L’ORGANIZZAZIONE

Coop Alleanza 3.0 fa parte del Sistema Coop, che riunisce 94 cooperative di consumatori, di cui 7 grandi. È presente da nord a sud in nove regioni con 375 punti vendita tra Extracoop, Ipercoop e supermercati. L’organizzazione conta oltre 2,3 milioni di soci e circa 18.000 lavoratori, di cui 1100 in sede.

LE ESIGENZE

L’organizzazione ha deciso di pensare e creare un modello di Smart Working che mostrasse anzitutto un cambio di mentalità e di organizzazione del lavoro e che consentisse di vivere nuovi spazi sul territorio e conciliare situazioni prima impensabili. L’obiettivo del progetto è di giungere a un nuovo modo di lavorare efficace e sostenibile: meno carta, maggiore pianificazione delle attività, spostamenti ragionati, utilizzo degli strumenti di social collaboration, migliore efficacia e organizzazione delle riunioni, riduzione delle e-mail e più occasioni di allineamento e confronto fra responsabili e collaboratori.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto di Smart Working di Coop Alleanza 3.0 è iniziato con un progetto pilota avviato nel gennaio 2020, che dava la possibilità a 100 dipendenti di lavorare per un giorno a settimana da remoto. Lo scoppio della pandemia ha costretto l’organizzazione a velocizzare il passaggio al lavoro agile, che è stato esteso a tutta la popolazione aziendale di sede (circa 1000 dipendenti). Dopo i primi momenti più complicati è iniziato il percorso di adeguamento al nuovo contesto: sono stati erogati i primi corsi di formazione e migliorati gli strumenti tecnologici a disposizione dei lavoratori. Inoltre, sono state condotte delle survey ed analizzati i dati da esse derivanti. L’alto grado di soddisfazione e l’incremento di produttività osservati sia dai manager che dai collaboratori hanno quindi favorito la progettazione del nuovo modello di Smart Working, formalizzato attraverso l’accordo sindacale siglato a fine 2020. Con questo accordo, Coop ha definito in modo permanente le regole che disciplinano il lavoro agile (anche nella fase post-pandemica) con avvio ufficiale della nuova fase a febbraio 2021. Il patto siglato con le rappresentanze sindacali lascia grande spazio all’autonomia del dipendente (accompagnato attraverso la comunicazione di linee guida) e al rapporto responsabile-collaboratore. L’iniziativa è stata sponsorizzata dalle Direzioni Risorse Umane, Comunicazione Corporate, e Sistemi Informativi. Attualmente, l’azienda registra un tasso di adesione al lavoro agile pari al 91% tra i lavoratori di sede (nessuno escluso dalla possibilità di usufruirne). Il progetto costruito da Coop Alleanza 3.0 prevede che i dipendenti lavorino da un minimo di due fino ad un massimo di quattro giorni lavorativi da remoto a settimana. Le giornate sono a scelta del lavoratore, senza necessità di approvazione da parte dei responsabili. Le policy aziendali prevedono che queste non siano fisse e non siano cumulabili, ma è comunque prevista la possibilità di programmare singole settimane interamente lavorate a distanza (soprattutto d’estate). Il posto prescelto per lo svolgimento della prestazione da remoto non deve essere preventivamente comunicato ai manager, con possibilità di lavorare da qualsiasi luogo chiuso pubblico o privato. I dipendenti possono organizzare in autonomia la propria giornata di lavoro: la prestazione può essere resa anche non continuativamente tra le 8 e le 20, senza obbligo di timbratura nelle giornate di Smart Working svolte fuori dalla sede di abituale assegnazione. Per quanto riguarda il diritto alla disconnessione, nelle giornate di lavoro agile il lavoratore è tenuto a disconnettersi durante le pause e ad evitare, salvo i casi di urgenza, richieste e sollecitazioni al di fuori dell’orario lavorativo. Anche i momenti di allineamento quotidiani, salvo urgenze non procrastinabili, devono essere pianificati. Il lavoratore ha il diritto a disconnettersi dopo le 18, dopo le 20 per Quadri e Impiegati Direttivi. Il passaggio repentino al lavoro da remoto obbligato dall’emergenza sanitaria ha spinto l’organizzazione ad agire sulla leva tecnologica: sono stati quindi sostituiti i pc fissi con quelli portatili, migliorati gli strumenti di collaboration ed è stato creato un corpo interno di esperti digitali (sulla base di candidature spontanee) a cui i dipendenti possono rivolgersi e col compito di pubblicare linee guida e affondi settimanali su come sfruttare al meglio gli strumenti a disposizione. A seguito dell’adozione strutturale dello Smart Working sono stati rivisti gli spazi della sede. Le postazioni di lavoro sono state ridistribuite in un’ottica di superamento del concetto di scrivania come postazione personale fissa. Inoltre, l’organizzazione si è impegnata a creare sempre più sinergie con gli spazi degli ipermercati, predisponendo postazioni smart in 12 punti vendita, così da permettere ai lavoratori (specialmente quelli itineranti) di avere a disposizione anche ambienti aziendali diversi in cui lavorare ed incontrare altri colleghi. Di conseguenza in sede e negli uffici sono previste postazioni per la copertura di circa il 70% del personale, visto che grazie al lavoro da remoto i dipendenti possono alternarsi, prenotando online la scrivania da utilizzare nel giorno in presenza. In aggiunta, l’azienda ha deciso di aumentare il numero di sale riunioni, adatte anche alle videochiamate e all’interazione da remoto. Il cambiamento del modo di lavorare ha richiesto inoltre una trasformazione a livello culturale, soprattutto viste le resistenze dei responsabili all’inizio del progetto pilota. In questo senso, sono state fondamentali le misure adottate in termini di comunicazione e formazione. La comunicazione di buone pratiche e linee guida è avvenuta tramite mail periodiche, una apposita area sulla intranet, webinar per la presentazione dell’accordo sindacale sullo Smart Working, oltre che per la presentazione delle varie attività formative, indirizzate sia ai dipendenti che ai manager. Proprio questi ultimi sono stati coinvolti in un percorso formativo di 40 ore a testa per stimolarli e supportarli nel cambiamento richiesto delle loro competenze gestionali, di conduzione di team e di relazioni tra pari (non più solo in presenza ma per la maggior parte del tempo a distanza o ibride). D’altro canto, la formazione rivolta ai dipendenti è stata in primo luogo finalizzata a chiarire la differenza tra il lavoro da remoto emergenziale e il vero Smart Working, supportando il cambiamento culturale e diffondendo le competenze richieste dalla nuova modalità di lavoro. L’organizzazione si è poi impegnata nella pubblicazione del Decalogo delle buone pratiche e nella somministrazione di due survey, per indagare la percezione del concetto di lavoro agile nel lavoratore, la valutazione dell’esperienza maturata, raccogliere un feedback rispetto all’applicazione delle competenze oggetto della formazione e orientare lo Smart Working del futuro.

I BENEFICI

Coop Alleanza 3.0 ha registrato un tasso di adesione molto alto (oltre il 90% delle funzioni di sede, nessuna esclusa dall’iniziativa). I dipendenti fanno Smart Working con una media superiore alle tre giornate a settimana e dalle survey emerge l’elevata soddisfazione per l’esperienza: il 90% ha confermato di voler utilizzare lo Smart Working anche in futuro, con un punteggio medio di soddisfazione di 8,2 in una scala da 1 a 10. In aggiunta, i risponden ti dichiarano che il 77% delle attività sono preferibilmente gestibili da remoto. D’altro canto, il 63% dei responsabili ritiene che le performance dei collaboratori siano rimaste invariate, mentre il 35% pensa che siano migliorate dopo l’adozione del lavoro agile. L’organizzazione ha poi registrato benefici dal punto di vista ambientale, grazie alla riduzione degli spostamenti stimata per circa 830.000 chilometri e del tempo di viaggio associato, ridotto di circa 17.500 ore.