L’ORGANIZZAZIONE

L’Unione della Romagna Faentina nasce dal progetto – durato dal 2015 al 2018 – di riorganizzazione dei comuni di Faenza, Brisighella, Casola Valsenio, Castel Bolognese, Solarolo e Riolo Terme. Con questa decisione, tutte le funzioni e tutti i dipendenti dei sei comuni sono passati all’Unione, che conta oggi 521 lavoratori (tempi determinati ed indeterminati), mentre i comuni non hanno più dipendenti, ma solo amministratori, pur conservando personalità giuridica.

LE ESIGENZE

L’iniziativa di lavoro agile, denominata “6RF SMARTWORKING”, è stata avviata nella fase pre-pandemica per proporre ai dipendenti una modalità diversa di svolgere il proprio lavoro e per rendere l’ente più agile anche nella relazione con i cittadini. Con la pandemia il ricorso al lavoro agile è stato incrementato; tale modalità di lavoro ha soddisfatto sia i dipendenti dell’ente sia i cittadini tanto da essere mantenuta anche al termine del periodo emergenziale.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto è stato ideato nel 2017, con avvio effettivo nel 2018, per la volontà da parte del settore Organizzazione e Progetti strategici di cogliere lo stimolo di innovazione organizzativa fornita dalla Direttiva del Consiglio dei Ministri. Inizialmente il team di progetto era costituito da alcuni dipendenti del Servizio Personale e Organizzazione e Servizio Informatica per poi successivamente ampliarsi, coinvolgendo anche il Servizio Manutenzione e Progettazione Edifici e il Servizio Programmazione e Controllo. L’introduzione è stata preceduta dall’approvazione delle Linee Guida da parte della Giunta, dello schema di accordo individuale tra ente e dipendente, del modello di Progetto Specifico e di un documento relativo alla salute e sicurezza. Alla prima fase pilota del progetto – durata da gennaio 2018 a fine 2019 – hanno partecipato su base volontaria 15 dipendenti. Le iniziali difficoltà hanno riguardato soprattutto l’aspetto culturale, a causa della diffidenza dimostrata sia dai dirigenti che dai dipendenti, che non comprendevano le potenzialità e la possibile utilità del percorso intrapreso. Durante le ultime fasi della sperimentazione è stata avviata una prima ricognizione dei processi lavorabili a distanza, per capire come far evolvere il progetto che riprese da inizio 2020. Con lo scoppio della pandemia, l’organizzazione ha dovuto far evolvere il modo di lavorare in tempi molto rapidi e la sperimentazione condotta in precedenza ha agevolato l’Unione, sia da un punto organizzativo che di attuazione tecnica: dopo quattro settimane dall’inizio dell’emergenza, l’ente aveva attivato il lavoro agile per l’86% dei dipendenti con possibilità di lavoro a distanza. Successivamente è stata svolta una seconda ricognizione dei processi lavorabili a distanza, con un sensibile incremento delle attività registrate rispetto alla ricognizione precedente, a testimonianza del progressivo superamento delle diffidenze iniziali. Ad oggi gli smart worker dell’organizzazione sono 333 su un totale di 395 potenziali, ovvero con attività almeno in parte compatibile con il lavoro a distanza. I profili professionali coinvolti sono diversi, tra cui anche alcuni operativi che utilizzano la flessibilità dello Smart Working per effettuare attività di formazione a distanza. Tutti hanno sottoscritto un accordo individuale e definito un Progetto Specifico con il proprio dirigente di riferimento. L’ente ha supportato le persone nella definizione del proprio progetto attraverso la costruzione di un sistema in cui sono censiti tutti i processi lavorabili a distanza e la creazione di un workflow che facilitasse la stesura di progetti uniformi e permettesse una più rapida approvazione da parte del dirigente attraverso la firma digitale. Le attuali policy, in coerenza con quanto definito dal Ministero della PA, prevedono la presenza in sede per almeno il 50% dell’orario di lavoro settimanale. In ogni giornata di lavoro da remoto il lavoratore deve essere a disposizione per le comunicazioni di servizio nei periodi concordati con il dirigente. Durante le giornate di lavoro a distanza non è prevista la possibilità di configurare prestazioni aggiuntive, straordinari notturni o festivi, né permessi brevi o altri istituti che prevedano la riduzione dell’orario di lavoro. Inoltre, in caso di fermi superiori alle 24 ore per cause strutturali, è facoltà dell’Amministrazione richiedere il temporaneo rientro del dipendente presso la sede di lavoro. Ad oggi le persone utilizzano mediamente 5 giorni al mese di lavoro da remoto. L’ente inoltre usufruisce di una piattaforma per la distribuzione di applicativi e desktop virtuale, a cui i dipendenti possono accedere lavorando con diversi dispositivi da qualunque località. A questo si aggiunge l’attenzione per il tema della sicurezza dei dati; dal 2017 l’Unione ha adottato strumenti di accesso sicuro, implementando un meccanismo di autenticazione multilivello. Nel corso del 2020 sono state acquistate attrezzature informatiche a supporto anche delle attività dei dipendenti in sede, come PC portatili e monitor dotati di webcam e microfono. Per quanto riguarda gli spazi di lavoro, nella fase iniziale del progetto sono stati attivati ambienti di co-working presso alcune sedi dell’Unione (Castel Bolognese, Solarolo e Riolo Terme), così da consentire ad alcuni dipendenti di lavorare da sedi diverse rispetto a quella di centrale di Faenza per alcuni giorni a settimana. Inoltre, L’Unione sta valutando la possibilità di attivare soluzioni co-working a Faenza (nell’ambito del progetto VeLA, coordinato a livello regionale). Il passaggio allo Smart Working ha richiesto soprattutto un cambiamento a livello culturale sia da parte dei dipendenti che da parte dei manager. I primi corsi di formazione – tenuti nel periodo di sperimentazione – hanno coinvolto Dirigenti e Capi Servizio, accompagnando il cambiamento organizzativo. L’accelerazione causata dalla pandemia ha poi spinto l’ente all’erogazione di nuovi corsi per consolidare il lavoro agile: i webinar hanno toccato diversi argomenti, come la gestione del tempo, del cambiamento, l’utilizzo degli applicativi da remoto. Al fine di accompagnare i dipendenti sono stati attivati gli “smart agents”: figure riconosciute sia dai Dirigenti che dai lavoratori, con adeguate competenze digitali, che hanno il compito di aiutare i colleghi a conoscere gli strumenti tecnologici e le regole dello Smart Working. Congiuntamente, sono state attivate diverse iniziative di comunicazione relative allo Smart Working, diffondendo le Linee Guida, l’opuscolo di sicurezza, alcuni articoli e pillole di lavoro agile per supportare i lavoratori.

I BENEFICI

Il progetto di lavoro agile ha dato un forte impulso all’evoluzione digitale dei servizi al cittadino e questo ha portato a una maggiore efficienza, riducendo i tempi di erogazione degli stessi. I prossimi passi dell’iniziativa prevedono un consolidamento attraverso una nuova ricognizione dei processi lavorabili da casa, oltre che un miglioramento degli spazi (attraverso soluzioni di co-working e l’eliminazione di scrivanie fisse) e della dotazione tecnologica.