“La Giovanna”: l’agente AI de La Piadineria per rendere scalabile il processo di selezione

Azienda

Fondato nel 1994, il Gruppo La Piadineria opera nel settore della ristorazione, con oltre 550 ristoranti in Italia, 13 in Francia e 1 negli USA. L’azienda conta circa 3.800 collaboratori e si distingue nel panorama della ristorazione per una traiettoria di crescita recente particolarmente sostenuta: negli ultimi anni il gruppo ha aperto tra i 50 e i 60 nuovi punti vendita l’anno, con oltre 65 aperture nel solo 2025.

Esigenza

Il settore della ristorazione è strutturalmente caratterizzato da un’elevata rotazione del personale, con un tasso di turnover che per La Piadineria è superiore al 60%.

In questo contesto, negli ultimi anni l’azienda si è trovata a gestire un volume di candidature 8.000-9.000 candidature al mese. La combinazione tra alta rotazione del personale, apertura di nuovi ristoranti e volumi elevati di candidature rendeva il processo di selezione uno dei principali colli di bottiglia operativi dell’intera organizzazione.

Nonostante la crescita numerica del team HR, passato da 4 a 20 componenti in pochi anni, la situazione interna era critica sotto diversi profili. Data la mole di candidature da gestire, il personale del team HR dedicato al processo di selezione era di fatto impegnato quasi esclusivamente in attività telefoniche ripetitive per una prima fase di pre-screening, in cui venivano poste domande sui requisiti minimi e fissati i colloqui. Ancora più critica era la copertura effettiva delle persone che si riusciva a valutare: all’inizio del 2025 il team riusciva a contattare solo circa il 50% dei candidati, con il rischio concreto di perdere profili potenzialmente validi semplicemente per mancanza di capacità operativa.

A fronte di questa situazione, la Direzione HR ha identificato come priorità strategica la trasformazione del processo di selezione, con l’obiettivo in particolare di efficientare la fase di pre-screening. La scelta di agire su questo ambito era dettata dalla consapevolezza che il modello tradizionale non era più sostenibile né scalabile rispetto al ritmo di espansione aziendale.

Progetto

Per rispondere a queste esigenze, nel giugno del 2025 la Direzione HR de La Piadineria ha avviato un progetto di trasformazione del processo di selezione, introducendo nella fase di pre-screening un agente AI chiamato “La Giovanna” per interagire con i candidati per le posizioni di addetti/e alle vendite nei ristoranti.

Il processo di selezione supportato da “La Giovanna” si articola in fasi sequenziali e ben definite, ciascuna delle quali vede l’agente AI svolgere un ruolo attivo e specifico.

Il processo si avvia nel momento in cui il candidato entra in contatto con La Piadineria attraverso i diversi possibili touchpoint, ad esempio QR code fisici nei ristoranti o campagne social. Una volta segnalato l’interesse da parte delle persone a candidarsi, “La Giovanna” prende in carico la candidatura e avvia la conversazione su WhatsApp.

L’agente AI conduce una serie di domande di screening personalizzate per il contesto dell’azienda, configurate insieme al team HR. Le domande riguardano la tipologia di contratto ricercata (ad esempio, part time o full time, disponibilità concentrata su weekend o su fasce orarie per pranzo e cena), le esperienze pregresse nella ristorazione o in contesti a contatto con il pubblico e l’eventuale precedente rapporto di lavoro con La Piadineria stessa.

Sulla base di un sistema di valutazione configurato insieme al team HR, “La Giovanna” determina l’idoneità della persona candidata e decide se avviarla alla fase successiva. Per chi è giudicato idoneo, l’agente procede alla fissazione automatica del colloquio in presenza, effettuando il match tra le disponibilità della persona candidata e quelle del manager responsabile del ristorante con cui avverrà l’incontro.

Successivamente al colloquio in presenza, l’agente AI raccoglie il feedback del selezionatore e si occupa di restituire un riscontro a tutti i candidati, indipendentemente dall’esito. Ai candidati ammessi vengono fornite le indicazioni sui prossimi passi e sull’inserimento in azienda; ai profili risultati non idonei vengono invece specificate le ragioni della mancata selezione.

Per accompagnare al meglio l’introduzione dello strumento, l’azienda ha condotto una fase pilota della durata di oltre quattro mesi, coinvolgendo figure manageriali de La Piadineria per ciascuna delle otto aree commerciali in cui è suddivisa la rete di ristoranti in Italia. Durante questo periodo sono stati organizzati incontri periodici di allineamento per raccogliere feedback operativi, che venivano poi tradotti in aggiustamenti concreti sullo strumento. Al termine della fase pilota, lo strumento è stato progressivamente esteso a tutte le candidature per le posizioni di addette/i alle vendite in Italia.

Risultati

Dopo circa 10 mesi di utilizzo, secondo l’azienda il progetto ha prodotto risultati quantitativi di rilievo che attestano sia l’efficacia del modello sia il livello di adozione raggiunto. Complessivamente sono state gestite 45.300 candidature, coinvolgendo la totalità dei 500 ristoranti della rete italiana. “La Giovanna” ha aiutato a fissare più di 8.200 colloqui, con un tasso medio di risposta dei candidati pari al 93% e un tasso di completamento dei flussi di pre-screening del 90%.

Sul piano qualitativo, il beneficio più significativo riguarda la profonda trasformazione del ruolo delle figure HR dedicate alla selezione, che si manifesta su due dimensioni chiave.

La prima riguarda la copertura delle candidature: prima dell’introduzione del progetto, il team HR riusciva a contattare mediamente solo la metà dei candidati ricevuti; oggi “La Giovanna” garantisce un’interazione con la totalità delle candidature, permettendo di valutare tutti i profili potenzialmente rilevanti.

La seconda dimensione riguarda la qualità del processo selettivo: il tempo liberato dalle attività di screening iniziale ha consentito alle persone del team HR dedicate alla selezione dei candidati di concentrarsi in misura significativamente maggiore sul processo di recruiting rivolto alle figure manageriali.

Sviluppi futuri

Nel breve termine, l’azienda ha intenzione di indagare l’esperienza del nuovo processo di selezione dal punto di vista dei candidati, per approfondire anche la loro prospettiva e apporre ulteriori modifiche al progetto.

A livello organizzativo, in futuro, l’agente AI supporterà il team HR anche nelle analisi strategiche dei dati relativi al processo. Il sistema sarà infatti integrato con la piattaforma HCM in uso dall’azienda, permettendo di visualizzare i principali KPI per il monitoraggio continuativo del processo.