Il DPO (Data Protection Officer) rappresenta una delle figure più strategiche introdotte dal GDPR (General Data Protection Regulation) per garantire la protezione dei dati personali nelle organizzazioni. In Italia, questa figura professionale sta vivendo una crescita significativa, diventando sempre più centrale nelle strategie aziendali di compliance e sicurezza informatica. La nomina del DPO, in diversi casi, è obbligatoria per legge, contribuendo alla sua rapida diffusione nel tessuto imprenditoriale italiano.
In questo approfondimento completo, esploreremo tutti gli aspetti del Data Protection Officer: dalle competenze richieste ai compiti operativi, dalla designazione obbligatoria alle prospettive di carriera. Un’analisi supportata dai dati e dalle ricerche dell’Osservatorio Cybersecurity & Data Protection della POLIMI School of Management.
Il DPO, o Data Protection Officer, svolge un ruolo fondamentale all’interno del nuovo sistema di governance dei dati. Questa figura professionale è stata introdotta dal Regolamento Europeo GDPR (Regolamento UE 2016/679) come elemento chiave per assicurare il rispetto dei requisiti previsti dal Regolamento GDPR (Regolamento (UE) 2016/679).
Il Data Protection Officer non è solo di una figura di controllo, ma di un consulente strategico che opera sia all’interno dell’organizzazione del Titolare del trattamento che in collaborazione con enti esterni.
Il Data Protection Officer svolge funzioni diverse che si possono raggruppare in quattro macro-aree:
Competenze e requisiti per un Data Protection Officer
Dopo aver visto cos’è un DPO e quali sono i suoi principali compiti all’interno di un’azienda, un’altra domanda sorge spontanea: cosa serve per diventare Data Protection Officer? Questa figura è molto più di un responsabile privacy. Grazie alle sue attività, infatti, manager e dipendenti coinvolti nel trattamento dati in azienda possono avere un’interpretazione applicativa omogenea della normativa. Ciò richiede un grande sforzo da parte del Data Protection Officer, che deve possedere competenze multidisciplinari nelle seguenti aree:
Va detto che non esiste una formazione o specifiche attestazioni formali per diventare DPO, né è possibile l’iscrizione in appositi albi. Più nel concreto, il Data Protection Officer deve essere dotato di un livello di esperienza commisurato alla sensibilità, complessità e quantità dei dati. Deve anche conoscere in maniera dettagliata la normativa e la prassi in materia di protezione dei dati personali. Inoltre, deve avere una buona conoscenza della struttura organizzativa dell’azienda in cui opera, nonché dei sistemi informativi e delle esigenze di sicurezza e protezione dei dati indicate dall’azienda.
I requisiti soggettivi e oggettivi di un Data Protecion Officer sono stati specificati, in particolare, nelle Linee Guida sul DPO adottate dal WP29 (Article 29 Data Protection Working Party), il 5 aprile 2017. Al suo interno vengono specificate le competenze professionali (conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati) e le garanzie di indipendenza e inamovibilità di cui il Data Protection Officer deve godere nello svolgimento delle proprie attività di indirizzo e controllo all’interno dell’organizzazione del Titolare.
Il WP29 specifica, inoltre, che il DPO non è personalmente responsabile in caso di mancato rispetto del GDPR. Infatti, sono il Titolare e il Responsabile ad essere tenuti a garantire (e dimostrare) che il trattamento venga effettuato in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Il Data Protection Officer non sarebbe, dunque, responsabile in prima persona dell’implementazione della privacy in azienda, ma una figura di controllo priva di responsabilità esecutive.
Il DPO può operare sia all’interno di un organigramma aziendale che al di fuori di esso. Può dunque svolgere il suo compito di responsabile della protezione dei dati in modo indipendente. L’importante, però, è che questa figura si relazioni e dialoghi con la struttura organizzativa dell’azienda in cui opera, ma non solo. È necessario, anche, che abbia conoscenze di sistemi informativi e delle esigenze di Cybersecurity e data Protection dell’azienda.
Esistono due modalità principali per la nomina di un DPO, ossia interno ed esterno. Vediamoli di seguito più nel dettaglio.
Un DPO interno è un dipendente già parte dell’organizzazione. Questa opzione presenta diversi vantaggi:
Tuttavia, è cruciale che il DPO interno riesca a evitare conflitti di interesse con altri ruoli operativi che potrebbe ricoprire all’interno dell’organizzazione, garantendo così la sua imparzialità.
Un DPO esterno è un consulente specializzato che opera in modo indipendente per conto dell’azienda. I suoi punti di forza includono:
Indipendentemente dalla modalità di nomina, la scelta del DPO deve essere guidata dalla necessità di garantire una gestione efficace e conforme alla normativa in materia di protezione dei dati personali.
Il Data Protection Officer può essere individuato tra i soggetti già presenti in azienda oppure selezionato dall’esterno, soprattutto al fine di assicurare il principio di imparzialità ed evitare possibili conflitti di interessi. Sono esclusi quindi:
Vista la natura delle sue competenze e responsabilità, nel caso del responsabile della protezione dei dati interno si sceglie un soggetto tra i vertici dell’organizzazione o anche tra figure intermedie, purché abbiano una conoscenza approfondita in materia di privacy e protezione dei dati. Ad ogni modo, il soggetto nominato Data Protection Officer non deve ricoprire, all’interno dell’azienda, un ruolo che gli consenta di determinare finalità e modalità del trattamento, (ad esempio: amministratore delegato, direttore generale, direttore finanziario, direttore sanitario, direttore marketing, risorse umane e IT).
Se invece si ricorre a un DPO esterno, occorre stipulare un contratto che delinei i termini e la tipologia di servizio. Ovviamente questo ultimo punto vale anche per i Data Protection Officer interni, che devono avere ben chiare le indicazioni sul loro ruolo.
La nomina del Data Protection Officer è obbligatoria in tre situazioni specifiche:
In seguito alla sua introduzione, occorre rispettare le indicazioni del GDPR per consentire al responsabile della protezione dei dati di operare in maniera autonoma all’interno dell’organizzazione. Infatti, per svolgere adeguatamente la sua funzione, il responsabile della protezione dei dati deve essere tempestivamente coinvolto in tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati e sostenuto nell’esecuzione dei suoi compiti.
Quando non viene nominato il responsabile della protezione dei dati o la figura non adempie al suo ruolo, a quel punto si incorre in sanzioni da parte del Garante Privacy. È ciò che è accaduto a Glovo (sanzionata ad aprile 2020 per 25.000 € dal Garante spagnolo) e al MISE (sanzionato a febbraio 2021 per 75.000 € dal Garante italiano) a seguito della mancata nomina del responsabile della protezione dei dati.
Anche al di fuori dei casi in cui la nomina del DPO è strettamente obbligatoria per legge, è fortemente consigliato designare un Data Protection Officer. Questa figura, infatti, rappresenta un punto di riferimento cruciale per l’azienda in materia di protezione dei dati. Un DPO può aiutare a prevenire violazioni, garantire la conformità alle normative vigenti (come il GDPR), gestire le richieste degli interessati e promuovere una cultura della privacy all’interno dell’organizzazione. Inoltre, la sua presenza può dimostrare un impegno proattivo verso la protezione dei dati, il che può migliorare la reputazione aziendale e costruire fiducia con clienti e partner.
In un panorama normativo in continua evoluzione e con crescenti preoccupazioni sulla privacy, un DPO può trasformarsi dunque da semplice obbligo a un vero e proprio vantaggio competitivo.
Il Data Protection Officer (DPO) è ormai una figura chiave, non solo per la conformità normativa, ma anche come vero e proprio asset strategico per ogni organizzazione che gestisce dati personali. La sua importanza è destinata a crescere esponenzialmente, di pari passo con l’evoluzione del quadro legislativo e la sempre maggiore digitalizzazione dei processi aziendali.
Investire in un DPO qualificato, sia esso interno o esterno, significa andare oltre il semplice adempimento di un obbligo. Come abbiamo visto, anche quando la sua nomina non è strettamente imposta per legge, un DPO offre un vantaggio competitivo tangibile, basato sulla fiducia e sulla trasparenza nella gestione dei dati. Questa figura contribuisce a prevenire rischi, ottimizzare i processi interni e, in definitiva, a costruire una reputazione solida e affidabile sul mercato.
La scelta tra un DPO interno o esterno dipenderà dalle esigenze specifiche di ogni realtà, ma ciò che conta è assicurare che questa figura abbia le competenze necessarie, l’indipendenza e le risorse adeguate per svolgere il suo ruolo cruciale con la massima efficacia. In un mondo dove i dati sono la nuova valuta, avere un DPO significa proteggere il tuo capitale più prezioso.
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