Il progetto di Smart Working di ActionAid

 L’ORGANIZZAZIONE

ActionAid è un’organizzazione internazionale senza scopo di lucro impegnata in attività di promozione sociale, attraverso attività di raccolta fondi, ricerca e lo sviluppo di programmi sia a livello nazionale che internazionale. Presente in oltre 70 Paesi, opera in Italia dal 1989. Attualmente, l’organizzazione impiega circa 150 dipendenti in Italia, affiancati da una 50ina di collaboratori, per un totale di circa 200 persone. L’organizzazione dispone di tre sedi: la principale, situata a Milano, è il punto di riferimento di più di 120 persone compresi di stage e persone in servizio civile. Le altre sedi si trovano a Roma e Napoli; quest’ultima assume un ruolo operativo ed è dedicata all’implementazione di alcuni progetti specifici.

LE ESIGENZE

L’introduzione dello Smart Working in organizzazione è stata motivata dal desiderio di promuovere una maggiore sostenibilità organizzativa, sia dal punto di vista di sostenibilità ambientale che in termini di benessere individuale e di bilanciamento tra vita professionale e privata.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Le prime riflessioni sullo Smart Working risalgono al 2014, in continuità con un progetto avviato nel 2012 che si poneva l’obiettivo di favorire la sostenibilità ambientale e la conciliazione tra vita lavorativa e privata. Il percorso è iniziato con un ascolto delle esigenze dei dipendenti, per rendere l’attività lavorativa più sostenibile. Nel 2018 sono stati formalizzati e sottoscritti gli accordi individuali con tutti i dipendenti delle diverse sedi. Il modello di Smart Working elaborato è stato condiviso con la rappresentanza sindacale e integrato nel contratto integrativo aziendale (CIA) nel 2023. Le policy così introdotte sono state sviluppate sulla base di un framework globale di riferimento che definisce gli standard per la gestione delle risorse umane, valido per tutte le affiliate di ActionAid nel mondo e finalizzato alla promozione di modelli di lavoro sostenibile per le persone. Dal 2018 le policy sono rimaste perlopiù invariate, salvo alcuni aggiornamenti riguardanti il diritto alla disconnessione e la normativa e disposizioni di salute e sicurezza, secondo la legislazione. Ogni fase di aggiornamento del modello è stata accompagnata da test per verificare che i risultati ottenuti fossero coerenti con gli obiettivi prefissati: migliorare il benessere delle persone, favorire un cambiamento nella cultura organizzativa e ottimizzare l’utilizzo degli spazi, identificando al contempo eventuali margini di miglioramento. Nel 2020, l’esperienza della pandemia e il conseguente passaggio forzato e continuativo al lavoro da remoto hanno dimostrato la solidità del modello, permettendo di lavorare a distanza senza soluzione di continuità e senza cali significativi in termini di rendimento e produttività. Terminata l’esperienza pandemica, ActionAid ha deciso di riconfermare il modello di Smart Working precedentemente sviluppato.

Gli accordi attualmente in vigore non stabiliscono un numero minimo o massimo di giornate lavorative in ufficio, né prevedono il monitoraggio restrittivo delle giornate svolte da remoto o giorni prestabiliti per il lavoro in presenza. La gestione delle presenze in ufficio è demandata all’accordo tra dipendente e il proprio line manager. Da un’analisi sulla distribuzione delle giornate lavorate da remoto è emersa un’elevata eterogeneità tra le diverse funzioni aziendali, influenzata dalle attività da svolgere, dai carichi di lavoro nei diversi periodi dell’anno e dalla distanza dell’ufficio rispetto al domicilio. Di conseguenza, ActionAid ha deciso di non introdurre policy diversificate per ogni funzione, poiché si è ritenuto sarebbe stata una scelta inefficiente data la grande varietà di esigenze.  Anche l’adozione di ulteriori linee guida è risultata fino ad ora superflua: i team hanno dimostrato di poter organizzare autonomamente la presenza in ufficio, seguendo l’accordo e ragionando con buonsenso per casistiche, ricorrendo al supporto della funzione HR in caso di criticità o problematiche.

Gli accordi individuali sullo Smart Working specificano inoltre le forme di flessibilità oraria quando si lavora da remoto: la giornata di lavoro deve essere svolta all’interno della fascia compresa tra le 8 e le 21, secondo un totale di ore lavorative corrispondente a quanto previsto contrattualmente; per ActionAid il CCNL di Riferimento è Terziario e Servizi e le ore settimanali sono 40 da lunedì a venerdì, salvo accordi di Part-Time. La trattativa per il contratto integrativo con la rappresentanza sindacale ha permesso di specificare rispetto al diritto alla disconnessione, favorendo il benessere dei dipendenti e promuovendo un uso equilibrato delle tecnologie attraverso l’introduzione di fasce orarie di disconnessione  dalle ore 21 alle ore 8 del giorno successivo.

Sebbene gli accordi non includano una clausola specifica, i dipendenti possono lavorare dall’estero per periodi limitati, previo accordo con il proprio line manager. Nei casi in cui il fuso orario differisca da quello italiano, vengono definite fasce di sovrapposizione di 4-5 ore per garantire la comunicazione sincrona con i colleghi.

Con l’introduzione dello Smart Working, ActionAid ha aggiornato e ottimizzato i dispositivi a disposizione dei dipendenti per favorire il lavoro da remoto. I computer fissi sono stati progressivamente sostituiti con laptop, più adatti al lavoro flessibile. Per agevolare la connessione telefonica, l’organizzazione ha investito in sistemi di soft phone, consentendo la gestione delle chiamate direttamente dal computer. Un numero sempre maggiore di dipendenti ha a disposizione un cellulare aziendale, quando necessario per il proprio ruolo.

Anche l’infrastruttura tecnologica ha subito un’importante evoluzione: i server aziendali in-house sono stati dismessi a favore di server in cloud, accessibili in modo sicuro tramite VPN durante il lavoro da remoto. Per migliorare la creazione e la condivisione dei documenti, sono state acquistate licenze per strumenti che migliorassero la collaborazione visiva sincrona e asincrona, come le piattaforme di collaborazione. Inoltre, per ridurre il numero di stampe, ActionAid ha introdotto un sistema di firma digitale e gestione documentale da remoto.

Per quanto riguarda gli spazi di lavoro, le tre sedi di ActionAid si distinguono per caratteristiche e dimensioni. La sede di Milano è la più grande in termini di spazi, mentre quella di Roma collocata all’interno di un coworking, ha circa 12-14 postazioni. La sede di Napoli, invece, è aperta al pubblico e funge da sede operativa, ospitando attività di formazione, attività di sportello e attività per l’inclusione sociale nel quadro di progetti finanziati da donatori istituzionali.

La precedente sede milanese di ActionAid si sviluppava su tre piani. Nel 2015, durante le prime fasi di attuazione dello Smart Working, venne avviato un progetto pilota di desk sharing: un’isola con sei scrivanie veniva condivisa da 11 persone, che dovevano coordinarsi tra loro e con il proprio line manager per la presenza in ufficio.

Nel 2021, ActionAid ha cambiato la propria la sede di Milano, scegliendo una struttura più piccola, disposta interamente su un unico piano. Le scrivanie, situate in stanze con capienze variabili da 12, 4 o 2 posti, sono tutte prenotabili. Una sola stanza è permanentemente assegnata ad uno dei due Co-Segretari Generali, l’altra si trova a Roma. La scelta è stata fatta perché i co-Segretari Generali “ospitano” molte riunioni direttamente nello spazio a loro destinato. L’ufficio milanese dispone anche di sale riunioni di diverse dimensioni, inclusa una sala con capienza per 30 persone, disposte a platea. A Roma sono prenotabili le tre sale riunioni del co-working.

La sede di Milano include, inoltre, armadietti personali, spazi condivisi con divanetti per brevi riunioni, momenti di relax o socializzazione, oltre che un’area ristoro dotata di microonde e tavolini, che può essere utilizzata non solo per pause ma anche per riunioni informali e può essere prenotata per eventi specifici. Nella sede di Milano è presente un soppalco con piante a cultura idroponica, seguite da un gruppo di volontari, due amache e vari divanetti, da vivere sempre come area di scambio e/o riunione informale.

Durante le fasi iniziali del progetto di Smart Working e successivamente al trasferimento nella sede a fine 2021, sono stati monitorati i livelli di occupazione delle scrivanie per identificare ed eventualmente risolvere criticità legate alla disponibilità degli spazi. Tuttavia, il monitoraggio ha dimostrato che lo spazio scelto risponde alle reali necessità di spazio dell’organizzazione, anche grazie all’utilizzo dello Smart Working da parte delle persone oltre che al sistema di prenotazione desk e sale riunioni, attiva su Milano e Roma.

Durante la pandemia, per sostenere il modello di Smart Working, sono stati organizzati corsi e seminari, anche con l’intervento di esperti esterni, rivolti ai manager per approfondire tematiche legate alla gestione in versione ibrida dei team. L’organizzazione ha inoltre attivato diverse iniziative volte a uniformare la cultura manageriale, dato che in organizzazione, come ovvio, coesistono stili di leadership diversi. ActionAid ha adottato come federazione principi di leadership femminista.

Oggi, i neoassunti partecipano a momenti di formazione e sensibilizzazione per comprendere il modello di Smart Working adottato. In aggiunta, per monitorare il benessere delle persone, vengono somministrate periodicamente survey sul clima organizzativo, che includono aspetti legati allo Smart Working, alla conciliazione vita-lavoro e al tecnostress, finalizzata a monitorare l’impatto delle tecnologie nel contesto lavorativo e identificare eventuali criticità legate alla loro pervasività.

Oltre alle iniziative per rendere il lavoro più sostenibile per i propri dipendenti, ActionAid ha lavorato anche sul fronte della sostenibilità ambientale, promuovendo l’utilizzo dei mezzi pubblici per raggiungere le proprie sedi. La scelta di optare per sedi più piccole ha, infatti, facilitato il loro posizionamento in luoghi più accessibili con il trasporto pubblico, incentivandone l’uso.

I BENEFICI

Lo Smart Working è percepito dai dipendenti come un elemento con un forte impatto positivo sul benessere delle persone e sulla conciliazione vita-lavoro. Ciò è riconosciuto anche durante le exit interview, ovvero dalle persone che si dimettono volontariamente indicano che lo Smart Working è un valore aggiunto dell’organizzazione.

Inoltre, questo modello ha reso possibile l’assunzione di persone residenti in zone distanti rispetto alle sedi aziendali, ampliando così le opportunità di collaborazione.

A seguito dell’introduzione dello Smart Working, l’azienda ha scelto di trasferirsi in una sede più piccola, situata in una zona facilmente raggiungibile con i mezzi pubblici. Questa scelta ha contribuito a migliorare la sostenibilità ambientale, continuando a favorire una diminuzione dell’uso di mezzi privati per gli spostamenti.