Dalla filiale al coworking: l’esperienza di grenke

L’AZIENDA

Fondata nel 1978, grenke è una multinazionale tedesca specializzata in servizi finanziari per le imprese e nel noleggio operativo di una vasta gamma di beni strumentali e tecnologie per il business, con una presenza consolidata in 33 Paesi. Il suo core business si articola su due linee principali: la locazione operativa e i servizi di factoring. In Italia, grenke opera con 220 dipendenti, distribuiti in modo non uniforme sul territorio nazionale: 80 lavorano presso la sede di Milano, 30 presso la sede di Roma, mentre i restanti 90 sono dispersi su tutto il territorio nazionale.

LE ESIGENZE

Prima della pandemia, grenke operava attraverso le due sedi centrali di Milano e Roma e 18 filiali distribuite sul territorio nazionale, concepite come piccole unità commerciali autonome: ciascuna era presidiata da un branch leader e da un team di profili commerciali, sia interni che esterni, che vendevano i prodotti e gestivano le pratiche direttamente dal territorio. La configurazione degli spazi seguiva un modello standardizzato, anche dal punto di vista dell’arredamento, per garantire uniformità in ogni sede europea.

Al termine dell’emergenza pandemica, grenke ha dovuto trovare una nuova modalità di gestione delle agenzie territoriali, per permettere alle persone che vi lavoravano di poter continuare a usufruire dello Smart Working. Infatti, il vecchio modello basato su filiali di proprietà avrebbe imposto un passo indietro rispetto all’applicazione del Lavoro Agile per i dipendenti che vi operavano per due ragioni fondamentali. La prima è di natura normativa: per motivi di sicurezza, sarebbe stato necessario garantire la presenza in filiale di almeno due persone in contemporanea, riducendo l’autonomia nella scelta dei giorni da remoto. La seconda ragione è di natura economica: spazi fissi di proprietà, dispersi sul territorio e utilizzati solo pochi giorni a settimana, rappresentavano un costo difficilmente sostenibile. Tuttavia, l’azienda voleva continuare a garantire la prossimità con i clienti su tutto il territorio, credendo molto nel valore aggiunto che si trae dalla vicinanza con gli utenti e valorizzando le competenze delle persone presenti direttamente sul territorio.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Nel 2020, grenke Italia ha avviato una riflessione profonda sul modello organizzativo dell’azienda. La decisione strategica fu quella di chiudere progressivamente le filiali distribuite sul territorio nazionale e di sostituirle con un sistema di spazi di coworking convenzionati, avviando una collaborazione con NOTONLYDESK, piattaforma digitale attraverso cui l’azienda accede a una rete di spazi di coworking affiliati, che gestisce i rapporti con le strutture e le funzionalità di prenotazione da parte dei dipendenti.  
Il primo passo è stato quello di testare il nuovo modello attraverso un progetto pilota, avviato nella filiale di Bari. In questa fase, anziché imporre dall’alto una lista di centri di coworking preselezionati, l’azienda ha deciso di coinvolgere direttamente i dipendenti interessati nella scelta degli spazi, chiedendo loro di identificare, testare e segnalare le strutture più adatte alle proprie esigenze lavorative. Alcuni manager e dipendenti hanno quindi visitato e scelto i coworking in base alle proprie necessità e alle linee guida date dall’azienda, in cui erano specificati i criteri di selezione. Successivamente, sono state attivate convenzioni con nuovi spazi di coworking, estendendo la presenza sul territorio italiano.

L’adozione di questo modello ha permesso ai lavoratori delle agenzie territoriali di poter continuare a lavorare da remoto. Attualmente essi adottano questa modalità per la maggior parte del proprio tempo: la policy aziendale, volta a garantire un equilibrio tra autonomia individuale e coesione organizzativa, richiede di lavorare in presenza almeno un giorno a settimana, per favorire le relazioni lavorative e prevenire un possibile rischio di isolamento. La scelta del giorno di lavoro in presenza è libera, così come quella dello spazio di coworking presso cui lavorare.  Attraverso la piattaforma NOTONLYDESK, ogni dipendente riceve 10 gettoni mensili, corrispondenti ad altrettanti ingressi con postazione desk, da utilizzare liberamente nei coworking convenzionati. I manager, inoltre, hanno la possibilità di prenotare le sale meeting. I dipendenti possono segnalare nuovi coworking, ad esempio per incontrarsi a metà strada con colleghi di altre città, e successivamente la piattaforma verifica la disponibilità e provvede alla formalizzazione della convenzione. Questo meccanismo dà la possibilità ai fruitori del servizio di costruire attivamente la rete territoriale di coworking sulla base delle loro esigenze, coerentemente con il modello di Smart Working e la volontà dell’azienda di responsabilizzare il più possibile le proprie persone nella scelta delle modalità di svolgimento delle attività lavorative. Grazie a questa iniziativa, l’azienda ha chiuso quasi tutte le filiali di proprietà.

La frequenza di utilizzo effettiva degli spazi di coworking è indicativamente di un giorno a settimana. Capita, anche se raramente, che due colleghi scelgano spontaneamente di trovarsi in presenza in un giorno aggiuntivo per lavorare insieme. Gli spazi di coworking vengono inoltre utilizzati come punto di incontro per momenti di aggregazione più ampi tra persone di coworking diversi che svolgono lo stesso ruolo, favorendo la condivisione di esperienze e la coesione tra team distribuiti.

Al fine di garantire un’esperienza lavorativa positiva e una dotazione tecnologica adeguata indipendentemente dalle attrezzature disponibili nel coworking, le persone sono state dotate di un “kit del coworker” brandizzato, composto complessivamente da uno schermo portatile, mouse, alzatina, cavo e sedia ergonomici. Ciò ha permesso di raggiungere standard uniformi di lavoro su tutto il territorio, eliminando le disparità legate alla variabilità degli spazi. Questa scelta ha inoltre generato un effetto inatteso e virtuoso: il kit brandizzato si è trasformato in uno strumento di visibilità commerciale, rendendo grenke riconoscibile nei coworking frequentati dai dipendenti. Un kit equivalente è stato assegnato anche per il lavoro da casa, assicurando continuità di esperienza tra i diversi contesti lavorativi.

Il percorso di cambiamento ha richiesto anche una trasformazione sul piano culturale. grenke ha puntato esplicitamente sulla responsabilizzazione delle persone, costruendo un contesto in cui i dipendenti fossero chiamati a dimostrare maturità nella gestione della propria autonomia. Nelle situazioni criticità, la risposta del management non è stata quella di imporre soluzioni dall’alto, ma di lasciare alle persone la responsabilità di trovare soluzioni condivise per risolvere le soluzioni di conflitto.

In un modello di lavoro così distribuito sul territorio, uno dei maggiori punti di attenzione per grenke riguarda la coesione organizzativa, dal momento che la distanza fisica può generare una percezione di asimmetria dell’esperienza lavorativa tra le persone che operano nelle sedi centrali e coloro che lavorano negli spazi di coworking. Per mitigare questa percezione, grenke ha attivato due iniziative strutturate: sono state attivate le “HQ experience”, grazie alle quali le persone distribuite sul territorio sono state coinvolte a rotazione in alcune attività specifiche nella sede di Milano, per viverla appieno. Il secondo progetto è stato chiamato “HR in tour”, con cui il team delle Risorse Umane percorre periodicamente il territorio per incontrare i dipendenti nei loro coworking, portando fisicamente l’azienda verso le persone.

I BENEFICI

I benefici derivanti da questo nuovo modello sono diversi e riguardano diversi ambiti. Grazie a questa nuova rete di coworking, l’azienda ha esteso la propria presenza in città dove in precedenza non aveva alcuna sede, come Agrigento, Catania e Palermo.

Sul fronte economico, il risparmio generato dalla dismissione delle filiali è stato significativo e con un impatto nettamente positivo sul bilancio dell’azienda. Oltre alla riduzione diretta dei costi immobiliari, grenke ha beneficiato di un’importante esternalizzazione degli adempimenti legati alla salute e sicurezza e alla formazione obbligatoria, che nel vecchio modello ricadevano interamente sull’azienda e che oggi sono in capo ai gestori dei coworking; nonostante l’azienda continui a condurre assessment annuali per verificare che gli spazi rispettino i propri standard qualitativi.

Anche i benefici riscontrati dalle persone risultano positivi. Nel corso dei 6 anni del progetto l’indice di engagement dei dipendenti, rilevato tramite survey interne partecipate al 90%, è cresciuto del 10% in due anni, per poi stabilizzarsi su comunque livelli elevati. I livelli di identificazione aziendale, disponibilità a fare di più e propensione a raccomandare il datore di lavoro emersi dalle persone risultano molto elevati, confermando un livello di soddisfazione alto. Sul fronte della salute mentale, una ricerca condotta con un partner specializzato, ha restituito un buon livello di benessere generale tra i dipendenti. A questi risultati si affiancano un basso tasso di turnover e una riduzione dell’assenteismo. Lo Smart Working si è rivelato una leva particolarmente potente sul fronte della conciliazione tra vita professionale e personale, con benefici concreti soprattutto per coloro che devono svolgere compiti di cura nei confronti di familiari. La flessibilità garantita dal modello di Smart Working ha permesso alle persone di organizzare il proprio tempo senza dover richiedere permessi, raggiungendo gli obiettivi con piena autonomia gestionale.

Il progetto ha prodotto risultati positivi e significativi anche sul fronte ambientale, dovuti alla riduzione degli spostamenti, grazie alla possibilità di lavorare da remoto o di raggiungere coworking molto più vicini alla propria residenza rispetto alle ex filiali. Questo ha favorito comportamenti virtuosi come l’utilizzo mezzi di trasporto più sostenibili, impensabili quando la filiale di riferimento era distante.

In ottica futura, grenke sta lavorando a diverse iniziative di comunicazione interna che prevedano momenti di condivisione e collaborazione anche in presenza nei coworking, ospitando interventi di esperti direttamente all’interno degli spazi distribuiti. L’obiettivo è rafforzare il senso di identità collettiva in un’organizzazione capillare, facendo sì che la distanza geografica non si traduca mai in distanza culturale.