L’OSPEDALE

Il Nuovo Ospedale Civile di Sassuolo nasce nel 2005 dalla fusione tra il vecchio Ospedale Civile e la casa di cura Villa Fiorita. Punto di riferimento per tutta l’area Sud della provincia di Modena, la struttura dispone di 250 posti letto, impiega 800 persone e serve 110 mila cittadi­ni residenti nei comuni del distretto sanitario di Sassuo­lo.  

L’ESIGENZA  

L’avvento dell’emergenza Covid ha causato la sospensio­ne delle visite ambulatoriali per un periodo di circa due mesi, portando ad accumulare circa 18.000 prestazioni sospese. Terminato il periodo di sospensione delle visite, l’ospedale si è trovato ad affrontare la duplice sfida di re­cuperare velocemente le prestazioni in sospeso e gestire la domanda di nuove prestazioni, garantendo, allo stesso tempo, il rispetto delle nuove regole di sicurezza per evi­tare assembranti all’interno delle sale d’attesa.  

IL PROGETTO E LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA  

Da queste premesse è nato il progetto di governo dei servizi ambulatoriali nella fase post Covid, che vede la collaborazione dell’Ospedale di Sassuolo e di Artexe per la creazione di un pannello per monitorare gli assembra­menti nelle sale di attesa.  Durante la prima fase del progetto è stata condotta un’a­nalisi dei dati e delle informazioni disponibili, quali le prenotazioni esistenti, lo storico degli accessi, le agende di prenotazione, la durata delle visite, gli ambulatori utilizzati e gli spazi di attesa coinvolti. Queste informa­zioni sono state analizzate utilizzando una piattaforma di data analytics che ha permesso di evidenziare le cri­ticità presenti nel precedente modello organizzativo e di sviluppare, in seguito, un supporto dinamico capace di aggiornarsi di continuo acquisendo in tempo reale le nuove informazioni (ad esempio, acquisendo direttamen­te i dati sulle prenotazioni, sia dal CUP provinciale sia da agende interne alla struttura). In base alle prenotazioni effettuate dai pazienti, il sistema stima il numero delle persone che saranno presenti nelle sale di attesa dell’o­spedale, valutando il grado di assembramento e fornendo una rappresentazione grafica dell’andamento giornaliero.  Il sistema implementato ha dato la possibilità di effet­tuare delle simulazioni e di elaborare strategie specifiche per ridurre gli assembramenti. È emerso chiaramente che spostando la posizione di alcuni ambulatori o sfalsando di alcuni minuti gli appuntamenti di ambulatori adiacen­ti era possibile ottenere dei benefici.  Da un punto di vista organizzativo, il progetto ha coin­volto diversi attori nelle sue diverse fasi: la Direzione Sanitaria, il responsabile della prenotazione attività specialistiche (CIP), il referente del Distretto Sanitario (AUSL), il responsabile della logistica interna, il respon­sabile del Servizio Area Tecnica (SAT), il riferimento dell’area Comunicazione, il Controllo di Gestione e il Servizio Informativo Aziendale.  

I RISULTATI  

L’adozione di questo sistema ha permesso all’ospedale di Sassuolo di recuperare le visite in sospeso in tempi ristretti e di ottimizzare gli accessi alle sale d’attesa. Il controllo in loco degli assembramenti da parte di ope­ratori addetti ha permesso di validare i dati previsti dal modello, confermandone le potenzialità.  

GLI SVILUPPI FUTURI  

L’ospedale intende continuare a sviluppare in futuro algoritmi previsionali, anche basati su tecniche di In­telligenza Artificiale, in grado di fornire con continuità e in tempo reale previsioni sull’orario in cui ciascuna prestazione verrà erogata. L’obiettivo sarà sviluppare un nuovo paradigma di accoglienza nelle strutture sanitarie che garantirà il rispetto del distanziamento, migliorando l’efficienza del sistema. In un’ottica di lungo periodo, per gli ambulatori che possono avere un utilizzo polispecia­listico oppure tra i vari ambulatori mono-specialistici, si cercherà di passare ad una configurazione a gestione centralizzata, organizzata in base alle richieste in essere. Si tenderà a un modello in cui la visita sarà prenotata per un determinato giorno e orario, mentre il luogo di ero­gazione all’interno dell’ospedale potrà variare a secon­da delle necessità: paziente e medico riceveranno una notifica del luogo in cui verrà predisposto l’ambulatorio. In alcuni reparti questo è già possibile, grazie agli inve­stimenti fatti per rinnovare la rete Wi-Fi dell’ospedale, che ha permesso, inoltre di implementare innovative tecnologie di telemetria e tracciabilità.