L’AZIENDA  

Enel è una società multinazionale e leader integrato dei mercati mondiali di elettricità, gas e rinnovabili. Maggiore utility europea per EBITDA ordinario, il Gruppo è presente in oltre 30 paesi nel mondo e produce energia con una capacità installata di oltre 83 GW. Enel distribuisce elettricità tramite una rete di oltre 2,2 milioni di chilometri e, con circa 74 mi­lioni di clienti aziendali e domestici a livello mondiale, vanta la più grande base clienti fra i concorrenti europei. La sua business line per le rinnovabili, Enel Green Power, è il più grande operatore privato al mondo nel campo delle energie rinnovabili, con oltre 47 GW di capacità eolica, solare, geo­termica e idroelettrica installata in Europa, Americhe, Africa, Asia e Oceania.  

L’ESIGENZA  

Le diverse società del Gruppo avevano consolidato negli anni esigenze fiscali specifiche e modalità di fatturazione con formati e sistemi differenti, in particolare nei mercati regolati e in quelli finalizzati alla vendita al consumatore finale. Grazie all’obbligo di fatturazione elettronica tra privati – entrato in vigore dal 1° gennaio 2019 – si è stati indirizzati verso l’adozione di un tracciato unico e di un unico processo di formazione e gestione definito dalle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Enel aveva già adottato la fatturazione elettronica dal 2009, quindi ben prima dell’obbligo normativo, ma grazie a questa novità normativa si sono create le condizioni per uni­formare i processi di fatturazione e le procedure di com­pliance fiscale, in particolare relative al perimetro IVA. Le diverse aziende del Gruppo sono state quindi spinte verso l’adozione di un’unica procedura standard con l’obiettivo, di continuare ad alimentare la partnership digitale con i propri fornitori e clienti. In particolare, l’omogeneizza­zione e la digitalizzazione del ciclo dell’ordine consento­no la partecipazione del fornitore a un percorso digitale. Secondo i referenti intervistati, “la fatturazione elettro­nica digitale è considerata la cornucopia dei dati gestio­nali in cui inserire quegli elementi chiave che fanno da collante tra il processo di procurement, l’accettazione di beni e servizi, il sistema del fornitore per arrivare infine ai pagamenti”. La fattura è, quindi, non solo un documen­to di natura fiscale, ma il crocevia di tutto il ciclo dell’or­dine attraverso una piattaforma web, definita da Enel e messa a disposizione dei propri fornitori, nella quale sono condivise tutte le informazioni gestionali ed ammi­nistrative dell’ordine.

IL PROGETTO  

Enel ha quindi deciso di fare un ulteriore passo avanti verso la standardizzazione e la digitalizzazione del processo di fatturazione, cogliendo l’opportunità, tramite la guida e la regia della funzione Amministrazione, Finanza e Controllo, di creare una conoscenza diffusa e trasversale all’organizza­zione relativamente agli aspetti tecnico-normativi di carat­tere amministrativo e fiscale, declinandoli in modo puntuale nei processi e nei sistemi delle diverse società del Gruppo. Per fare questo, ha aderito al Gruppo IVA (il regime opziona­le per l’istituzione di un unico e autonomo soggetto passivo IVA), coinvolgendo ben 52 aziende all’interno del perimetro societario che, con tale istituto, acquistano un’unica identità IVA, con un’unica Partita IVA valida per tutte le società par­tecipanti, da utilizzarsi per tutti gli adempimenti contabili e dichiarativi in materia di IVA delle società del Gruppo.  Il progetto, avviato a febbraio 2020, ha coinvolto circa 200 risorse, di cui il 50% afferente a partner tecnologici, ed è stato gestito quasi totalmente da remoto durante il periodo dell’emergenza sanitaria.  Le prime fasi del progetto sono state dedicate all’analisi de­gli aspetti normativo-fiscali delle diverse realtà del gruppo e alla pianificazione di dettaglio delle attività di adeguamento, al fine di rispettare i vincoli temporali imposti dall’Agenzia delle Entrate per l’adesione al Gruppo IVA, che prevedevano il termine del 30 settembre 2020 per la presentazione della domanda telematica ai fini dell’adesione al nuovo istituto a partire dal 1° gennaio 2021.  Un aspetto propedeutico importante è stato costituito dalla definizione del perimetro delle società del Gruppo, coinvolte nel progetto e nella modifica dei processi e sistemi di fat­turazione, attraverso la verifica dell’esistenza del controllo maggioritario diretto o indiretto da parte della Capogruppo.  La successiva definizione dei requisiti di business ha riguar­dato i criteri di standardizzazione della codifica informatica dei dati contabili e fiscali, la gestione dei rapporti intercompany non più rilevanti ai fini IVA, la modifica delle clausole contrattuali, la definizione di una gestione omogenea dei co­dici IVA per tutte le 52 società coinvolte sfruttando la spinta proveniente dall’obbligo di fatturazione elettronica e dalle nuove specifiche tecniche in vigore dal 1° gennaio 2021.  In seguito, il progetto è entrato nella fase più complessa finalizzata al disegno della soluzione tecnica basata su una customizzazione dell’ERP aziendale, progettata e sviluppata in modo fortemente integrato con i fornitori e, grazie alle conoscenze e alla capacità innovativa presenti all’inter­no dell’azienda, senza bisogno di utilizzare le piattaforme esistenti sul mercato che si sarebbero dovute integrare con i sistemi Enel. Questo ha previsto la creazione di un Data Lake IVA, un unico database condiviso tra le società del gruppo, in cui informazioni amministrative e fiscali vengono consolida­te mensilmente. Bisogna tenere presente che tale soluzione tecnica deve garantire la sincronizzazione dei dati che afflui­scono dalle varie società al fine di liquidare l’IVA consolidata entro il 16 del mese successivo rispetto a quello di compe­tenza e la gestione unica dei registri e degli adempimenti fiscali previsti. Tale base dai include circa 187 milioni di fatture attive e circa 6,3 milioni di fatture passive. Secondo i referenti “la buona riuscita del progetto è stata possibile solo unendo tecnologia, competenza e creatività”.  In modo trasversale, è stato portato avanti anche un piano di comunicazione ad hoc nei confronti dei partner commer­ciali (fornitori e clienti), attraverso i diversi canali (web, lettere, e-mail, ecc.) con il quale sono stati informati sugli impatti che il Gruppo IVA comporterà sul contenuto delle anagrafiche, sulle modalità di fatturazione e di pagamento. Nello specifico, sono stati informati circa 22.000 fornitori e circa 2.000.000 di clienti. Il piano di comunicazione è stato suggellato con il webinar, rivolto a circa 3.500 fornitori, e realizzato il 17 dicembre 2020, organizzato da Amministra­zione d’intesa con il Procurement.  Al piano di comunicazione esterno, si è affiancato un piano formativo/informativo interno che ha consentito di allineare tutte le risorse sullo stesso livello di conoscenza dei processi e di rispettare la pianificazione e l’avanzamento del proget­to.  

I RISULTATI  

L’adesione al Gruppo IVA ha portato alle 52 società coinvolte benefici su più livelli.  

Impatti finanziari ed economici  

L’ottimizzazione e l’efficientamento dei processi di fattura­zione e delle modalità di liquidazione dell’IVA grazie all’e­liminazione del regime dello split payment e delle fatture intercompany sono dirette conseguenze dell’adesione al Gruppo IVA.  Un ulteriore beneficio è la possibile riduzione dell’importo di IVA indetraibile per le società del Gruppo che effettuano prevalentemente attività finanziarie.

Impatti organizzativi  

Lo sviluppo di una soluzione tecnologica specifica per il caso di Enel ha abilitato il consolidamento dei dati fiscali, come l’imponibile IVA e il regime fiscale dell’operazione, trami­te una codifica comune e l’aggiornamento continuo delle informazioni nel Data Lake condiviso che prevede anche una visione unitaria dei registri e degli adempimenti tributari.  Più in generale, l’intera struttura organizzativa è stata ripen­sata in ottica di standardizzazione del processo di fattura­zione e di condivisione integrata delle informazioni fiscali e amministrative.  In aggiunta, la gestione del progetto interamente da remoto ha avuto un impatto positivo sulle performance delle risor­se, grazie alla maggiore flessibilità di organizzazione dei momenti di allineamento e all’utilizzo di strumenti digitali che hanno reso le informazioni operative e i contenuti delle riunioni sempre disponibili per tutte le risorse coinvolte.

Impatti fiscali  

Il Gruppo Enel potrà trarre benefici amministrativi e organiz­zativi connessi alla riduzione di molti degli adempimenti for­mali IVA che saranno concentrati presso la società responsa­bile del Gruppo IVA (Enel), così consentendo il conseguimento di effettive economie di scala derivanti dall’abbattimento degli oneri di compliance (fatturazione, annotazione, dichia­razione, trasmissione all’Agenzia delle Entrate).  A titolo di esempio, la semplificazione delle 52 dichiarazioni IVA iniziali, consolidate in un’unica dichiarazione, renderà più efficiente il processo dichiarativo ai fini IVA.  Inoltre, esistono altri 2 effetti importanti:  

• viene meno il regime dello split payment;
• se nel Gruppo c’è una società in Cooperative Compliance, tutte le società aderenti al Gruppo IVA maturano i re­quisiti per un ingresso graduale e progressivo nel regime di Adempimento Collaborativo. Tale istituto consente di gestire ex ante il rischio fiscale tramite un rapporto di fiducia tra l’Amministrazione Finanziaria e l’impresa, ba­sato sulla trasparenza e sulla condivisione continua delle informazioni fiscali. L’accesso a questo regime presenta dei vincoli stringenti, tra cui un volume annuo di affari o di ricavi non inferiore a dieci miliardi di euro, soglia che non sarebbe stata raggiunta singolarmente da alcune so­cietà del gruppo Enel al di fuori del regime di Gruppo IVA.

GLI SVILUPPI FUTURI  

A livello organizzativo, la creazione di un Gruppo di Lavoro interdisciplinare per la gestione dell’unica identità IVA con­sentirà, anche dopo il Go-Live del nuovo processo previsto a gennaio 2021, l’aggiornamento periodico sulla normativa attraverso la continua integrazione delle diverse realtà del Gruppo. I benefici verranno, quindi, capitalizzati in modo trasversale all’organizzazione, grazie al cambiamento intro­dotto a livello tecnologico e organizzativo.  Inoltre, la valorizzazione dei dati raccolti dalle fatture e con­solidati nel Data Lake condiviso potrebbe declinarsi anche in ottica di efficientamento dei processi, attraverso l’automa­zione dei controlli inerenti la Compliance IVA.  Maggiormente proiettata sul lungo periodo è, invece, l’idea di una completa compliance fiscale abilitata dagli strumen­ti digitali sviluppati nell’ambito di questo progetto in un contesto di piena trasparenza e collaborazione con l’Ammi­nistrazione Finanziaria.