sede principale, ma era comunque già molto orientata alla mobilità e i dipendenti potevano lavorare presso le sedi dei clienti. Lo step successivo ha previsto l’effettiva adozione dello Smart Working in azienda, sponsorizzato in particolare dalla Direzione Generale e dalla Direzione Commerciale. Il piano iniziale prevedeva l’inizio della fase sperimentale del progetto a luglio 2019, con progetto pilota della durata di 3 mesi. L’obiettivo era quello di arrivare alla completa attivazione del progetto nel giugno del 2020, introducendo una logica di full remote working ma consentendo ai dipendenti di lavorare dalla sede in caso di esigenze particolari. La pandemia ha costretto l’organizzazione a rivedere i propri piani, accelerando e anticipando il passaggio al lavoro full remote. Tuttavia, le azioni già messe in campo nei mesi precedenti sono state fondamentali per far fronte alle restrizioni imposte dal periodo pandemico. Avendo avviato l’iniziativa qualche mese prima della pandemia, l’azienda aveva già predisposto gli strumenti necessari per lavorare in modo smart, il che ha permesso di non soffrire particolarmente il cambiamento imposto dalla crisi sanitaria. Ad oggi, tutta la popolazione aziendale aderisce allo Smart Working e lavora da remoto. Questo ha consentito all’azienda di dismettere le varie sedi fisiche, ad eccezione della sede legale, utilizzata solo in piccola parte per alcune attività particolari. Dalla fine della fase emergenziale, ai collaboratori viene proposto un contratto che prevede di lavorare da remoto tutti i giorni della settimana. La flessibilità in termini di orario e di luogo è totale, consentendo di lavorare quando si preferisce da dove si vuole. L’azienda non richiede di timbrare in entrata o in uscita e non prevede buoni pasto. L’unico vincolo è rappresentato dall’obbligo di smaltire tre giorni di ferie ogni due mesi di lavoro, vista la tendenza degli smart worker a usufruire di meno di ferie e permessi. Per agevolare il passaggio al lavoro agile, EasyPay ha investito molto sulla strumentazione tecnologica messa a disposizione dei propri dipendenti, offrendo pc portatili, smartphone, tastiera e monitor esterni per il remoto a distanza. In ottica di ottimizzazione dei proces si, ulteriori investimenti hanno riguardato l’infrastruttura informatica, con l’introduzione di tecnologia basata sul cloud per l’archiviazione dei documenti e una soluzione Digital Workplace, adottata anche attraverso la consulenza esterna di New Tech Consulting. Parte delle innovazioni tecnologiche hanno riguardato il processo comunicativo: per renderlo più rapido sono stati adottati strumenti di collaboration ed engagement, integrati nella soluzione Digital Workplace, tali da assimilare la comunicazione aziendale a quella di un social network aziendale. L’azienda sta continuando a lavorare sotto questo punto di vista, investendo su una tecnologia basata sull’intelligenza artificiale che consenta in primo luogo di individuare le soluzioni più adatte ai clienti sulla base dei dati raccolti, per poi successivamente offrirle tramite le applicazioni di messaggistica più veloci, con benefici sia in termini di business che di consolidamento della community. Il passaggio al lavoro agile ha permesso all’azienda di dismettere gli uffici, mantenendo solo la sede legale di Novate Milanese per alcune attività particolari, tra cui quelle di sportello per i clienti più restii al passaggio al digitale. In rari casi di necessità, sono state attivate convenzioni con spazi di coworking per i collaboratori che avevano difficoltà a lavorare da casa. I risultati positivi ottenuti dopo l’implementazione del progetto di lavoro agile lasciano intendere che difficilmente l’organizzazione tornerà a cercare nuovi uffici per il ritorno in presenza. Per accompagnare i dipendenti nella fase di adozione del nuovo modello organizzativo anche dal punto di vista culturale, EasyPay ha attuato diverse attività per migliorare il processo formativo e comunicativo. L’azienda ha supportato i dipendenti organizzando con un percorso di formazione continuativo, attraverso incontri per spiegare i principi e gli obiettivi alla base del progetto di Smart Working. Sono stati sviluppati degli strumenti per insegnare ai collaboratori come essere più autonomi ed indipendenti nell’organizzazione delle attività. La velocizzazione delle comunicazioni ha permesso di creare una community formata da clienti, lavoratori e partner, rendendo costante l’interazione e – di conseguenza – attenuando i possibili problemi dovuti alla mancanza di contatto diretto o di socializzazione con i colleghi (criticità avvertita in modo particolare dalle risorse più giovani).

I BENEFICI

I benefici dovuti all’adozione dello Smart Working in EasyPay sono evidenti, soprattutto in termini di efficienza e produttività: i clienti sono più soddisfatti e presentano molte meno segnalazioni di anomalie. Il passaggio al modello di lavoro full remote ha portato ad una velocizzazione del processo comunicativo aziendale, che ha reso il servizio più rapido e ha permesso di migliorare l’interazione con clienti, partner e tra i dipendenti stessi. Inoltre, questo ha permesso una maggiore condivisione delle problematiche connesse alla gestione del cliente. Elevata soddisfazione è stata registrata anche da parte dei dipendenti. Il lavoro agile è apprezzatissimo e con esso è migliorata la capacità organizzativa, l’autonomia e la responsabilità delle persone. Molti collaboratori hanno sperimentato un miglioramento della qualità della vita e del work-life balance, anche grazie alla possibilità di lavorare da regioni diverse da quella della sede legale. L’organizzazione ha osservato benefici anche dal punto di vista dell’attrazione del personale: l’eliminazione delle sedi ha permesso di assumere persone provenienti da tutta Italia, consentendo all’azienda di concentrarsi esclusivamente sul profilo e le competenze dei candidati. La dismissione degli uffici ha generato poi un risparmio considerevole, oltre che effetti positivi dal punto di vista ambientale, dovuti all’azzeramento delle emissioni per gli spostamenti quotidiani casa-ufficio.