L’esperienza di Smart Working di Editoriale Domus

L’AZIENDA

Editoriale Domus è una storica azienda familiare italiana, è stata fondata nel 1929, attiva nel settore editoriale.  L’azienda si contraddistingue per una profonda esperienza in settori diversi, dall’architettura e al design, dal mondo dei motori e della mobilità, a quello della cucina e del turismo. Negli ultimi anni, accanto alla direzione media, ha sviluppato una seconda business unit, denominata “professional” diventata leader nel mondo della mobilità per banche dati e software gestionali dedicati.

L’headquarter si trova a Rozzano, ma il Gruppo dispone anche di un’ampia struttura di proprietà a Vairano dove si trova anche La Pista utilizzata per testare i veicoli, svolgere i corsi di guida e organizzare eventi. L’azienda impiega oltre 300 persone.

LE ESIGENZE

Editoriale Domus ha introdotto lo Smart Working per migliorare la capacità delle persone di conciliare la vita privata con quella professionale nella convinzione che una maggiore soddisfazione sul lavoro si possa tradurre in un incremento delle performance organizzative.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

A gennaio 2020 Editoriale Domus avrebbe dovuto avviare un progetto pilota di Smart Working coinvolgendo circa 40 persone di diverse funzioni. L’arrivo del Covid-19 ha però imposto, in pochi giorni, la generalizzata transizione al lavoro da remoto: pur non essendo soggetto a vincoli di chiusura obbligatoria, l’azienda ha deciso di svolgere da remoto tutte le attività compatibili, mentre quelle non compatibili con il lavoro a distanza sono sempre state svolte in sede, nel rispetto del distanziamento grazie agli ampi spazi aziendali.

Terminata la fase emergenziale, è stata introdotta una policy che prevedeva 8 giorni di Smart Working al mese, con un massimo di 2 giorni a settimana. In seguito, contestualmente all’inizio dei lavori di ristrutturazione della sede, il modello è stato ulteriormente modificato. Attualmente, lo Smart Working si attiva tramite accordi individuali approvati dal responsabile e interessa oggi circa il 90% del personale. La policy prevede la possibilità di lavorare da remoto per 10 giorni al mese, con un limite di 3 giornate settimanali. L’obbligo di timbratura è stato eliminato sia in presenza che da remoto, fondando il modello sulla fiducia nei dipendenti. I giorni di lavoro a distanza vengono registrati in un software gestionale dedicato, senza controlli stringenti sull’effettivo utilizzo.

Dal mese di settembre 2025 sono previste al massimo 8 giornate di lavoro da remoto ogni mese, con un massimo di 2 giornate di Smart Working alla settimana. Questo con l’obiettivo di favorire gli incontri in presenza e la contaminazione delle idee, resa ancora più possibile dalla nuova, ripensata, sede.

Nei mesi di luglio e agosto, la policy prevede che i dipendenti svolgano il lavoro da remoto il venerdì mattina, mentre il venerdì pomeriggio è libero, grazie all’utilizzo delle ferie. Non esistono vincoli sul luogo da cui si può lavorare da remoto. Per quanto riguarda l’orario, è prevista una fascia di operatività che va dalle 8:00 alle 20:00, in cui ogni persona dispone di autonomia nello svolgimento delle proprie attività lavorative.

A seguito dell’introduzione dello Smart Working, l’azienda ha messo a disposizione dei propri dipendenti le tecnologie necessarie per il lavoro in mobilità, tra cui PC portatili, tastiera e mouse. Il telefono fisso è stato sostituito da applicativi software per la collaborazione e la condivisione. Per supportare le proprie persone, fin dalle prime fasi della pandemia, l’azienda ha organizzato workshop e videocorsi per insegnare a utilizzare questi nuovi strumenti di collaborazione.

Editoriale Domus ha scelto di investire sul ripensamento degli spazi di lavoro. Nel gennaio 2025 l’azienda milanese ha terminato la riprogettazione della propria sede, rendendola più adatta ai principi dello Smart Working. La configurazione precedente, con spazi ampi ma poco funzionali, generava inefficienze sia economiche sia energetiche. L’intervento di riprogettazione ha dedicato grande attenzione alla sostenibilità ambientale, rispettando i più avanzati criteri di efficienza energetica, e all’integrazione con la tecnologia, attraverso la collaborazione e il supporto di Ricoh Italia. Sono stati quindi introdotti sistemi di building automation, che spengono automaticamente le luci delle sale inutilizzate e regolano l’illuminazione artificiale in funzione di quella naturale. Ad ogni dipendente è stato assegnato un locker personale. Le 222 postazioni, alcune dotate di doppio schermo, non sono fisse bensì prenotabili tramite un’apposita applicazione. Solo i grafici e gli addetti alla prestampa dispongono di postazioni non modificabili stante i macchinari specifici che le loro mansioni richiedono, mentre l’ufficio HR conserva uno spazio chiuso per ragioni di riservatezza. La struttura presenta inoltre molteplici sale riunioni di varie dimensioni tutte dotate di sistemi di videoconferenza, un auditorium da 90 posti, un bar e diverse aree relax.

Nella ristrutturazione si è puntato inoltre a creare ambienti visivamente piacevoli e rilassanti, grazie all’uso di materiali naturali, come legno e pietra, alla massimizzazione della luce naturale e a un accurato lavoro di insonorizzazione. Ogni area è stata concepita per poter essere utilizzata durante tutto l’arco della giornata: la mensa, ad esempio, al di fuori dell’orario della colazione e del pranzo, si trasforma in spazio di lavoro a disposizione di tutti.

Per il futuro, l’azienda sta già progettando un intervento per la valorizzazione dell’area esterna, con la realizzazione di un giardino e postazioni di lavoro all’aperto.

Non si sono riscontrate particolari difficoltà nell’introduzione dello Smart Working. L’esperienza forzata di lavoro da remoto durante la pandemia ha infatti dimostrato l’efficacia di questo approccio. All’avvio del nuovo modello è stato organizzato un percorso di onboarding per tutti i dipendenti, durante il quale sono stati illustrati i principi dello Smart Working e la funzione IT ha supportato ciascuno nell’installazione dell’applicazione di prenotazione degli spazi dedicata. Resta tuttavia la necessità di rafforzare la cultura del lavoro per obiettivi.

I BENEFICI

Dall’introduzione forzata del lavoro da remoto durante la pandemia fino a oggi l’azienda non ha osservato cali di produttività, confermando l’efficacia dello Smart Working. L’utilizzo da parte delle persone è molto eterogeneo ed è stato apprezzato senza criticità di rilievo. L’adozione dello Smart Working ha inoltre migliorato la capacità dell’organizzazione di attrarre nuovi talenti, soprattutto tra le generazioni più giovani, spesso alla ricerca di modelli flessibili di organizzazione del lavoro.