L’ORGANIZZAZIONE

L’Istituto Nazionale della Previdenza Sociale (INPS) è uno dei più importanti enti previdenziali nel panorama internazionale gestendo la quasi totalità della previdenza italiana e delle prestazioni di natura assistenziale. Progressivamente negli anni ha acquisito sempre più compiti, come di recente l’accertamento della disabilità e il reintegro della vigilanza ispettiva. INPS opera capillarmente su tutto il territorio nazionale con oltre 25.000 risorse. La Direzione generale detta le linee di indirizzo e coordina le attività per assicurare uniformità e coerenza nei servizi erogati.

LE ESIGENZE

L’introduzione del lavoro agile in INPS nasce dalla necessità di adattarsi ai cambiamenti del mondo del lavoro, quale strumento di conciliazione tra vita privata e vita lavorativa delle persone, atto al contempo a migliorare l’efficienza operativa dell’Ente. L’esperienza di lavoro a distanza su larga scala, sperimentato con successo durante la pandemia, è stata inoltre messa a frutto con l’obiettivo di superare i limiti del tradizionale telelavoro, introdotto nel 2015, promuovendo maggiore autonomia e flessibilità.

IL PROGETTO

Dal 2019 l’INPS ha progressivamente sviluppato e affinato l’utilizzo del lavoro agile. Si è inizialmente partiti con una sperimentazione, che ha interessato una percentuale pari al 10% del totale dei dipendenti, con una selezione dei destinatari in base a criteri prefissati, e per progetti e attività da svolgere specifiche, individuate dalle strutture aderenti. L’Istituto ha investito sulla diffusione della cultura del lavoro agile, attraverso attività di formazione rivolta ai responsabili delle risorse e, allo stesso tempo, implementando progressivamente i dispositivi tecnologi a presidio dello Smart Working e migliorandone gli aspetti organizzativi.

La fase di lavoro agile “forzato” dalla pandemia ha accelerato la definitiva implementazione dello lavoro agile con un impianto di gestione strutturato, attraverso l’adozione di indicazioni operative sfociate nel 2022 in Linee guida, innovate in ultimo nel corso del 2024, nel rispetto della normativa contrattuale di riferimento.

Oggi gli accordi per il lavoro a distanza, sia di lavoro agile che di lavoro da remoto, vengono siglati solo in modalità digitale, attraverso una procedura a cui ogni dipendente accede per inviare l’istanza.

Il dipendente può scegliere se pianificare il lavoro agile su base mensile o settimanale, e deve specificare le proprie fasce di contattabilità, di reperibilità e di inoperabilità, quest’ ultima di almeno 11 ore comprendendo obbligatoriamente la fascia oraria 22:00-06:00. Inoltre, propone per quanti e quali giorni è interessato a svolgere l’attività lavorativa in modalità agile, con facoltà di chiedere giorni aggiuntivi in caso di necessità. La proposta viene automaticamente e digitalmente trasmessa al responsabile di riferimento che può accettarla, inserendo nell’accordo output, obiettivi e modalità e tempi di rendicontazione, ovvero modificarla o rifiutarla, fornendo indicazioni operative. Il Responsabile può avvalersi altresì della facoltà di richiedere la presenza dell’interessato in determinati giorni utili all’organizzazione del lavoro. L’accordo è siglato definitivamente dal Direttore di livello generale, dopo che il responsabile diretto ha fornito indicazioni operative ed espresso parere favorevole all’istanza presentata dal dipendente. Ad oggi, sono stati siglati 22.843 accordi di lavoro agile.

Dopo una fase di sperimentazione, l’Ente, con le recenti Linee guida, ha aperto la possibilità di sottoscrivere, congiuntamente o alternativamente all’accordo di lavoro agile, anche accordi di lavoro da remoto, modalità quest’ultima di svolgimento dell’attività lavorativa che comporta vincoli sia di tempo che di luogo; tale modalità ha nel contempo il vantaggio per chi ne usufruisce di accedere a tutti gli istituti contrattuali previsti per il lavoro svolto in presenza (p.e.: buono pasto e lavoro straordinario).

L’adozione massiccia del lavoro agile ha spinto l’INPS a modernizzare ancora di più le proprie tecnologie e gli strumenti digitali per favorire una collaborazione efficace e sicura tra i dipendenti, anche a distanza. Durante la pandemia, l’Istituto ha infatti fornito dispositivi informatici a tutti i dipendenti, garantendo la continuità operativa anche da remoto. L’Ente ha quindi puntato sull’estensione e sull’ampliamento dell’utilizzo di piattaforme per le riunioni online, degli strumenti di collaborazione, di condivisione e archiviazione di documenti, che prima per motivi di sicurezza erano accessibili solo a una parte limitata del personale.

Per supportare le persone nel cambiamento delle modalità lavorative e nell’uso degli strumenti digitali, INPS ha organizzato corsi di formazione e implementato un ampio programma di change management con l’obiettivo di sensibilizzare le persone rispetto alla corretta gestione del work-life balance e di dotarle delle competenze digitali necessarie. L’Ente ha poi promosso corsi per migliorare la cultura organizzativa e lo stile di leadership, in collaborazione con alcune istituzioni accademiche.

Parallelamente, è stata sviluppata una piattaforma di e-learning per la formazione continua sull’uso dei sistemi tecnologici ed è stata creata una piattaforma di Knowledge Management, con lo scopo di collegare le fonti informative dell’Istituto e rendere più rapido ed efficace l’accesso alle informazioni utili a definire le prestazioni da erogare all’utenza. Attualmente, l’INPS sta sperimentando anche alcune soluzioni di Intelligenza Artificiale, inclusa l’introduzione di chatbot per rispondere alle richieste e alle domande dei dipendenti riguardo alle soluzioni di welfare messe a disposizione dall’organizzazione. 

In merito all’aspetto della gestione degli spazi, nella maggior parte delle sedi i dipendenti INPS dispongono di una postazione assegnata. Grazie al lavoro agile e alla digitalizzazione di molti processi sono stati avviati dei progetti di revisione degli spazi fisici, con diverse finalità a seconda delle esigenze delle varie sedi. Per esempio, alcuni uffici della sede di Torino sono stati uniti in un’unica sede complessivamente più piccola che accoglie in un unico luogo tutti i dipendenti precedentemente dislocati su più plessi, ma con alternanza in presenza per consentire l’utilizzo dei ridotti spazi a disposizione. La sede di Roma Flaminio è stata riprogettata includendo spazi di coworking e open space, mentre altre sedi prevedono spazi diversificati che rispondono alle esigenze lavorative dei dipendenti (activity based working), o arredi flessibili e riconfigurabili. Nelle sale riunioni di alcune sedi sono state integrati strumenti di videoconferenza per facilitare riunioni ibride e permettere la partecipazione sia in presenza che a distanza, mentre in altre sono presenti sistemi di building automation per la regolazione automatica dei parametri ambientali. L’organizzazione prevede l’introduzione di ulteriori progetti per la gestione efficiente degli spazi nel prossimo futuro.

Per favorire e uniformare l’accoglienza e l’orientamento dei nuovi 4.790 colleghi Funzionari, immessi in ruolo a seguito di recente concorso, INPS ha progettato un applicativo informatico di accoglienza e orientamento, all’interno del quale sono immediatamente consultabili le informazioni di base necessarie in fase di onboarding dei neo-assunti nella nuova realtà lavorativa. L’applicativo, accessibile dalla intranet dell’Istituto, si compone di una sezione con informazioni di carattere generale sull’organizzazione dell’Ente. Le altre sezioni sono dedicate al neoassunto (il mentee), al mentor e al rapporto di interazione che si crea tra queste due figure.  Il mentor segue e promuove la carriera e lo sviluppo professionale del mentee, con la possibilità di fornire dei feedback, instaurando una relazione cordiale di reciproca fiducia e sostegno.

I BENEFICI

L’iniziativa di lavoro agile ha registrato un elevato tasso di adesione (l’86% delle persone ha infatti siglato un accordo) e ha avuto un impatto positivo su diversi fronti. INPS ha riscontrato un aumento della produttività, oltre a un miglioramento del work-life balance e dell’engagement delle persone. Inoltre, la possibilità di lavorare da remoto ha consentito un significativo risparmio energetico e grandi benefici in termini di attraction e retention, dal momento che molti candidati e neoassunti, soprattutto tra i più giovani, la considerano un fattore determinante nella scelta del loro impiego. Inoltre, il fatto di poter lavorare a distanza per periodi continuativi facilita enormemente i lavoratori che risiedono in province o regioni diverse rispetto a quella della sede di assegnazione, riducendo le difficoltà in termini di spostamenti e di ricerca di abitazioni in affitto.