L’iniziativa di Smart Working in Biogen

L’AZIENDA

Biogen è un’azienda globale leader nel settore delle biotecnologie e pioniera di numerose innovazioni medico-scientifiche nelle aree della neurologia, immunologia e malattie rare. L’azienda, in Italia, conta attualmente 95 dipendenti, di cui 54 impiegati presso la sede di Milano nelle funzioni di staff e responsabili della strategia aziendale. A questi si affianca un personale di territorio composto da 41 persone che opera su tutto il territorio nazionale e che svolge ruoli di carattere medico-scientifico e di accesso ai farmaci.

LE ESIGENZE

La necessità di introdurre nuove forme di flessibilità era emersa sia dalla Funzione HR, sia direttamente dai dipendenti stessi di Biogen, che nel 2013 hanno richiesto modalità di lavoro più concilianti rispetto alle esigenze personali e familiari e quelle lavorative.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Il progetto di Smart Working in Biogen è stato avviato nel 2013 come iniziativa aziendale in aggiunta alla flessibilità oraria. Questa prima fase prevedeva una modalità settimanale che consentiva di lavorare due giorni da remoto e tre in presenza, con una fascia oraria flessibile: ingresso tra le 7:30 e le 10:30, uscita tra le 16:30 e le 19:30.

A partire dal 2014, con l’introduzione del programma B4You, un gruppo trasversale a tutte le funzioni aziendali, coordinato da HR e nato per favorire un ascolto reciproco e costante tra i collaboratori ed il management aziendale, sono stati introdotti anche permessi aggiuntivi rispetto a quanto stabilito dal CCNL, per esempio permessi speciali per le attività di caregiving, un permesso retribuito da utilizzare il giorno del proprio compleanno, oppure le “Summer and Christmas Hours”, ossia permessi retribuiti da utilizzare il venerdì nei periodi estivi e natalizi.

Inoltre, l’azienda a livello globale offre ulteriori giorni di chiusura, dopo periodi di particolarmente intensi a livello lavorativo. Queste giornate sono denominate “Wellness Week” o “Wellness day” a seconda della durata.

A seguito dell’esperienza di lavoro full remote durante la pandemia, il modello è stato rivisto e adeguato. Oggi, l’iniziativa di Smart Working è estesa a tutto il personale della sede di Milano, poiché chi opera sul territorio godeva già, per sua natura, della flessibilità. La pianificazione dei giorni di lavoro da remoto è passata da una cadenza settimanale a una mensile, per offrire maggiore flessibilità. L’azienda richiede attualmente almeno 10 giorni di presenza ogni mese, aumentati rispetto ai 6 inizialmente previsti dopo la fine del periodo pandemico, con l’obiettivo di dare egual peso e valore alla flessibilità e alla coltivazione delle relazioni umane tra colleghi in ufficio. Questi 10 giorni vengono ridimensionati in caso di assenze del collaboratore (es. ferie, malattia etc.). Le giornate di trasferta vengono conteggiate come giorni di presenza poiché rispondono all’obiettivo di favorire le relazioni con colleghi o clienti. La pianificazione dei giorni in presenza non è formale, può essere svolta autonomamente ma viene concordata con il proprio manager e il team di lavoro. Per ragioni di sicurezza, nei giorni in ufficio è richiesta timbratura, mentre per le giornate da remoto non sono previste timbrature.

In casi eccezionali in cui non sia possibile garantire la presenza minima di 10 giorni al mese, il lavoratore deve notificare la circostanza al manager ed HR che ne valutano e approvano l’eventuale deroga.

Lo Smart Working può essere svolto da qualsiasi luogo in Italia che garantisca la riservatezza; inoltre, è consentito lavorare, laddove necessario, fino ad un massimo di 10 giorni all’anno in un Paese estero in cui è presente una sede Biogen, previa notifica alla funzione HR.

Ai dipendenti sono riconosciuti i buoni pasto anche durante le giornate di lavoro da remoto.
Il monitoraggio sull’utilizzo dello Smart Working conferma che le persone operano da remoto per circa la metà delle giornate lavorative, coerentemente rispetto alle policy aziendali, e fanno buon uso della flessibilità prevista.

Per supportare efficacemente il modello di lavoro flessibile, tutti i dipendenti sono stati dotati di laptop, tablet e cellulare aziendale. Per la collaborazione e la gestione dei gruppi di lavoro, sono stati adottati strumenti cloud e di comunicazione digitale. Anche a seguito della pandemia è stato organizzato un piano formativo per migliorare le competenze digitali e assicurare la piena autonomia tecnologica dei lavoratori.

L’azienda ha anche adeguato i propri spazi di lavoro. Gli uffici aziendali sono stati riprogettati tra il 2021 e il 2022, con l’obiettivo di incentivare la collaborazione, la socializzazione e il networking spontaneo. Dagli originari due piani si è passati ad un unico piano. Gli ambienti sono stati resi più accoglienti e funzionali facendo diventare le postazioni di lavoro libere e tramite introduzione di alcuni standing desk. È stata inoltre creata una wellness room attrezzata per l’allenamento dell’energia fisica, mentale ed emotiva (area con tapis roulant, pesi, strumenti per il pilates, servizio di book crossing, divano e poltrona) ed inoltre è stata effettuata una revisione delle sale riunioni e il refresh della cucina condivisa. Per stimolare la socializzazione, al rientro dal periodo pandemico, era stata creata una bacheca in cui le persone potevano proporre delle attività extra-lavorative.  Grazie a questo strumento, molte persone entrate in azienda durante la fase pandemica hanno potuto conoscere più facilmente gli altri colleghi.

Fin dall’introduzione dello Smart Working, sono state sviluppate nuove modalità di collaborazione e stili di leadership. Dopo la pandemia, l’azienda ha riflettuto sul significato della presenza fisica e sulle attività che apportano reale valore quando svolte in ufficio. La presenza in ufficio viene valorizzata attraverso l’organizzazione di iniziative e attività extra-lavorative. I manager sono invitati a promuovere momenti dove la presenza porta valore aggiunto, come riunioni di staff o team building, favorendo così l’interazione tra colleghi. Con l’entrata in vigore della nuova policy, sono stati organizzate sessioni live di Q&A per illustrare in modo dettagliato le nuove regole e le modalità operative. Particolare attenzione è stata dedicata all’inserimento e all’integrazione dei nuovi assunti, un aspetto che si è rivelato più complesso durante la pandemia. Le nuove routine legate allo Smart Working si sono progressivamente integrate nella quotidianità aziendale, evolvendosi in modo naturale e trovando nel tempo una buona accoglienza.

I BENEFICI

Il modello di Smart Working attivato in Biogen ha avuto benefici significativi sull’engagement delle persone e ciò ha causato impatti positivi anche sul livello di produttività. Le survey erogate internamente hanno evidenziato un elevato livello di soddisfazione e di motivazione grazie all’autonomia e alla flessibilità offerte. La possibilità di lavorare secondo modelli flessibili rappresenta un elemento centrale nei percorsi di talent acquisition, migliorando l’attrattività dell’azienda nei confronti dei nuovi talenti, oltre che un importante strumento di fidelizzazione del personale.