L’ORGANIZZAZIONE

Autostrade per l’Italia S.p.A è una società per azioni italiana che si occupa della gestione e manutenzione di alcuni tratti autostradali italiani. L’azienda opera su quasi 3000 km di rete autostradale, impiegando circa 5300 persone, tra personale operativo e d’ufficio. Del gruppo Autostrade per l’Italia fanno parte altre 5 Società concessionarie autostradali e 7 Società che operano nei servizi accessori al core business autostradale e rivestono un ruolo fondamentale nell’attuazione del piano di trasformazione della Società.

LE ESIGENZE

L’azienda ha delineato all’interno del proprio Piano di Trasformazione un ampio percorso di cambiamento culturale e dei processi, basato sulla digitalizzazione, il ridisegno degli spazi e l’introduzione di logiche di lavoro smart. Infatti, in seguito alla pandemia, si è preso consapevolezza che l’attivazione dello Smart Working non è un processo reversibile, anche alla luce degli ottimi risultati ottenuti sia dal punto di vista organizzativo che individuale. Tra i provvedimenti previsti, Autostrade per l’Italia ha avviato il progetto di “Smart Spacing” con l’obiettivo di ripensare gli spazi aziendali e il loro utilizzo, in una logica di maggiore flessibilità.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto di Smart Working nel Gruppo Autostrade fa parte di un più ampio progetto di trasformazione aziendale, unito a importanti azioni che hanno riguardato il rinnovamento degli spazi. Prima della pandemia, era già stata avviata una sperimentazione di Smart Working nel Gruppo, che prevedeva la possibilità di lavorare da remoto per un giorno a settimana. La policy è stata ripensata a seguito dell’esperienza pandemica e, ad oggi, il nuovo accordo quadro sindacale sullo Smart Working prevede la possibilità di concordare con il proprio responsabile le giornate in presenza e quelle da remoto (garantendo la fruizione di almeno due giorni di lavoro da remoto a settimana). Nel medesimo accordo è previsto il diritto alla disconnessione (disconnessione dai dispositivi oltre l’orario di lavoro, durante i permessi/ ferie/festivi e durante la pausa pranzo) e in generale sono previste indicazioni per un miglior work-life balance. La policy prevede inoltre la flessibilità oraria, dando la possibilità di poter lavorare nella fascia 8-20, con un’estensione dell’orario d’ingresso fino alle 12. Le prestazioni da remoto possono essere svolte da “ovunque”, nel rispetto di specifici criteri di riservatezza e sicurezza indicati. Il lavoro da remoto è stato esteso anche a profili professionali tradizionalmente esclusi dal lavoro da remoto (ad esempio direttori dei lavori, assistenti di cantiere, …), per i quali è prevista la possibilità di svolgere una parte del lavoro da remoto, da concordare, relativa a tutte le attività che altrimenti si svolgono negli uffici di cantiere. Tale estensione è stata resa possibile anche grazie alla remotizzazione dei call center, grazie all’adozione di software per la loro virtualizzazione. L’accordo prevede inoltre la predisposizione di un piano formativo e di accompagnamento ai processi di trasformazione del lavoro in atto, al fine di agevolare l’integrazione tra le diverse modalità di lavoro (in presenza, in remoto, ibrido) e volto a favorire lo sviluppo di una cultura dell’inclusione, anche attraverso l’utilizzo degli strumenti tecnologici. Il progetto di ridisegno degli spazi ha previsto un processo di definizione di nuove linee guida spaziali e di design, basate sulle nuove necessità dell’organizzazione e sui valori aziendali, nella consapevolezza che lo spazio ufficio oggi non può essere considerato come un elemento neutrale, ma deve essere visto come una risorsa vitale per il successo del business. Per motivare il personale e aumentare l’efficienza occorre fornire condizioni di vivibilità e criteri distributivi centrati sulle fluidità organizzative e sull’enorme potenzialità delle tecnologie informatiche. Inoltre, un altro fattore abilitativo al cambiamento degli spazi aziendali è stata la scadenza del contratto d’affitto in essere per la sede di Milano, che ha reso necessario un trasferimento di sede. La sede di Milano ha quindi costituito il pilota del progetto spazi. Dopo un’attenta analisi dell’organizzazione e dei working journey dei diversi profili di lavoratori, il nuovo concept degli spazi ha previsto l’abbandono del concetto di postazione fissa, adottando una logica di desk sharing, con una riduzione delle postazioni singole, a fronte però di un maggiore spazio per ciascuna postazione di lavoro, prevedendo una frequenza in ufficio di circa il 70% del personale. La nuova suddivisione e design degli spazi è stata raccontata ai dipendenti tramite la metafora del viaggio, associando ad ogni area, disegnata in logica activity-based, un paesaggio diverso, caratterizzato da specifici elementi, di cui ogni impiegato può godere nell’itinerario della sua giornata lavorativa. Sono stati previsti spazi come Meeting Room di diverse dimensioni, Project Room, Study Booth, Phone Booth, Informal Area e Break Area. Particolare attenzione è stata rivolta alle aree dedicate alla socializzazione, aggregazione e condivisione il cui obiettivo è anche quello di rendere unica l’esperienza di lavoro in ufficio, dotandola di un valore aggiunto rispetto al lavoro da casa. Per questo sono presenti anche alcune zone riservate al coworking aperte anche a soggetti esterni, che possono nutrire nuove reti sociali e favorire lo scambio di opinioni e conoscenze. In aggiunta sono stati pensati anche alcuni spazi dedicati al benessere dei dipendenti come la palestra aziendale, ma anche auditorium e spazi per eventi. Gli spazi sono dotati di sofisticate tecnologie che permettono una facile coordinazione tra dispositivi e cooperazione tra diversi attori coinvolti. Inoltre, in collaborazione con Ricoh, sono stati inseriti negli ambienti degli Smart Locker ed è stata introdotto un’app di desk e room booking. Tale soluzione ha lo scopo di pianificare il lavoro in presenza e non prevede autorizzazioni gerarchiche, con l’obiettivo di pianificare autonomamente la propria presenza, in accordo con colleghi e responsabile e di usufruire in modo equilibrato dei nuovi spazi. Per quanto riguarda la dotazione tecnologica personale, ogni dipendente è dotato di tecnologie come notebook, smartphone, cuffie, software di collaboration e suite per la formazione a distanza. Al fine di aumentare l’adoption della suite di collaboration sono stati erogati corsi di formazione specifici, così come corsi di formazione a distanza sono stati erogati sugli ambiti cyber security al fine di migliorare l’awarness dei dipendenti del Gruppo. A sostegno dello Smart Working vi sono state anche alcune iniziative rivolte al management, con una formazione sulla gestione delle nuove modalità di lavoro e sugli stili di leadership. Autostrade per l’Italia è inoltre coinvolta in un ambizioso progetto di trasformazione digitale con il quale sono stati e saranno introdotti una serie di applicazioni digitali utili ad aumen tare la customer experience interna ed esterna. Al fine di aumentare il coinvolgimento dei dipendenti del Gruppo, sono state implementate alcune piattaforme software asserventi l’ambito della comunicazione interna. Queste sono state abilitanti rispetto la condivisione delle iniziative aziendali e di vertice nei confronti di tutti i colleghi. Oltre a queste piattaforme è stata implementata una televisione interna “Next TV” con la quale tutti i colleghi del Gruppo vengono aggiornati sulle novità rilevanti che riguardano la Società. La medesima TV può essere consultata anche tramite app. Le nuove modalità di lavoro hanno posto l’attenzione su alcuni elementi di criticità, che emergono rispetto alla necessità di un confronto in presenza su temi delicati o a casi in cui viene a mancare il dialogo. Elemento di allerta è inoltre l’utilizzo eccessivo della comunicazione sincrona, delle video-chiamate e delle riunioni continue e a volte senza utilità percepita per tutti i chiamati. Ulteriore elemento di attenzione si pone sull’abitudine di partecipare a video call negli openspace, pratica piuttosto disturbante. Tali aspetti verranno a breve affrontati con la predisposizione di un “manuale per lo Smart Working”. Un’altra problematica riguarda la minore efficacia nella comunicazione a distanza degli obiettivi. Anche in questo caso però si è provveduto con corsi di formazione a migliorare queste competenze manageriali. Da ultimo sta emergendo una complessità relativa all’inserimento e integrazione dei nuovi assunti, con il rischio di un minor coinvolgimento. Iniziative come l’app e la rete tv servono proprio ad arginare questo fenomeno e a far maturare un maggiore senso di appartenenza al gruppo anche nei nuovi arrivati.

I BENEFICI

Durante l’attuazione del progetto sono stati diffusi periodicamente dei sondaggi interni. Nell’estate 2021 è stata erogata una survey di gradimento sui nuovi spazi, nell’inverno 2021 riguardo alla mobilità e nella primavera 2022 su lavoro smart, digitalizzazione e spazi di lavoro. Inoltre viene svolto un monitoraggio periodico sull’occupazione degli uffici e sul lavoro da remoto. Le esperienze di maggior soddisfazione sono quelle in cui il manager ha incrementato le occasioni di confronto, la propria accessibilità e la chiarezza degli obiettivi (anche attraverso applicazioni digitali). Per quanto riguarda il gradimento del lavoro da remoto dei dipendenti, è emerso che la grande maggioranza delle persone apprezza il lavoro da casa (oltre il 70% indica di preferire il lavoro da remoto per almeno 3-4 giorni a settimana): le persone sentono di aver migliorato il raggiungimento dei propri obiettivi, la pianificazione e la concentrazione. In particolare, per tutte le attività di lavoro focalizzato e individuale, la casa è considerata il luogo ideale di lavoro. Inoltre, quasi il 90% dei partecipanti al sondaggio ha giudicato molto positivamente la flessibilità oraria e di luogo perché abilitante di una maggiore conciliazione vita privata e lavoro. Questo ha infatti permesso a molti dipendenti di dedicare del tempo a cure parentali, alla propria salute e benessere ma anche alla formazione. Inoltre, le persone apprezzano molto il fatto di non doversi spostare per più ore al giorno tutti i giorni, anche considerando i benefici per l’ambiente che ne derivano.