Il progetto di Smart Working in Maggioli SpA

L’AZIENDA

Maggioli SPA è un’azienda specializzata nella fornitura di software a supporto delle Pubbliche Amministrazioni per la gestione dei servizi al cittadino e dell’ente, nonché nella realizzazione di prodotti editoriali normativi dedicati ai liberi professionisti. Fondata nel 1905 a Santarcangelo di Romagna, si è progressivamente sviluppata in Italia e all’estero raggiungendo la Spagna, la Grecia e il Belgio, dando vita al Gruppo Maggioli attraverso acquisizioni e partnership. Oggi Maggioli SPA conta 1.800 dipendenti, mentre il Gruppo arriva a oltre 3.500 collaboratori.

LE ESIGENZE

L’esperienza di lavoro da remoto “forzato” durante la pandemia ha posto l’azienda di fronte a una nuova sfida: sviluppare un nuovo modello di Smart Working che permettesse di valorizzare la presenza in ufficio, senza rinunciare ai benefici della flessibilità.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Prima del 2020, il lavoro da remoto in Maggioli era limitato solo ad alcuni telelavoristi. L’arrivo della pandemia, ha costretto l’azienda a una trasformazione rapida e necessaria per garantire la continuità operativa: l’attivazione su larga scala del lavoro da remoto. Terminata l’emergenza, anziché tornare al passato, l’organizzazione ha scelto di capitalizzare il know how acquisito riconoscendo i potenziali benefici di un nuovo approccio al lavoro. Dopo un’iniziale fase di sperimentazione, infatti, Maggioli ha adottato un nuovo modello di Lavoro Ibrido basato su quattro pilastri: policy, tecnologia, spazi fisici e formazione.

La policy aziendale, applicata a tutti i dipendenti che hanno siglato un accordo individuale, prevede fino a tre giorni di lavoro da remoto a settimana, non cumulabili in caso di mancato utilizzo.

Allo stesso tempo, la Policy lascia ai manager un’ampia autonomia nella gestione delle richieste dei collaboratori, consentendo loro di incrementare le giornate di lavoro da remoto in base alle proprie valutazioni e alle necessità del team. Per facilitare il coordinamento, le giornate di lavoro a distanza vengono concordate con il proprio manager, e ogni gruppo stabilisce un giorno fisso di presenza in sede. Non sono stati posti vincoli sul luogo da cui lavorare, purché siano garantiti la riservatezza e la sicurezza dei dati. In ottica di totale flessibilità è stata prevista la possibilità di lavorare da remoto anche dall’estero, fino a 5 giorni all’anno, e per le giornate lavorate da remoto non è richiesta la timbratura.

Un altro elemento distintivo del progetto è la flessibilità oraria che permette l’inizio della giornata lavorativa tra le 7.30 e le 9.30 e una gestione flessibile della pausa pranzo, di durata variabile da 30 a 90 minuti, con conseguente modifica dell’orario di uscita.

Per bilanciare la flessibilità con le esigenze di collaborazione tra colleghi, sono state condivise delle linee guida, che raccomandano, laddove possibile, di non fissare le riunioni prima delle 9.00, tra le 13.00 e le 14.30, e dopo le 17.00.

Per sostenere il nuovo modello di lavoro ibrido, Maggioli ha investito in un’infrastruttura tecnologica che garantisse a ogni dipendente la stessa esperienza di lavoro, indipendentemente dalla sua posizione.

L’azienda ha dotato i dipendenti di PC portatili e smartphone aziendali per operare in mobilità, inoltre, ha messo a disposizione un secondo monitor a chiunque ne facesse richiesta. L’adozione del cloud ha reso i file accessibili da remoto, mentre l’introduzione di software di collaboration e softphone ha facilitato la comunicazione e la gestione dei progetti.

L’introduzione del Lavoro Ibrido è stata accompagnata da una riprogettazione degli spazi di lavoro. Le postazioni di lavoro sono diventate prenotabili e condivise, grazie all’adozione di un sistema di desk sharing; fanno eccezione le funzioni che gestiscono dati sensibili, le cui postazioni restano riservate. Le sale riunioni sono state potenziate per garantire collegamenti da remoto di alta qualità, mentre, per favorire il lavoro individuale e la concentrazione, sono state realizzate “nicchie” pensate per ospitare uno o due persone, ideali anche per i meeting online.

Grande attenzione è stata dedicata alla sostenibilità degli ambienti e ai materiali utilizzati, ai colori e all’insonorizzazione, per rendere gli ambienti accoglienti e silenziosi. Sono stati pensati anche spazi dedicati ad attività ricreative e sportive, tra cui un campetto da bocce e da basket, una piscina, alcune sale per lo yoga e il pilates, al fine di rendere gli uffici più attrattivi e favorire le occasioni di incontro tra colleghi.

Inizialmente, la nuova configurazione ha suscitato alcune resistenze; per superarle, sono stati organizzati workshop di presentazione dei potenziali benefici del nuovo assetto e sono state redatte linee guida per l’uso corretto degli spazi. Queste iniziative, insieme all’ascolto continuo delle esigenze del personale e all’organizzazione di eventi ed iniziative di team building, hanno agevolato l’accoglienza e il successo del cambiamento.

Allo stesso tempo, Maggioli ha compreso che un modello di lavoro ibrido non può funzionare senza un’evoluzione della leadership. Per questo, sono stati avviati percorsi di formazione dedicati ai manager, incentrati sui concetti di delega, feedback continuo e sviluppo della capacità di assegnazione di obiettivi, al fine di consolidare uno stile di leadership adeguato al lavoro flessibile.

I BENEFICI

L’adozione del modello di Lavoro Ibrido ha riscosso un grande apprezzamento tra i dipendenti e ha portato a risultati concreti e misurabili.

Dai dati di utilizzo emerge che l’adozione del lavoro da remoto è diffusa e stabile: la maggioranza dei dipendenti lavorano da remoto almeno un giorno a settimana e mediamente il 25% delle ore lavorative complessive viene svolto da remoto, con qualche differenza tra le diverse funzioni, in relazione al tipo di attività svolta.

La flessibilità introdotta, inoltre, ha migliorato la capacità delle persone di conciliare le esigenze di vita privata con la vita lavorativa, come testimoniato dal minor utilizzo di permessi orario.

Non si sono invece registrati effetti negativi sul tasso di assenteismo, mentre si è osservata una riduzione del residuo ferie tra chi sfrutta maggiormente il lavoro a distanza. Infine, l’attenzione costante alle esigenze del personale ha contribuito a mantenere il turnover aziendale al di sotto della media del settore.