L’ORGANIZZAZIONE

Prysmian S.p.A. è un’azienda italiana con sede a Milano, spe­cializzata nella produzione di cavi per applicazioni nel setto­re dell’energia e delle telecomunicazioni e di fibre ottiche.

È il leader mondiale del settore e la società è quotata nell’in­dice FTSE MIB della Borsa di Milano.

Nata nel 2005 da uno spin-off di Pirelli, raccoglie un’eredi­tà aziendale che risale al 1879. È oggi presente in più di 50 Paesi con circa 29000 dipendenti in 108 stabilimenti presenti in tutti i continenti; la sede centrale di Milano conta circa 700 persone.

IL PROGETTO DI SMART WORKING E GLI SPAZI DI LAVORO PRECEDENTI ALL’EMERGENZA COVID-19

Il progetto di Smart Working in Prysmian Milano, denomina­to “PrySm@rt: a better place to work”, prende avvio a segui­to del trasferimento nella nuova sede nel 2017 e diventa un progetto di trasformazione del modo di lavorare che riguarda non solo gli spazi di lavoro, ma considera policy, tecnologie e cultura organizzativa ponendo al centro l’empolyee expe­rience.

Il progetto di Smart Working, attualmente a regime, coinvol­ge tutta la popolazione aziendale ad eccezione di una piccola percentuale di personale operaio. I dipendenti possono ac­cedere all’iniziativa su base volontaria, svolgendo le proprie attività lavorative in luoghi diversi dalla sede, tre giorni al mese.

Il nuovo modo di lavorare è stato abilitato da alcune prece­denti azioni volte alla digitalizzazione e dematerializzazione dei processi lavorativi.

Per tutti documenti pregressi e per i nuovi è stato effettuato un passaggio massivo al Cloud, che ha permesso anche una maggiore facilità di accesso in qualunque momento e da qualunque luogo.

Nel contempo, sono state attuate alcune azioni in ottica paperless, che hanno permesso una riduzione dei consumi della carta del 55%: la stampa dei documenti è possibile da poche aree centralizzate, mentre le stampanti personali e i cestini della carta sono stati eliminati.

Ulteriori azioni sono state volte a fornire una dotazione tecnologica che permettesse di svolgere il lavoro in mobilità a tutti i dipendenti, che si è concretizzata nell’eliminazione dei pc fissi e nella dotazione di laptop per l’intera popolazio­ne aziendale.

La riprogettazione degli spazi di lavoro sulla base delle di­verse esigenze lavorative ha cambiato fortemente l’esperien­za di lavoro in sede delle persone.

Le attività di concentrazione e di lavoro individuale vengo­no svolte negli open space, dove l’esperienza che si vuole trasmettere è quella della biblioteca universitaria in cui vige una policy orientata al silenzio. Non ci sono uffici singoli e l’intera popolazione aziendale ha una postazione in open space anche per i top manager. Per le telefonate sono dispo­nibili phone booth insonorizzate distribuite nell’edificio, con tavolino e prese usb e elettriche.

Per le attività di collaborazione e di lavoro in team, la sede è dotata di 93 sale riunioni per gli incontri formali e i mee­ting di gruppo e di diversi spazi più informali come i giardini interni e le due serre che sono state attrezzate con tavolini, con aree lounge e break.

Il progetto PrySm@rt è stato accompagnato da azioni di change management, volte a creare una nuova cultura azien­dale e a facilitare l’introduzione di nuove modalità di lavoro e nuovi modelli organizzativi.

Il team di progetto ha rilevato l’apprezzamento che l’inizia­tiva ha riscosso tra i dipendenti, l’open space è diventato lo spazio per il lavoro individuale mentre le sale riunioni sono diventate gli spazi per il lavoro di gruppo, che grazie a queste scelte è statisticamente aumentato.

LE INIZIATIVE PER AFFRONTARE L’EMERGENZA COVID-19

Grazie all’iniziativa di Smart Working presente e alle scelte fatte in termini di digitalizzazione e infrastruttura tecnolo­gica, Prysmian è stata in grado di passare tempestivamente e massivamente al remote working in occasione dell’emergen­za sanitaria. Nel periodo del lock-down, quasi la totalità del­la popolazione aziendale ha lavorato in modalità full remote.

La maggior parte della popolazione è infatti rappresentata da knowledge worker per cui il passaggio al lavoro da remo­to è stato immediato; per quanto riguarda chi si occupa di ricerca e sviluppo e i ruoli operativi che si interfacciano di­rettamente con i macchinari, il lavoro si è svolto in sede. Gli investimenti tecnologici e la forte digitalizzazione dei pro­cessi attuati negli anni precedenti hanno permesso all’intera popolazione di avere già a disposizione i device necessari per lavorare da remoto; inoltre, le azioni di change management intraprese hanno permesso di creare una cultura organizza­tiva orientata ai risultati, un clima basato sulla fiducia e un forte commitment ed engagement dei dipendenti, che hanno permesso ai team di lavoro di lavorare efficacemente durante il lockdown. L’esperienza di remote working è stata l’occasio­ne per superare le ultime resistenze e diffidenze da parte di singoli employee e del management sullo Smart Working.

Durante la fase 2, con la riapertura delle sedi, è stata istituita un’alternanza di presenza in sede e lavoro da remoto, pari a circa il 50%, e sono stati introdotti protocolli per garantire la sicurezza dei dipendenti. Oltre alla sanificazione frequente degli ambienti e alla dotazione di DPI ai dipendenti, è pre­visto uno screening medico con monitoraggio periodico di tutti i dipendenti e la realizzazione di test sierologici.

Le postazioni accessibili sono vincolate al rispetto dei para­metri di sicurezza ed è stata istituita la distanza sociale di oltre due metri.

L’esperienza di lavoro individuale e di concentrazione non è stata impattata negativamente dalle nuove modalità emer­genziali, ma un forte cambiamento ha riguardato le attività di collaborazione e teamwork.

Le riunioni vengono svolte prevalentemente da remoto, in modo da diminuire i flussi di spostamento all’interno della sede, garantendo una maggiore sicurezza per i lavoratori che possono così partecipare alle riunioni da casa, mentre il numero di partecipanti in presenza è limitato dalla capacità delle sale riunioni e dai ricambi d’aria possibili. Le modalità di interazione di gruppo a distanza si sono rivelate effica­ci, comprese anche le attività di brainstorming e problem solving.

Tuttavia, è emersa la necessità di attuare miglioramenti sia a livello tecnologico sia a livello comportamentale. Infatti durante il lockdown si è notata la tendenza a prolungare le riunioni oltre l’orario di lavoro e alla programmazione di meeting molto riavvicinati che non permettevano alle perso­ne di fare una pausa tra un incontro online e un altro, con il rischio di non garantire sempre il diritto alla disconnessione dei dipendenti. È emersa l’esigenza di introdurre delle gol­den rules per promuovere comportamenti virtuosi.

Le attività di formazione sono state trasferite completamen­te in modalità digitale “e-learning” grazie all’erogazione di corsi online e videoconferenze. Una criticità è emersa in relazione alla formazione legata alle competenze trasversali, che risente della mancanza di un contatto diretto in aula, e ai corsi formativi che per legge devono essere svolti in presenza. L’organizzazione ha lavorato per permettere di mi­gliorare l’efficacia della formazione soft a distanza, e recen­temente è stata sperimentata una formazione manageriale sul tema del feedback attraverso uno specifico tool basato su un sistema di videoconferenza, che si è rivelato molto effi­cace. Inoltre, la possibilità di formazione individuale è stata potenziata arricchendo la e-library già presente con articoli e pubblicazioni relative all’emergenza per consentire una maggiore informazione e consapevolezza sul tema.

Le attività con gli esterni sono solo in forma virtuale; Prysmian ha momentaneamente sospeso l’accoglienza di visitatori esterni all’interno della propria sede preferendo mantenere alti livelli di controllo e protocolli rigidi per mini­mizzare le possibilità di contagio. Questo vincolo ha genera­ to uno stimolo ad innovare: l’azienda è riuscita ad esempio a digitalizzare i processi e le attività di collaudo che avveni­vano presso le fabbriche alla presenza del cliente. Cogliendo le potenzialità della realtà aumentata, precedentemente utilizzata per le attività di manutenzione, l’azienda ha svi­luppato una soluzione che permette ai clienti di collegarsi da remoto con un operatore sul campo dotato di un caschetto con monocolo che dalla fabbrica mostra il prodotto che deve essere testato e i risultati dei test.

L’EREDITA’ DELL’ESPERIENZA COVID-19

L’esperienza emergenziale ha permesso all’azienda di veri­ficare come lo strumento dello Smart Working sia stato un elemento determinante per permettere la continuità di busi­ness. Inoltre, la situazione di emergenza ha spinto l’azienda a trovare soluzioni innovative come l’esempio delle attività di collaudo eseguite con il cliente da remoto che sicuramen­te potranno essere mantenute anche nella nuova normalità post Covid.

Vivere gli spazi di lavoro è di fondamentale importanza per creare aggregazione professionale e sociale, per consolidare e coltivare relazioni e, per poter garantire il distanziamento sociale e la salute e la sicurezza dei propri dipendenti, in Prysmian si manterrà senz’altro un modello di lavoro ibrido tra lavoro da remoto e lavoro in sede. Per questo specifi­co obiettivo è partito un nuovo workstream tra le funzioni corporate che attraverso idee e proposte che arrivano diret­tamente dai vari employees che hanno preso parte a questa attività di brainstorming, porterà alla definizione ed imple­mentazione di un vero e proprio new way of working!