L’ORGANIZZAZIONE

Kyocera è un’azienda giapponese fondata nel 1959 e che oggi conta 33 uffici in tutto il

mondo e distributori in oltre 298 paesi. L’azienda produce e distribuisce diverse soluzioni

tecnologiche come componenti elettroniche, componenti semiconduttori, stampanti

digitali e soluzioni per la gestione documentale. Quest’ultima divisione in Italia è

rappresentata da Kyocera Document Solutions Italia S.p.a. che conta circa 100 lavoratori

distribuiti tra la sede principale di Milano e quelle più piccole di Roma e Verona.

LE ESIGENZE

Kyocera Document Solutions Italia S.p.a. ha avuto la necessità di adeguare il proprio

sistema di comunicazione per due ragioni. La prima è riuscire a supportare il lavoro in

mobilità semplificando la reperibilità e contattabilità delle proprie persone in ogni contesto,

attraverso strumenti mobili. La seconda motivazione è la necessità di sostituire il vecchio

sistema telefonico, che non era più compatibile col nuovo cloud pubblico su cui l’azienda

ha migrato tutti i sistemi informatici.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

L’azienda già prima del 2020 metteva a disposizione delle proprie persone strumenti e

tecnologie che permettono il collegamento in sicurezza con la rete aziendale, dando

quindi la possibilità di lavorare da remoto in sicurezza. Tale dotazione veniva però utilizzata prevalentemente dal personale che si occupava della vendita. Con lo scoppio della

pandemia tutta l’organizzazione ha iniziato ad usare in modo significativo tali strumenti,

tra cui quelli di web collaboration e di instant messaging.

Nel corso del 2022 l’azienda ha deciso di effettuare la migrazione dei propri sistemi

informativi da un cloud privato a uno pubblico. Tuttavia, il passaggio ha evidenziato

un’incompatibilità tra i sistemi di comunicazione presenti e il nuovo modello di fruizione.

Nel valutare soluzioni alternative, Kyocera Document Solutions Italia S.p.a. ha deciso

di affidarsi a NFON e optare per un sistema telefonico integrato agli strumenti di

videoconference e collaboration già presenti in azienda e ampiamente utilizzati. Il progetto,

portato a termine in un paio di settimane, ha richiesto una prima fase di definizione di alcuni

aspetti per la migrazione (es. elenco utenti, identificazione di gruppi di utenti, definizione

delle regole di IVR), a cui ne è seguita una di implementazione. La nuova soluzione ha

permesso alle persone di essere contattabili anche in mobilità o quando non si dispone di

una postazione fissa, migliorando la reperibilità. Questo ha reso più facile la gestione delle

comunicazioni sia tra colleghi, che con i clienti.

Tale strumento rappresenta una soluzione ulteriore che permette alle persone di Kyocera

Document Solutions Italia S.p.a. di lavorare in modo efficace anche quando operano a

distanza, dato che l’azienda – dopo le prime fasi del lockdown in cui era stata costretta

ad un lavoro da remoto integrale e forzato – ha scelto di adottare lo Smart Working in via

definitiva, permettendo alle persone di lavorare per un giorno a settimana da remoto.

L’azienda crede molto nell’utilizzo della tecnologia per rendere i processi ancora più smart:

un altro esempio è la decisione – anticipando le altre sedi europee – di automatizzare

alcuni processi con investimenti in soluzioni di Robotic Process Automation (RPA).

L’introduzione dell’RPA ha per esempio consentito di semplificare il processo di gestione

degli ordini derivanti da bandi pubblici, tipicamente molto lungo e complesso, poiché

richiede l’estrazione di numerose informazioni non organizzate in modo strutturato.

Il sistema introdotto permette analizzare i contenuti del bando e attraverso degli algoritmi

di intelligenza artificiale è in grado di estrarre tutte le informazioni necessarie riguardo

all’ordine, controllare che siano corrette, riportarle nel sistema ERP aziendale, per poi

segnalare sul portale del bando pubblico l’accettazione dell’ordine e la data di prevista

consegna.

I BENEFICI

L’introduzione di un nuovo sistema telefonico integrato con gli strumenti di videoconferenza

e collaborazione già presenti in azienda hanno consentito una semplificazione e un

miglioramento della contattabilità. Le persone hanno valutato in maniera positiva il nuovo

strumento, grazie alla semplicità d’utilizzo e al fatto di non aver riscontrato problemi nella

fase di introduzione. La nuova soluzione, parallelamente al passaggio da un cloud privato

ad uno pubblico, ha consentito notevoli risparmi a livello economico. In aggiunta, la

possibilità di integrare il nuovo sistema telefonico a strumenti già conosciuti ha facilitato

l’introduzione, con sforzi ridotti in termini di formazioni nei confronti delle persone. Non si sono riscontrati problemi di integrazione con le vecchie tecnologie esistenti e che l’azienda

deve mantenere (es. FAX).

Allo stesso modo, l’introduzione dell’RPA ha permesso di automatizzare e semplificare

attività molto dispendiose in termini di tempo. Ciò ha consentito di ricollocare le persone

in precedenza impegnate in questo tipo di processi su attività diverse, meno ripetitive con

effetti molto positivi in termini di engagement.