L’esperienza di Smart Working in Terna

L’AZIENDA

Terna è una delle principali aziende italiane nel settore elettrico, si occupa della gestione della rete elettrica italiana in alta e altissima tensione e assicura il dispacciamento di energia, cioè l’insieme delle attività necessarie per mantenere l’equilibrio tra domanda e offerta di elettricità.  Grazie a una presenza capillare sul territorio nazionale, la società impiega circa 5.000 persone nel settore elettrico, di cui circa 1.000 operai e circa 4.000 addetti tra Tecnici/Impiegati e Quadri. La sede centrale è a Roma, affiancata da 8 sedi principali territoriali, 33 sedi operative e numerose sedi distaccate distribuite sull’intero territorio italiano.

LE ESIGENZE

Terna ha adottato un modello di lavoro flessibile, pensato per permettere alle proprie persone di conciliare le esigenze personali a quelle organizzative e operative, al fine di migliorare il benessere dei dipendenti e la capacità dell’azienda di attrarre talenti.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

L’introduzione del modello di Smart Working in Terna è stata articolata in più fasi. Nel 2018 la prima sperimentazione ha coinvolto 100 impiegati e quadri nella sede di Roma, mentre nel 2019 è stata estesa a circa 500 persone nelle principali sedi territoriali. Successivamente, anche in relazione all’esperienza maturata durante l’emergenza epidemiologica connessa alla diffusione del COVID-19 l’iniziativa è stata formalizzata con un accordo sindacale strutturale del novembre 2020, interessando oltre 3.000 impiegati e 1.000 impiegati tecnici. Tale accordo consentiva agli impiegati la possibilità di effettuare fino a 2 giornate da remoto a settimana e fino a 8 giornate al mese, mentre per gli impiegati tecnici, la cui attività richiede maggiore presenza sul campo, era prevista1 giornata da remoto settimanale e fino a 4 al mese. L’accordo prevedeva inoltre la possibilità di ampliare i giorni di lavoro da remoto in base a esigenze specifiche, come in caso di particolari condizioni di salute, gravidanza o paternità entro il primo anno di vita del figlio, prevedendo fino a un mese consecutivo in lavoro da remoto.

Nel 2024, l’Azienda ha deciso di aggiornare l’istituto, ampliando la possibilità di lavoro da remoto e introducendo maggiore flessibilità. La decisione di rivedere e migliorare l’accordo sindacale precedentemente vigente è nata, da un lato, a seguito del monitoraggio sull’utilizzo dello Smart Working e dall’altro, dopo un’attenta valutazione e osservazione dei comportamenti delle persone che denotavano una buona attitudine all’utilizzo dello Smart Working. Ha fatto seguito, quindi, un serrato confronto con le Organizzazioni Sindacali da cui è scaturito un importante accordo sindacale per il settore elettrico.

A seguito dell’aggiornamento, il modello è stato potenziato: attualmente i profili impiegatizi possono svolgere fino a 10 giornate mensili da remoto, con un limite settimanale di 3 giornate. Per i profili tecnico-impiegatizi sono invece previsti fino a 6 giorni al mese da remoto, con un limite settimanale di 2 giornate. Per i genitori di figli fino a sei anni o al termine del primo anno di scuola primaria questi limiti salgono rispettivamente a 12 giorni per i profili impiegatizi e 8 giorni al mese per i tecnico- impiegatizi.

La policy garantisce flessibilità nella scelta delle giornate da remoto, da pianificare su base settimanale con il proprio responsabile, vietando però il lavoro da remoto presso luoghi pubblici per tutelare i dati sensibili trattati. Per le giornate di lavoro in sede, la rilevazione della presenza in entrata e in uscita è obbligatoria, ma è prevista una forma di flessibilità oraria che consente di effettuare l’ingresso all’interno di un intervallo orario definito, ad esempio: tra le 7.45 e le 9.15 e analogamente per l’uscita tra le 16.21 e le 17.36, accumulando fino a un massimo di 12 ore di surplus che possono essere gestite giornalmente in modo flessibile oppure possono essere convertite in permessi. Per i genitori di figli fino a 14 anni nelle sedi principali è prevista un’estensione della flessibilità oraria di 2 ore, per cui è possibile entrare, per esempio, dalle 7:30 alle 9:30.  Per quanto riguarda il lavoro da remoto, viene preso come riferimento l’orario standard di lavoro per favorire il coordinamento con i colleghi. Infine, l’accordo definisce delle fasce di disconnessione per evitare un uso non equilibrato delle tecnologie e garantisce la corrispondenza del buono pasto nelle giornate di Smart Working.

Dal punto di vista tecnologico, Terna ha dotato i dipendenti di strumenti adeguati al lavoro da remoto: ogni persona ha ricevuto un laptop e uno smartphone con connessione dati, oltre che l’accesso ai software di collaborazione. Su richiesta, sono stati forniti anche monitor e tastiere per l’allestimento della postazione domestica. L’ azienda sta inoltre valutando e sperimentando, tramite progetti pilota, l’introduzione di nuove tecnologie, anche connesse all’ intelligenza artificiale. Per supportare le proprie persone nell’utilizzo dei nuovi strumenti, l’organizzazione ha previsto diversi interventi formativi.

Per quanto riguarda gli spazi di lavoro, Terna ha adottato un sistema di desk sharing, secondo cui i dipendenti prenotano la propria postazione in sede. Questa soluzione, già attiva prima dell’introduzione dello Smart Working, ha permesso di far crescere l’organico senza ampliare la dimensione degli uffici. Le sedi dispongono di aree collaborative, phonebooth per le riunioni individuali e zone comuni, come bar e mensa, utilizzabili anche per incontri informali o riunioni. Inoltre, a Roma l’azienda ha affittato spazi di co-working a disposizione dei dipendenti residenti per evitare lunghi tragitti per raggiungere la sede centrale. Ogni giornata di lavoro svolta in queste postazioni di co-working viene considerata come un giorno di lavoro in presenza.

Per sostenere il cambiamento del modello di organizzazione del lavoro, Terna ha investito in percorsi di change management e in programmi formativi dedicati ai manager. Tali interventi si sono focalizzati sul concetto della delega, della responsabilizzazione, della cultura del feedback e sulle modalità di gestione del rapporto di lavoro, anche in contesti di lavoro a distanza. Inoltre, sono stati introdotti nuovi sistemi di valutazione delle performance che considerano non solo il raggiungimento degli obiettivi, ma anche il percorso di crescita individuale di ciascun dipendente.

I BENEFICI

Lo Smart Working è ampiamente adottato in Terna, con tassi di utilizzo compresi tra l’80% e il 100%. L’utilizzo risulta più contenuto tra i profili tecnici-, per la natura delle loro attività. I benefici risultano evidenti sia per l’azienda sia per i dipendenti: dal punto di vista organizzativo, la produttività non è stata intaccata. In aggiunta, il modello Smart Working risulta un elemento chiave per accrescere l’attrattività di Terna nei confronti dei nuovi talenti, che in fase di colloquio di assunzione dimostrano spesso il proprio interesse per i modelli orientati alla flessibilità. Dal punto di vista delle persone, l’equilibrio tra vita privata e lavoro è notevolmente migliorato e ciò ha avuto effetti positivi sul benessere e sulla soddisfazione complessiva dei dipendenti.