L’ORGANIZZAZIONE

La Regione Lazio è un ente territoriale a statuto ordinario dell’Italia centrale, che comprende 4 provincie (Frosinone, Latina, Rieti e Viterbo) e la Città Metropolitana di Roma, per un totale di circa 5 milioni di abitanti. La Regione Lazio si avvale della collaborazione di circa 4.500 dipendenti. Oltre alla sede principale, a Roma, sono presenti uffici regionali su tutto il territorio.

L’ESIGENZA

La Regione Lazio nel 2019 ha partecipato al Progetto VeLA promosso dalla Regione Emilia-Romagna, e assieme ad altre Pubbliche Amministrazioni ha contribuito alla rea­lizzazione del kit di riuso che prevede contenuti teorici, metodologie e strumenti utili alla realizzazione di questa nuova modalità di organizzazione del lavoro. L’iniziativa di Smart Working punta, da un lato, ad aumentare la pro­duttività (al fine di incrementare la qualità e la quantità dei servizi ai cittadini e alle imprese), a razionalizzare gli spazi e le dotazioni tecnologiche dell’ente, e, dall’altra, a promuovere un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti e una maggiore soddisfazione personale dovuta anche all’autonomia riconosciuta per la realizza­zione dell’attività lavorativa.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto di Smart Working in Regione Lazio parte dal presupposto di delocalizzare almeno in parte le attività as­segnate, senza che sia necessaria la costante presenza fisica nel luogo di lavoro, grazie all’utilizzo di strumentazioni idonee a lavorare fuori dalla sede abituale.

Per l’introduzione dello Smart Working è stata quindi rea­lizzata un’analisi dei requisiti tecnologici e organizzativi per poter sperimentare un nuovo modo di lavorare. Per quanto riguarda la dotazione tecnologica dell’ente è stata valutata l’adeguatezza dei dispositivi presenti, della connettività e dell’interoperabilità dei sistemi e attuato le integrazioni e le azioni migliorative necessarie. Per quanto riguarda la formazione e il change management sono stati erogati corsi, sia per i responsabili che per i collaboratori coinvolti nella sperimentazione, volti ad illustrare le nuove modalità di lavoro. Parallelamente è stata fatta una revisione del siste­ma di valutazione e monitoraggio delle performance per rendere il processo coerente con lo Smart Working. Infine, è stata fatta un’analisi dei requisiti di salute e sicurezza nonché degli aspetti legati alla tutela dei dati e della privacy. Alla sperimentazione hanno partecipato alcune centinaia di persone, numero progressivamente esteso a 500 a fine 2019, appartenenti alle direzioni che avevano già un adeguato gra­ do di digitalizzazione dei processi, flessibilità organizzativa e dirigenti con competenze manageriali coerenti con lo Smart Working. Durante la sperimentazione le persone hanno avuto la possibilità di lavorare per due giorni a settimana da remoto.

L’EMERGENZA COVID-19

Sin dalle prime fasi dell’emergenza sanitaria da Covid-19, l’Amministrazione, in virtù della sperimentazione avviata, è stata in grado di approntare lo Smart Working “straordina­rio” per oltre il 90% del personale, collocandosi tra le Regioni con il più elevato tasso di personale pienamente operativo in modalità agile.

L’emergenza COVID-19 ha dunque colto la Regione Lazio preparata grazie alle scelte in termini di dotazione tecnolo­gica orientata al lavoro da remoto e alle iniziative di change management attuate con il progetto di Smart Working. Fin dall’inizio dell’emergenza è stato deciso di far lavorare le persone da remoto 5 giorni su 5 e per tutti coloro che non avevano in dotazione dispositivi mobile, la Regione Lazio ha provveduto gradualmente all’acquisto e alla consegna degli strumenti; entro fine anno su 4.500 dipendenti dell’ente circa 3.300 saranno dotati di PC portatili.

Inoltre, per contrastare le conseguenze negative a livello psi­cologico del lockdown, come ad esempio senso di isolamento e la difficoltà di separare tempi legati al lavoro e tempi legati alla vita privata, fin da subito è stato attivato un servizio di supporto psicologico in via sperimentale seguito da persona­le interno con specifiche competenze.

La comunicazione interna è stata una importante leva utilizzata fin dall’inizio del lockdown per mantenere alto il senso di appartenenza e trasmettere una vicinanza dell’or­ganizzazione al personale, nonostante la distanza fisica. In particolare, si è scelto di utilizzare come strumenti di co­municazione la intranet e le newsletter. Sulla intranet – che nello stesso periodo ha visto il rilascio di una nuova versione aggiornata e più friendly – sono state inserite tutte le infor­mazioni e i provvedimenti regionali, creando una sezione dedicata all’’emergenza Covid-19. Parallelamente già dal mese di marzo tramite newsletter settimanali sono state date indicazioni sui comportamenti corretti da tenere e sono stati forniti aggiornamenti ai dipendenti sull’avanzamento delle attività della Regione. Inoltre, il Piano formativo, già previsto per il 2020, è stato riprogettato e riprogrammato, dando vita allo Smart Learning, un nuovo modello di forma­zione. Attraverso lo Smart Learning – realizzato tramite una piattaforma di formazione sincrona e tramite la piattaforma di formazione asincrona EDULazio – è stato possibile foca­ lizzare la formazione su argomenti e contenuti concernenti sia l’emergenza Covid-19 sia le attività ordinarie. La for­mazione in modalità sincrona è consistita nell’erogazione di webinar e web training, coinvolgendo esperti sui vari aspetti dell’emergenza, che si sono concentrati in partico­lare sui temi legati alla salute e alla sicurezza dei lavoratori. Per i dirigenti è stato progettato un ciclo di webinar sulla Smart Leadership, con il fine di supportare nel cambiamento dell’organizzazione del lavoro e della gestione del personale. La formazione asincrona – avviata già dal mese di marzo – ha visto l’erogazione di due corsi online sullo Smart Working rivolti ai dirigenti e a tutto il personale regionale, corsi che sono stati un utile strumento per apprendere e migliorare il lavoro da remoto.

Lo Smart Working per coloro che non avevano avuto modo di sperimentarlo è stato all’inizio caratterizzato da un contatto continuativo via mail o tramite videoconference con il pro­prio responsabile e con i colleghi. È stata quindi necessaria un’azione correttiva e formativa per enfatizzare l’importan­za di operare con continuità garantendo una corretta esecu­zione dei processi anche da remoto e mantenendo l’orienta­mento al risultato.

Per coloro che non potevano svolgere le proprie mansioni da remoto (ad esempio autisti, operai e personale impegnato nelle attività di sorveglianza stradale) in una prima fase sono stati attivati percorsi formativi di base da seguire in Smart Working, mentre per alcuni sono state convertite le attività in incarichi di back office e data entry per la digitalizzazione dei documenti cartacei, sempre prevedendo una formazione di base. Grazie all’immediata attivazione dei percorsi for­mativi ed alla flessibilità della riconversione delle attività pochissime persone sono state esonerate dal servizio duran­te la fase 1 dell’emergenza.

La Regione Lazio sta inoltre investendo sullo sviluppo delle competenze digitali all’interno dell’ente e ha aderito al progetto Syllabus “Competenze digitali per la PA” promosso dal Dipartimento della Funzione Pubblica che prevede l’as­sessment e il potenziamento delle competenze digitali del personale pubblico.

Il rientro in sede è previsto dal 1° ottobre, e si stanno svol­gendo le attività necessarie per poter far rientrare il 50% dei dipendenti in sicurezza con il coinvolgimento dei dirigenti al fine di identificare i processi realizzabili da remoto e quelli in sede. Il numero di giorni di lavoro in sede sarà definito dai responsabili sulla base dell’organizzazione del lavoro con l’obiettivo di garantire l’efficacia dei processi e la qualità dei servizi erogati.

Sono state predisposte delle procedure operative che assicu­rano il rientro in sicurezza ed è stata definita una program­mazione dei rientri che garantisca la rotazione dei dipen­denti in modo che tutti abbiano l’opportunità di lavorare sia in sede che da remoto, ad eccezione dei dipendenti apparte­nenti alle categorie fragili che proseguiranno con il lavoro da remoto. Le sedi sono state allestite con dispositivi di sicu­rezza individuale come termoscanner all’ingresso, masche­rine per i dipendenti ed erogatori di disinfettante distribuiti nell’edificio e plexiglass.

L’esperienza di Smart Working in fase emergenziale ha ulteriormente messo in luce una serie di valide opportunità – in termini di sostenibilità – che questo nuovo paradigma lavorativo riassume e che Regione Lazio intende valorizzare nelle sedi di lavoro, dove non solo le attività ma anche gli spazi divengono smart. Il benchmarking con il mondo delle aziende private mostra che anche nel contesto della PA gli spazi possono e devono rappresentare un ambiente innova­tivo, dove operare con flessibilità, in un clima di benessere organizzativo che impatta positivamente su tutti i compo­nenti dell’organizzazione e quindi sulla produttività. Spazi di lavoro concepiti come luoghi di integrazione, scambio e condivisione non solo tra colleghi appartenenti alla stessa Amministrazione ma anche tra dipendenti di molteplici realtà lavorative.

La Regione sta, infatti, investendo anche sugli spazi di la­voro, con l’apertura di una nuova sede riprogettata in ottica di smart office e desk sharing, coerente con il nuovo modo di lavorare. L’apertura del campus smart di Camporomano è una milestone significativa nel piano per la razionalizzazio­ne della logistica relativa alle sedi istituzionali della Giunta Regionale del Lazio.

Il ripensamento degli spazi è stato accompagnato da inizia­tive di change management e dalla creazione di un gruppo di change agent, composto sia dai dipendenti più motivati sia da quelli meno motivati al trasferimento per far emergere le possibili opportunità e criticità al trasferimento. A valle dell’emergenza è cambiato il punto di vista dei lavoratori che vedevano il possibile trasferimento verso la nuova sede più periferica come uno svantaggio, mentre ora è percepita come meno prioritaria l’assegnazione a una sede specifica anche in virtù del fatto che chiunque può decidere autonomamente in quale sede lavorare, ad eccezione delle divisioni vincolate a una specifica sede per l’erogazione dei servizi ai cittadini.

Anche al termine dell’emergenza non sarà possibile torna­re a lavorare come prima in quanto l’esperienza fatta nei mesi passati ha innescato un cambiamento culturale forte nell’organizzazione. La Regione provvederà quindi a colmare i gap in termini di organizzazione, competenze, dotazione e formazione per far sì che i dipendenti siano consapevoli e tutelati in termini di sicurezza e che per tutti sia possibile lavorare efficacemente indipendentemente dal luogo scelto (la sede, la propria abitazione o altri luoghi).

I BENEFICI

Già dalla sperimentazione dello Smart Working prima dell’emergenza Covid-19 sono stati riscontrati miglioramen­ti nell’organizzazione del lavoro, grazie all’aumento della collaborazione e della concentrazione e al focus sullo svol­gimento delle attività per obiettivi e risultati da raggiungere piuttosto che in base alla mera presenza fisica.

I profili tecnici (ingegneri, architetti, informatici) che ave­vano le competenze, la predisposizione e l’autonomia nel realizzare il proprio lavoro sono stati i più avvantaggiati dallo Smart Working.

Ogni settimana la Regione Lazio esegue monitoraggi dell’a­vanzamento delle attività che vengono confrontati con i risultati dell’anno precedente. Sono emersi dei picchi di attività nelle aree più tecniche in cui i dipendenti si sono sentiti liberati da vincoli e rigidità e hanno cominciato a pro­durre di più riuscendo a recuperare le attività arretrate che si accumulavano in ufficio. Molti altri lavoratori si sono resi disponibili a incrementare le loro attività, hanno apprezzato la maggiore autonomia e responsabilizzazione e valutato positivamente l’esperienza.

La prossima sfida per l’ente riguarda la formazione dei diri­genti e lo sviluppo di stili di leadership coerenti con lo Smart Working che rappresenterà il new normal per la Regione Lazio.