“Aidee”, l’agente AI di Chiesi per un HR sempre a portata di mano

Azienda

Chiesi Farmaceutici è un gruppo che opera nel settore biofarmaceutico con sede a Parma nato nel 1935. Il Gruppo è attivo in tre aree terapeutiche principali: AIR, dedicata alle malattie respiratorie, RARE, focalizzata su malattie rare e ultra-rare, e CARE, relativa alle cure specialistiche e alla neonatologia. Con un fatturato superiore ai 3 miliardi di euro, opera attraverso 8.000 collaboratori in 31 filiali commerciali e distribuisce i propri prodotti in oltre 100 Paesi.

Esigenza

Nel corso dell’espansione internazionale di Chiesi, l’azienda ha accumulato un patrimonio informativo enorme su processi, policy, FAQ e materiali di supporto HR. Tuttavia, questa ricchezza informativa era frammentata e distribuita su molteplici repository, portali e documenti, spesso duplicati e non sempre aggiornati. Questo rendeva difficile per collaboratori, manager e team HR orientarsi tra i contenuti disponibili, reperire rapidamente le informazioni corrette e distinguere con chiarezza ciò che aveva validità globale da ciò che invece era locale o specifico per singola country.

Il risultato era una doppia inefficienza: da un lato, i dipendenti faticavano a trovare in autonomia risposte affidabili, spesso restando nell’ignoranza o rivolgendosi al Team HR. Dall’altro, la Funzione HR era sovraccaricata da domande ripetitive che inevitabilmente sottraevano tempo ed energie ad attività di maggiore valore strategico.

La Direzione HR ha manifestato dunque la necessità di ripensare il modo in cui la conoscenza viene prodotta, governata e fruita, nell’ottica di facilitare l’accesso in autonomia a queste informazioni.

Progetto

Per rispondere a queste esigenze, Chiesi ha avviato nel 2024 il progetto “Road to Agentic HR”.

Il primo passo è stato costruire un sistema centralizzato di gestione della conoscenza sui processi HR: un insieme di regole, ruoli, responsabilità, standard qualitativi e cicli di revisione che garantissero ordine, aggiornamento e affidabilità delle informazioni nel tempo. Su queste basi è stata creata la piattaforma “People Hub”: un sito web interno che raccoglie in un unico punto di accesso tutte le informazioni di carattere HR. La piattaforma è suddivisa in diverse pagine web, inerenti ai diversi processi globali.

In una prima fase, il People Hub ha raccolto le informazioni relative ai processi HR globali, come onboarding, gestione delle performance, formazione e sviluppo, con l’obiettivo di fornire a tutta la popolazione aziendale un luogo riconoscibile in cui trovare tutto ciò che si applica indistintamente ai dipendenti del Gruppo.   

Una volta centralizzata la base di conoscenza globale, Chiesi ha iniziato a ragionare su come facilitare ulteriormente l’accesso a queste informazioni. La risposta è stata l’introduzione di “Aidee”: acronimo che sta per “Artificial Intelligence designed to Empower Employees”. Aidee è un agente AI sviluppato internamente dal Team Global People Tech & Data Insights di Chiesi ed è integrato nativamente nelle pagine del People Hub. L’agente è stato collegato a contenuti validati e continuamente aggiornati, così da fornire risposte coerenti, affidabili e contestualizzate. All’interno dei singoli siti, il dipendente può sia navigare i contenuti sia interrogare direttamente Aidee per ottenere indicazioni su processi, scadenze, ruoli e azioni richieste. Il sistema riconosce l’argomento e la base di conoscenza da cui attingere: un collaboratore che chiede informazioni all’agente AI nella pagina legata al processo di onboarding, ad esempio, riceve da Aidee una risposta recuperata direttamente da quella sezione del People Hub, limitando dunque la base di conoscenza da cui attingere e permettendo di ricevere una risposta più precisa alla richiesta.

Per mantenere aggiornate e attuali (e quindi affidabili) le risposte di Aidee, è stato progettato anche un sistema di governance delle informazioni presenti nelle basi di conoscenza di ciascuna area da cui l’agente AI attinge per rispondere alle domande delle persone. L’aggiornamento dei contenuti viene fatto su base trimestrale e la responsabilità delle modifiche è in capo ai responsabili di processo: la persona a capo del processo di selezione si occupa di aggiornare le informazioni relative a quelle attività, così come chi gestisce la formazione e, analogamente, i collaboratori che gestiscono altri processi HR. L’aggiornamento si basa sia sulle modifiche inerenti al progetto, sia sui riscontri ricevuti dagli utenti tramite il sistema di feedback implementato in People Hub, con cui è possibile segnalare imprecisioni o malfunzionamenti tramite un form online. In parallelo, il progetto ha introdotto nuovi ruoli organizzativi dedicati: in particolare, la figura dell’HR Knowledge Architect, con responsabilità sull’architettura dei contenuti, sul monitoraggio della qualità informativa e sulla gestione del processo di aggiornamento della base di conoscenza che alimenta l’agente AI.

IL roll-out del progetto è stato supervisionato da un comitato aziendale dedicato, denominato “AI Vertical Committee”, composto da rappresentanti di diverse funzioni aziendali, tra cui HR, IT e Legal. Il comitato nasce con l’obiettivo di garantire una gestione trasparente e responsabile dei progetti AI e preservare la sicurezza dei dati personali: nell’utilizzo di queste informazioni, è fondamentale che l’organizzazione sia in grado di tracciare e documentare l’intero flusso del dato, dalla fonte di estrazione fino alla sua destinazione finale.

Per guidare le persone nell’adozione dello strumento sono stati progettati dei brevi video formativi, focalizzati su contenuti pratici legati ad Aidee. Analogamente, sono state portate avanti attività di comunicazione interna con messaggi focalizzati su casi d’uso concreti. La campagna di comunicazione, tuttora in corso, si è basata su un ampio range di iniziative target: banchetti informativi nelle aree di aggregazione dell’azienda, post sulla Community del Gruppo, eventi live e altro ancora.

Risultati

Ad oggi, il People Hub è diventato il sito più visitato dell’intranet aziendale. In 30 giorni registra circa 80.000 visualizzazioni e 2.500 visitatori unici, dato particolarmente significativo rispetto a una popolazione di circa 8.000 collaboratori.

Risultati interessanti emergono anche dalla fruizione di Aidee che, nei primi mesi del 2026, risulta già applicato a quattro realtà locali (UK, US, Italia e Spagna). In particolare in Italia, a tre mesi dal lancio, l’agente AI registra circa 200 interazioni a settimana, pari a circa il 10% della popolazione aziendale italiana che lo utilizza su base quotidiana. Le evidenze qualitative raccolte tramite interviste agli owner confermano una riduzione delle domande ricorrenti rivolte alla funzione HR, nonostante sia chiaro per il Gruppo Chiesi che servirà ancora tempo per stimare realisticamente impatti sul ROI che in ogni caso suggeriscono già esiti promettenti.

Sul piano organizzativo, la creazione del People Hub e di Aidee è avvenuta contestualmente all’ introduzione di un nuovo modello di gestione della conoscenza sui processi HR, con responsabilità formalizzate e meccanismi di revisione periodica. Il progetto ha ridefinito infatti il ruolo stesso del team HR: da una funzione prevalentemente operativa e reattiva, chiamata a rispondere alle richieste puntuali dei dipendenti, verso un ruolo più strategico e proattivo, supportato da una responsabilità diretta sulla qualità e l’aggiornamento della conoscenza organizzativa.

Sviluppi futuri

Il progetto proseguirà innanzitutto con l’implementazione di Aidee per l’accesso alle informazioni di tutte le filiali. Parallelamente, è prevista l’integrazione dell’agente AI anche negli ambienti di lavoro quotidiano delle persone, come la piattaforma di messaggistica istantanea già adottata dal Gruppo. Questo permetterà di interagire con Aidee da ogni piattaforma del Gruppo.

Un ulteriore sviluppo riguarda infine l’integrazione di Aidee con il software HCM per la gestione delle risorse umane adottato dall’azienda, attualmente in lavorazione. Questa evoluzione consentirà all’agente di contestualizzare ulteriormente le risposte sulla base di elementi organizzativi e di profilo del dipendente, come l’unità aziendale di appartenenza, il livello di seniority e il ruolo ricoperto, aprendo la strada a un supporto sempre più personalizzato. L’obiettivo è passare progressivamente da un’intelligenza artificiale prevalentemente informativa a uno strumento capace anche di accompagnare l’esecuzione di azioni HR in ottica proattiva, ad esempio suggerendo iniziative coerenti con il profilo e il percorso del collaboratore. Secondo il Gruppo HR di Chiesi, queste sono le fondamenta verso una funzione HR Agentica sempre più vicina alle persone.