L’ORGANIZZAZIONE

Kuehne+Nagel lavora nel settore logistico a livello globale da oltre 130 anni, gestendo servizi nell’ambito della contract logistics e del trasporto via mare, aereo e di terra. L’azienda conta più di 78.000 dipendenti e circa 1300 sedi in oltre 100 Paesi. In Italia è presente da oltre 50 anni e opera in più di 35 sedi, con uno staff di 3.000 persone tra dipendenti e partner.

LE ESIGENZE

L’iniziativa nasce originariamente al fine di aumentare il benessere delle persone, consentendo un miglior equilibrio tra vita privata e lavoro. A questo si aggiunge un duplice obiettivo fondamentale: da un lato poter rafforzare la retention, ampliando la flessibilità e migliorando wellbeing, inclusion ed engagement. Dall’altro poter aumentare l’attraction, per distinguersi dai competitor e posizionarsi in modo concorrenziale con i best employer del mercato.

 LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto ha avuto avvio nel 2018, con il coinvolgimento di tutte le sedi aziendali. Dopo uno studio di fattibilità, la definizione delle regole di ingaggio e la preparazione della documentazione necessaria per siglare l’accordo individuale, nell’estate del 2018 è partita la fase pilota. Il team di progetto ha visto come attore principale l’area HR, affiancata dai team IT e Procurement. L’engagement è partito dal Board per poi coinvolgere a cascata i manager e i profili white collar di tutte le aree aziendali. In questa prima fase di sperimentazione è stato possibile lavorare da remoto al massimo un giorno a settimana. Con lo scoppio della pandemia, beneficiando della semplificazione normativa, lo Smart Working è stato esteso a tutti gli impiegati, consentendo di lavorare da remoto per tutti i cinque giorni lavorativi della settimana. Queste regole, seppur ancora valide, sono state riviste nel dicembre 2021, e le nuove policy (definite negli accordi individuali) entreranno in vigore dal 1° luglio 2022. Attualmente l’organizzazione registra 515 lavoratori agili, che corrispondono al 98% dei potenziali smart worker e il 71% degli impiegati d’ufficio. Sono esclusi dal progetto i profili con mansioni non compatibili allo Smart Working. Tutti i dipendenti ad eccezione dei warehouse employee (indipendentemente dalla Smart Working eligibility) godono di una flessibilità oraria che consente loro di iniziare a lavorare dalle 8.30 alle 9.30, di scegliere la durata della pausa pranzo (che va da un minimo di 45 min a un massimo di 3 ore) e di terminare la giornata lavorativa garantendo le ore di lavoro giornaliere previste dal proprio contratto. Le nuove regole di lavoro agile prevedono la possibilità di lavorare fino a dieci giorni al mese da remoto, limite scelto considerando le opinioni espresse dai dipendenti tramite questionari. Durante le giornate di lavoro da remoto non sono previsti straordinari e buoni pasto. Non sono previste differenze nell’orario di lavoro e nelle fasce di reperibilità quando si lavora a distanza rispetto a quando si lavora in ufficio, ma la gestione del tempo può essere flessibile, affidandosi al buon senso del dipendente. Allo stesso modo, è prevista la necessità di timbrare sia per gli smart worker che per i lavoratori in sede. Il diritto di disconnessione è stabilito e regolato nell’accordo individuale. I collaboratori possono scegliere il luogo da cui lavorare senza particolari vincoli: la prestazione può essere svolta anche da un’altra regione o dall’estero, ma sempre nel rispetto della sicurezza e della riservatezza dei dati trattati. nce Il passaggio al lavoro agile ha spinto l’azienda ad adeguare anche la dotazione tecnologica dei collaboratori, permettendo loro una maggiore mobilità: sono stati messi a disposizione computer portatili, cuffie ed alcuni telefoni aziendali. Inoltre, Kuehne+Nagel ha investito per adeguare gli strumenti di collaboration necessari per consentire l’interazione durante il lavoro a distanza. La collaborazione e comunicazione è stata ulteriormente facilitata attraverso l’adozione di un social network interno. Il cambiamento di modello organizzativo è stato facilitato dal cambiamento della sede avvenuto nel 2018, con il trasferimento da Segrate a Milano. Gli spazi della nuova sede sono stati pensati in ottica open space, alternando spazi per il lavoro individuale (postazioni e phone booth) e collettivo (sale riunioni). Sono previste postazioni non assegnate per determinati tipi di figure, come i venditori. L’azienda sta inoltre ristrutturando gli spazi delle altre sedi, seguendo il modello della sede milanese. L’organizzazione ha supportato la popolazione aziendale lungo l’intero percorso di adozione del lavoro agile attraverso diverse attività di comunicazione, monitoraggio e formazione, anche per superare le prime resistenze culturali manifestate da alcuni manager, che spesso si basavano su concezioni errate dello Smart Working. Di conseguenza i responsabili sono stati coinvolti attraverso percorsi di sviluppo dedicati, per accompagnarli nell’apprendimento di nuove competenze manageriali. Il piano di comunicazione ha avuto l’obiettivo di informare anche tutti i dipendenti sulle ragioni di adozione del lavoro agile e sugli step di sviluppo del progetto. Per farlo l’azienda ha utilizzato una newsletter, organizzato quattro town-hall meeting con tutta la popolazione aziendale, e diffuso “pillole” volte a formare i dipendenti sulle tecnologie a loro disposizione. Per il monitoraggio, Kuehne+Nagel si è affidata all’erogazione di due engagement survey all’anno. Le risposte ottenute sono state poi la base per definire le regole del progetto di lavoro agile una volta conclusa la fase di semplificazione normativa. In aggiunta, le performance sono valutate attraverso l’utilizzo di una piattaforma digitale, già utilizzata per diversi scopi. Grazie ad essa, i dipendenti possono timbrare in ingresso e uscita anche a distanza, mentre i manager possono approvare le giornate di lavoro da remoto e controllare il presidio fisico.

I BENEFICI

I dati emersi dal monitoraggio evidenziano un chiaro miglioramento del work/life balance, del benessere e del livello di soddisfazione delle persone, con un miglioramento dell’Employee Net Promoter Score (eNPS, l’indicatore che consente di misurare la probabilità con cui i dipendenti sono propensi a raccomandare la propria azienda come luogo di lavoro ad amici o familiari) passato da -27,44 a novembre 2020 a +30,86 nel gennaio 2022. Le performance non hanno subito flessioni. Anche a livello ambientale ci sono stati dei miglioramenti, con una riduzione delle emissioni e un risparmio sull’energia consumata.