L’ORGANIZZAZIONE  

MM Spa, società creata dal Comune di Milano nel 1955 per progettare e costruire le prime linee metropolitane, è una delle più grandi e diversificate realtà d’ingegneria in Italia. Oggi MM ha una crescente presenza internazionale e offre soluzioni su misura nella progettazione e riqualificazione degli ecosistemi urbani. La società si occupa di progettazione di reti di trasporto e opere di edilizia efficienti e sostenibili, e garantisce l’accesso all’acqua pubblica, occupandosi di tutte le fasi del ciclo, dal prelievo alla restituzione in ambiente. L’azienda supporta il Comune di Milano nella gestione e nell’ammodernamento del patrimonio abitativo, nella ma­nutenzione ordinaria del patrimonio di edilizia scolastica e degli impianti sportivi pubblici. La società conta più di 1300 dipendenti e 40 sedi tra Milano e Napoli.  

LE ESIGENZE  

La trasformazione digitale dell’azienda è iniziata nel 2019 con l’obiettivo di ripensare in modo digitale la postazione di lavoro dei dipendenti attraverso l’introduzione di stru­menti che consentissero l’accesso ai servizi IT senza vincoli di tempo e di luogo. Il progetto di Smart Working nasce con l’obiettivo di proseguire verso la strada della trasformazione digitale e si inserisce nel più ampio programma di People Strategy e Open Innovation, varato da MM a fine 2020, che ha l’ambizione di trasformare l’azienda facendo leva sulla valorizzazione e lo sviluppo del patrimonio umano e intel­lettuale, fondamentale per conseguire l’eccellenza dei risul­tati, l’innovazione e la sostenibilità.  

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

A seguito dello scoppio della pandemia, si è assistito a una forte accelerazione verso la remotizzazione delle attività che ha spinto l’azienda a ripensare in modo digitale il concetto di postazione di lavoro. Sono stati dunque introdotti strumenti per consentire l’accesso ai servizi IT senza vincoli temporali e di luogo. Dall’esperienza di lavoro remotizzato maturata durante il periodo di pandemia è nata la consapevolezza di definire un progetto di vero Smart Working, che ha preso av­vio a inizio febbraio 2021. Tale progetto ha visto il coinvolgi­mento di tutti i direttori di primo livello che hanno costitu­ito uno Steering Committee con funzioni di indirizzamento, sponsorship e controllo. In particolare, gli sponsor ufficiali del progetto sono stati i tre direttori delle aree Information Technology, Organizzazione e Risorse umane, Sviluppo e Innovazione. Il progetto ha visto la creazione di un team interno che include 13 dipendenti delle funzioni IT e HR e uno esterno, sempre di 13 persone, costituito da consulenti e fornitori, tra questi 4wardPRO che ha seguito la parte tecnologica di progetto, di adoption e change management. Per rispettare tempistiche e obiettivi sono stati previsti allineamenti a ca­denza settimanale tra il project manager e i gruppi di lavoro e a cadenza mensile con i direttori sponsor.  Il progetto è rivolto all’intera popolazione aziendale, che comprende oltre 1300 persone tra dirigenti, quadri, impiega­ti e operai, e in particolare il lavoro da remoto sarà possibile per tutti coloro che svolgono mansioni compatibili con la digitalizzazione dei processi di lavoro.  Il progetto si sviluppa in tre fasi principali: una prima fase preparatoria, denominata “Illuminate”, ha avuto luogo tra febbraio e maggio 2021. L’ambito di questa fase è stato il coinvolgimento degli Sponsor per garantire l’allineamento sugli obiettivi e le attività, l’analisi organizzativa per l’indi­viduazione delle Guide e la definizione di un piano di comu­nicazione. Le Guide sono state scelte attraverso una indagine che ha coinvolto tutta la popolazione: i dipendenti hanno votato democraticamente quelle persone autorevoli in grado di accompagnarli e supportarli nella trasformazione digitale, supportandoli nell’adozione delle nuove tecnologie all’inter­no dei processi di lavoro. La seconda fase “Empower” avrà luogo tra giugno e luglio 2021 e permetterà di sviluppare il progetto attraverso il coinvolgimento delle Guide, la prepa­razione dei workshop e la creazione di una community per la condivisione di esperienze e contenuti. Nell’ultima fase, “Spread”, si provvederà ad estendere il progetto al resto della popolazione, monitorando gli obiettivi e misurando i risultati. In tutte le fasi le iniziative di aggiornamento tecno­logico si accompagnano ad iniziative per favorire il change management.  Nella prima fase sperimentale sono state introdotte delle soluzioni a supporto della produttività individuale e frui­bili in cloud per rendere disponibile a MM Spa un Digital Workplace in grado di supportare un ambiente collaborativo e produttivo indipendentemente dalla tipologia del device in uso e dal luogo di utilizzo, migliorandone la user experience.  Il progetto ad oggi ha previsto anche la sostituzione dei desktop con dei PC portatili, l’utilizzo da parte di tutto il personale di smartphone aziendale e, per tutta la popolazio­ne operativa che esegue attività in campo, la dotazione di tablet e degli applicativi necessari per garantire un efficace svolgimento del lavoro in modalità smart.  Il personale ha ricevuto un kit per conferenze e gli spazi delle sedi sono stati allestiti con sistemi di videoconferenza, ottimizzando sale riunioni e open space per poter svolgere le attività.  Il progetto di evoluzione tecnologica è stato accompagnato da un piano di change management e di comunicazione.  Affinchè il cambiamento risulti pervasivo in tutta l’organiz­zazione nel piano di change management sono definiti dei ruoli specifici per ciascuna figura aziendale:  i manager rappresentano gli attori strategici con il ruolo di dare impulso alle attività e favorire il coinvolgimento di tutta la popolazione  Le Guide, circa 100 persone selezionate direttamente dai loro colleghi attraverso una survey con lo scopo di rac­cogliere le aspettative del personale sull’adozione degli strumenti digitali, sono gli agenti del cambiamento che guideranno lo sviluppo prossimale e dovranno essere correttamente stimolati e continuamente informati sui diversi aspetti del progetto. Attraverso le Guide l’azienda vuole diffondere la cultura dello Smart Working e andare oltre il semplice lavoro da remoto sperimentato durante la pandemia, mostrando che il modello organizzativo a cui si aspira è quello basato sulla flessibilità e la respon­sabilizzazione degli individui.   Accanto alla definizione dei ruoli è stato sviluppato un piano di comunicazione a più livelli e utilizzando diversi strumenti per permettere a tutti i dipendenti di rimanere informati sui diversi passi del progetto, soprattutto sui passaggi che li coinvolgono. Oltre alle comunicazioni ufficiali, diffuse attra­verso canali digitali, le Guide saranno coinvolte in ambienti dedicati alla relazione all’interno di un enterprise social network e alla conversazione diretta per un corretto alline­amento e scambio di esperienza. Questa struttura organiz­zativa mira a coinvolgere tutto il personale attraverso una corretta informazione e supporto al cambiamento.  Nella terza fase di estensione verranno creati anche un’aula virtuale di condivisione di conoscenze e un sito dedicato alla pubblicazione di notizie sul progetto e di contenuti utili alla formazione e al cambiamento.  I costi complessivi previsti per l’implementazione del progetto sono di 1,265 milioni di euro di cui 380 mila euro per lo sviluppo della soluzione tecnica, 180 mila euro per la componente di change management, 435 mila euro per la gestione ed evoluzione triennale della soluzione tecnica e 270 mila euro per il rinforzo formazione e per le campagne di cybersecurity awareness.  Il progetto, una volta a regime, prevede l’impiego della mo­dalità Smart Working da qualsiasi sede o da remoto.

I BENEFICI  

I benefici attesi derivanti dal progetto riguardano in primo luogo il miglioramento della qualità del lavoro grazie al cor­retto utilizzo della dotazione tecnologica, all’acquisizione di nuove competenze e alla trasformazione digitale di nume­rosi casi d’uso. Inoltre, in base ad una recente survey, che ha mostrato che circa un terzo della popolazione aziendale raggiunge la sede di lavoro in auto o motociclo non elettrici, l’implementazione del progetto dovrebbe comportare una riduzione delle emissioni inquinanti dal 20% al 40% per ogni persona (almeno 450 persone). Le rilevazioni in merito all’impatto sui dipendenti saranno effettuate un anno dopo la messa a regime del progetto e al termine dell’emergen­za COVID-19. MM si aspetta che, grazie al notevole sforzo dell’iniziativa di change management volte al cambiamento del mindset lavorativo, il raggiungimento degli obiettivi si dovrebbe tradurre in un aumento di efficienza ed efficacia dei processi di lavoro, oltre ad un miglior work-life balance per i dipendenti.  Il progetto di standardizzazione e rinnovamento de­gli endpoint (pc portatili di ultima generazione, tablet e smartphone) ha permesso di migliorare efficienza ed effica­cia delle procedure di provisiong e rollout; nonché aumen­tare la sicurezza dell’infrastruttura informatica mediante l’adozione di tecnologie specifiche di protezione e monito­raggio.