L’ORGANIZZAZIONE

YAM112003 è un’agenzia creativa e casa di produzione italiana specializzata nell’ideazione,

realizzazione e gestione di progetti editoriali e di comunicazione integrata. Grazie

all’esperienza ventennale nel settore e un team composto da oltre 100 professionisti,

YAM112003 realizza progetti di comunicazione integrata su tutti i canali, dalla strategia

alla creatività, dalla produzione alla distribuzione, offrendo i propri servizi ad una rete di

50 aziende partner.

LE ESIGENZE

L’introduzione dello Smart Working in YAM112003 nasce dalla volontà dell’azienda di

intraprendere un percorso di innovazione e di evoluzione organizzativa coerente con

i valori aziendali: ispirazione, determinazione, affidabilità. Quella che durante il periodo

pandemico era stata una modalità di lavoro imposta dalle circostanze è maturata in una

scelta consapevole di organizzazione del lavoro e di gestione delle attività che meglio si

presta ad incontrare le esigenze delle persone e che vuole essere più attrattiva per i talenti

nel mercato del lavoro.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

L’introduzione del modello di Smart Working è avvenuta in maniera graduale e partecipata,

a partire dall’esperienza di lavoro emergenziale svolta durante il periodo pandemico

e coinvolgendo nella definizione del modello i rappresentanti di tutte le fasce della

popolazione aziendale. Tra maggio e giugno 2020, l’azienda ha somministrato alle proprie

persone una survey per raccogliere feedback, impressioni, benefici e criticità delle modalità

di lavoro adottate, cosa che ha permesso di capire come le persone stessero vivendo

l’esperienza e di progettarne l’evoluzione. Il kick-off del progetto “Let’s make it smarter” e

la predisposizione del piano delle attività sono avvenuti nell’autunno del 2021. Ne hanno

fatto seguito una serie di incontri e workshop a cui hanno partecipato circa 30 persone,

fra manager, collaboratori e collaboratrici, di tutta l’organizzazione, durante i quali si sono

discusse le caratteristiche del modello di organizzazione del lavoro e si sono valutate le

istanze della popolazione aziendale in ottica di progettazione partecipata del modello di

Smart Working e di definizione della policy aziendale. Si è giunti dunque, nell’aprile 2022,

all’avvio di un pilota di sei mesi, rinnovato nell’ottobre dello stesso anno per effetto dei

risultati positivi raccolti dal progetto.

Attualmente tutte le persone di YAM112003, circa 120 dipendenti, possono lavorare da

remoto per il 60% del loro tempo lavorativo, calcolato su base trimestrale. Le giornate

di lavoro da remoto possono essere fruite in maniera flessibile nell’arco del trimestre ed

anche raggruppate in periodi più lunghi, per venire incontro alle esigenze di conciliazione

e bilanciamento vita privata-lavorativa delle persone. È possibile anche lavorare da luoghi

distanti dalla sede aziendale e dall’estero, garantendo una connessione internet attiva e la possibilità di rientrare in sede entro 24h nel caso si presentino delle urgenze che

riguardano i clienti. Le persone godono di flessibilità anche nella gestione del proprio

orario di lavoro, che può essere distribuito fra le 8 le 21, con delle fasce di reperibilità fra

le 10 e le 13 e fra le 15 e le 18.

L’introduzione dello Smart Working ha accelerato il percorso di digitalizzazione di

YAM112003. I risultati delle survey erogate alle persone avevano messo in luce alcune

criticità legate alla componente tecnologica: persone che lavoravano da computer fissi

che avevano bisogno di strumenti altamente performanti, utilizzo di strumenti diversi per

il raggiungimento dei medesimi obiettivi e per lo svolgimento delle attività, documenti

non sempre facilmente fruibili poiché salvati sui server aziendali. L’azienda ha ritenuto

prioritario investire in un rinnovamento delle tecnologie, tutt’ora in corso, che ha dotato le

persone di computer portatili, di smartphone aziendale e ha visto un potenziamento delle

risorse in cloud con una transizione verso sistemi unificati a livello di intera organizzazione.

Anche le tecnologie legate agli spazi di lavoro sono state potenziate, dotando le sale

riunioni di strumenti che permettono lo svolgimento di riunioni ibride e adottando tool che

consentono di segnalare la propria presenza in ufficio.

Questi investimenti si sono inseriti in un progetto più ampio di revisione degli spazi della

sede, attuato ad ottobre 2021. La sede di YAM112003 è stata infatti ripensata per ospitare

spazi più moderni, accoglienti, colorati, che stimolino la creatività e l’entusiasmo per il

lavoro e che meglio si adattino al nuovo modo di lavorare. Le scrivanie assegnate e gli

uffici singoli hanno quindi lasciato il posto ad open space e sale riunioni. È stata adottata

inoltre la logica del flexible sitting: le persone non prenotano la propria postazione ma comunicano, tramite un sistema digitale, la propria presenza in ufficio, fino al limite della

capienza massima, potendo scegliere la postazione di lavoro che desiderano e lasciandola

libera, al termine del suo utilizzo, affinché altri colleghi e colleghe la possano utilizzare.

La graduale introduzione del progetto di Smart Working è stata accompagnata da

campagne di comunicazione e di formazione rivolte all’intera popolazione aziendale.

Durante i primi mesi della sperimentazione, infatti, il canale di comunicazione interna

ha ospitato una sezione, denominata “Smart Working for Yammers”, specificamente

dedicata al confronto, al dialogo e alla co-creazione del percorso intrapreso. L’obiettivo

era monitorare l’andamento della sperimentazione, raccogliere segnalazioni, criticità e

proposte di miglioramento per un’evoluzione cucita sulle esigenze delle persone. L’azienda

ha erogato inoltre percorsi formativi rivolti tanto ai manager quanto ai loro collaboratori e

collaboratrici. I primi avevano l’obiettivo di sviluppare nei/nelle responsabili competenze

di gestione di team ibridi quali la delega, la responsabilizzazione delle persone verso

obiettivi e risultati e la gestione del feedback, mentre i secondi, rivolti all’intera popolazione

aziendale, si sono concentrati sullo sviluppo di competenze legate all’utilizzo degli

strumenti digitali per il lavoro in mobilità, alla gestione del tempo, alla valutazione delle

performance e al feedback. I docenti si sono posti come “facilitatori” di un percorso di

evoluzione aziendale allo scopo di stimolare i partecipanti a riflettere su come modificare

i propri comportamenti non funzionali alle nuove modalità di lavoro, supportandoli nel

cambiamento e nell’acquisizione di strumenti utili a migliorare il lavoro di tutti.

I BENEFICI

Il percorso di introduzione dello Smart Working viene attentamente monitorato attraverso

survey rivolte alla popolazione aziendale, con l’obiettivo di apportarvi le modifiche

necessarie affinché l’iniziativa possa continuare a rispondere alle esigenze delle persone. In

questo scopo si inseriscono anche i report di monitoraggio dei principali KPI che vengono

prodotti mensilmente per ciascun Dipartimento e la scelta di non far sottoscrivere accordi

individuali che regolano lo Smart Working di durata illimitata, perché il contratto possa

essere periodicamente rivisto per valutare l’interesse delle persone verso l’iniziativa. Ad

oggi, l’adesione al progetto e il suo impatto sulle persone stanno producendo risultati

giudicati soddisfacenti. Le survey confermano che il 35% dei/delle responsabili ha visto

un miglioramento della performance del proprio team, mentre la totalità dei/delle manager

vorrebbe che le proprie persone continuassero a lavorare con queste modalità anche

in futuro. Anche il 60% dei lavoratori e lavoratrici reputa che la propria performance sia

migliorata, il 23% dichiara di avere più tempo per la famiglia, il 30% di riuscire a dedicarsi

maggiormente ad attività sportive e ai propri hobby. Il lavoro da luoghi diversi dalla sede

aziendale consente ad ogni persona di evitare, in media, oltre 5 mila km l’anno per recarsi

in ufficio, che si traducono in 488 kg di CO2 risparmiata, l’equivalente di quanto assorbito

da 32,5 alberi.