“Be At Your Best”: flessibilità e autonomia per lo Smart Working di ShopFully
L’ORGANIZZAZIONE
ShopFully è una tech company attiva nel Drive to Store che connette i consumatori con
i negozi intorno a loro. L’azienda è proprietaria di quattro marketplace online utilizzati da
oltre 45 milioni di utenti che aggregano tutte le informazioni, le offerte e i servizi dei negozi.
Attraverso la propria piattaforma di hyperlocal marketing basata sull’intelligenza artificiale,
aiuta oltre 400 grandi retailer e brand globali a raggiungere i consumatori lungo tutte le
fasi del processo di acquisto, dalla ricerca di informazioni online a casa all’acquisto in
negozio. Nel 2023 ShopFully si unisce a MEDIA Central Group per creare una piattaforma
di marketing drive-to-store diffusa in tutta Europa.
LE ESIGENZE
L’introduzione dello Smart Working in ShopFully nasce da una decisione strategica volta a
supportare la crescita e lo sviluppo dell’azienda a partire dalle modalità di organizzazione
del lavoro. L’obiettivo del progetto, infatti, è promuovere un contesto lavorativo attrattivo
e in grado di trattenere i talenti, favorendo la delega, il decentramento decisionale,
l’autonomia, la responsabilità individuale e la collaborazione. Questi principi sono sempre
stati parte integrante della cultura aziendale e ShopFully li ha utilizzati come pilastri per
trasformare l’esperienza pandemica in un’opportunità, sperimentando nuove pratiche di
lavoro che hanno consolidato il proprio modello di Smart Working.
LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA
Per l’azienda fare Smart Working significa garantire alle proprie persone l’autonomia nel
decidere quando e da dove lavorare. Questa politica è parte del progetto più ampio “Be
at Your Best”, che ShopFully ha lanciato nell’aprile 2022. L’iniziativa coinvolge la totalità
dei dipendenti aziendali e si fonda sulla consapevolezza che ogni gruppo di lavoro ha
esigenze diverse da soddisfare per esprimere al meglio il proprio potenziale.
A ciascun team è così demandata l’organizzazione delle proprie modalità di lavoro,
ad eccezione di alcuni gruppi per i quali, a causa della natura delle attività svolte, è
raccomandata la presenza in ufficio almeno un giorno alla settimana. Ad esempio, l’area
Tech e Prodotto adotta un modello full remote, mentre le aree di Staff preferiscono un
modello ibrido che combina la presenza in ufficio con il lavoro da remoto. ShopFully
riconosce l’importanza dei momenti di incontro de visu, considerati fondamentali per
gli scambi creativi, la crescita personale e la coesione all’interno e fra i gruppi di lavoro.
Per questo motivo, in tutti i team vengono organizzati degli incontri periodici. L’azienda
ha scelto inoltre di non porre un controllo sugli orari di lavoro: le persone hanno così
la flessibilità di organizzare il proprio tempo per lavorare quando sono maggiormente
produttive e per raggiungere gli obiettivi assegnati.
Per quanto riguarda i luoghi di lavoro, ciascun individuo ha la possibilità di scegliere tra
diverse opzioni. Queste includono la propria abitazione, i 9 uffici che l’azienda possiede
in tutto il mondo e anche qualsiasi altro luogo di concentrazione o di collaborazione in
cui la persona può trovare le condizioni migliori per svolgere le proprie attività. Per offrire
modalità di lavoro ancora più flessibili e promuovere il benessere delle persone, ShopFully ha stretto inoltre una rete di partnership con aziende che si occupano di incentivare il
lavoro presso club sportivi o borghi italiani affinché le persone possano combinare l’attività
lavorativa con lo svago e l’attività fisica.
Proprio in virtù delle nuove modalità di lavoro, l’azienda ha scelto di ridurre il numero di sedi
prese in affitto, considerate troppo grandi e scarsamente utilizzate, per favorire l’utilizzo di
spazi più agili e funzionali alle esigenze delle persone: tre degli uffici ubicati in altrettante
città d’Italia sono stati quindi sostituiti da spazi di coworking con l’obiettivo di rendere
quello che era un costo fisso, un costo flessibile.
L’azienda ha inoltre rinnovato gli spazi interni alla sede di Barcellona, diminuendo il numero
di scrivanie e ampliando gli spazi comuni (sale riunioni, salette per gli scambi informali,
cucina e area pranzo), creando così ambienti di lavoro che favoriscano la collaborazione,
la condivisione, il confronto e la convivialità. Questa scelta ha permesso a ShopFully non
solo di ottimizzare gli spazi e di ridurre i costi fissi, ma anche di allocare parte del budget
precedentemente dedicato al real estate all’organizzazione di momenti di “off site” per
promuovere le relazioni e la collaborazione fra le persone di team diversi.
Per garantire a tutti la possibilità di lavorare efficacemente, le persone sono state dotate
di strumenti per il lavoro in mobilità (PC portatili, smartphone, …) e per la creazione di una
postazione domestica (sedia ergonomica, supporto per laptop, …), oltre che di tool che
supportano la gestione delle priorità lavorative e l’utilizzo del tempo in maniera flessibile.
È stato introdotto dunque uno strumento di virtual office per la messaggistica di team
che supporta la collaborazione, la condivisione di informazioni e conoscenza in tempo
reale, che si è affiancato al già presente tool di collaborazione asincrona e storage dei documenti. L’azienda ha adottato inoltre un software per la pianificazione, la gestione
trasparente e collaborativa dei progetti, per l’assegnazione dei task e il monitoraggio delle
attività con l’obiettivo di incrementare l’efficacia e l’efficienza del lavoro in team, qualsiasi
sia la modalità di lavoro scelta.
L’introduzione di questi strumenti e la diffusione delle nuove modalità di lavoro sono state
accompagnate da un piano di gestione del cambiamento basato su tre obiettivi chiave:
la standardizzazione dei processi, la delega ai manager e l’ottimizzazione della gestione
del tempo delle persone. Con riferimento al primo tema, l’azienda ha introdotto dei
template condivisi e omogeneizzato i flussi di gestione dei progetti per garantire maggiore
coerenza ed efficienza in tutte le aree dell’organizzazione. Garantendo standardizzazione
nelle pratiche operative e chiarezza sulle priorità si è generato spazio per la delega e
l’autonomia decisionale.
Grande attenzione è stata infine dedicata al terzo obiettivo, la gestione del tempo:
ShopFully ha introdotto delle pratiche volte a ridurre la frequenza e la durata delle riunioni
e ad aumentarne la qualità, incentivando il lavoro asincrono, che consente alle persone
di avere maggiore flessibilità nella gestione del proprio tempo e di lavorare con maggiore
concentrazione. Sebbene le riunioni siano fondamentali per il coordinamento delle
attività, anche e soprattutto quando le modalità di lavoro diventano ibride, il loro sovrautilizzo,
l’inefficienza e l’inefficacia di alcuni meeting rappresentavano un problema per le
persone dell’azienda. È stato così progettato un piano di formazione alla gestione degli
incontri basato su best practice quali la condivisione anticipata dell’agenda e la creazione
di documenti di allineamento da leggere prima della riunione, che si è tradotto in una modalità completamente nuova di preparazione dei meeting. Queste best practice sono
state sperimentate dapprima con un pilota all’interno del leadership team e si sono diffuse
poi, per emulazione, a tutto il resto dell’organizzazione. ShopFully sta inoltre cercando di
sfruttare le potenzialità dei dati per identificare punti di miglioramento nella gestione del
tempo delle persone. Da alcuni mesi, infatti, è stata avviata una sperimentazione che ha
visto l’integrazione delle informazioni che provengono dal software dedicato alla gestione
dei progetti con quelle estratte dai tool che supportano il lavoro sincrono e asincrono delle
persone. I dati sul tempo di completamento dei task/chiusura dei progetti, combinati con
il numero e la durata delle riunioni e le modalità di collaborazione, vengono poi discussi
con le persone in incontri one-to-one o triangolati con informazioni che derivano da brevi
survey giornaliere sulla qualità della giornata lavorativa delle persone. Queste informazioni
permettono all’azienda di capire quando e sotto quali condizioni le persone si sentano
maggiormente produttive con l’obiettivo di identificare best practice che migliorino il
lavoro di tutti.
I BENEFICI
L’implementazione dello Smart Working per ShopFully si è tradotta in una serie di
vantaggi che hanno toccato tanto le singole persone, quanto l’azienda nel suo complesso.
La maggiore flessibilità offerta, insieme alle iniziative di formazione e gestione del
tempo lavorativo, hanno portato a un aumento della produttività e un maggior senso
di appartenenza all’organizzazione. A dicembre 2022 l’azienda ha infatti registrato un aumento dell’11% di persone che consiglierebbero ShopFully come realtà nella quale
lavorare, rispetto allo stesso periodo del 2021. L’azienda ha registrato inoltre una riduzione
del turnover, che in Italia è passato dal 6% nel primo quadrimestre del 2022, al 4,7% nello
stesso periodo del 2023. Il nuovo modo di lavorare e le conseguenti scelte operate in
riferimento alla riduzione degli spazi fisici hanno infine portato a una riduzione dei costi di
gestione degli spazi fisici del 30%.
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