L’AZIENDA  

Il Gruppo Bauli opera nel settore della produzione alimenta­re dolciaria con marchi primari (Bauli, Motta, Doria, Bistefa­ni), con ricavi per circa 493 mio€, 5 stabilimenti, oltre 1.600 dipendenti. L’azienda nasce a Verona nel 1922: affermatasi come marchio leader nei prodotti da ricorrenza (Natale e Pasqua), negli anni ’90 inizia un significativo processo di diversificazione verso prodotti di consumo quotidiano quali merende e biscotti.  La crescita del Gruppo è stata sostenuta da acquisizioni in Italia (la prima nel 2004) ed ora è rivolta ai mercati esteri: nell’ultimo triennio è stato realizzato in India il primo sito produttivo per i mercati locali.  Attualmente l’azienda processa circa 1500 note spese in un anno, generate da 200 viaggiatori. In particolare:

• circa 600 note spese sono compilate da viaggiatori abi­tuali, ovvero personale commerciale che fa viaggi multi-tratta e inserisce ogni mese 10-15 trasferte in un’unica nota spesa;
• circa 900 note spese sono compilate da viaggiatori sal­tuari, ovvero personale per cui a ogni viaggio corrisponde una nota spesa.

GLI OBIETTIVI

A partire dall’esercizio 2016-2017 l’azienda ha avviato un processo di digitalizzazione e semplificazione del business travel management journey con il duplice obiettivo di ridurre il tempo che i dipendenti dedicano a queste attività e incre­mentare la loro soddisfazione.  Il progetto ha riguardato in particolare la rendicontazio­ne, ritenuta da molti viaggiatori un’attività a basso valore aggiunto eppure molto dispendiosa in termini di tempo (se non adeguatamente supportata da strumenti digitali), e la riconciliazione degli estratti conto bancari con le fatture dei fornitori e le note spese dei dipendenti viaggianti.  

GLI APPLICATIVI  

L’azienda ha investito in particolare in due aree: aggior­namento del software relativo alla gestione delle note spese e integrazione con il sistema contabile interno e con i sistemi di pagamento elettronici; change management e formazione del personale circa l’utilizzo dei nuovi appli­cativi.  In particolare, è stato introdotto il gestionale per trasferte e note spese di Zucchetti. Si tratta di una piattaforma in grado di svolgere, oltre alle principali funzioni, anche la gestione delle prenotazioni di auto aziendali, la localizza­ zione di automezzi, la riconciliazione della fatturazione elettronica e il recupero IVA su fatture estere, il tutto nel rispetto di un workflow approvativo gestito dal framework stesso. Tra le funzionalità dell’applicativo vi è inoltre l’archiviazione sostitutiva, che consente di raccogliere i giustificativi dematerializzati, nel rispetto delle normative vigenti.  In secondo luogo, l’azienda ha attivato una carta lodge integrata con il gestionale (in collaborazione con un’agen­zia di viaggi esterna) e introdotto la piattaforma e le carte di pagamento elettronico di Soldo, anch’esse integrate nel processo gestito dalla piattaforma. Nello specifico, la carta permette il totale controllo delle spese unitamente alla possibilità di digitalizzare i giustificativi. Dopo aver dunque aperto un conto, l’azienda è in grado di creare au­tonomamente, per ogni dipendete e per ogni dipartimento un sottoconto associato a una carta prepagata.  Nel rispetto delle policy aziendali, il travel manager (in coordinamento con la funzione HR) può definire le regole di utilizzo e i limiti di spesa per ogni carta, controllare e bloccare ogni movimento e trasferire disponibilità liquide ai sottoconti in tempo reale a costo zero.  Infine, l’integrazione con l’App mobile consente al dipen­dente di caricare tramite foto i giustificativi e le relative voci di spesa, a corredo di quelle automaticamente compilate. In questo modo l’azienda elimina la necessità di provvedere agli anticipi di cassa, automatizza la compilazione delle note spese e può richiedere la generazione di report esportabili in altri gestionali.  

IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL MANAGEMENT  

L’adozione delle soluzioni digitali descritte nel precedente paragrafo ha consentito all’azienda di modificare il modo in cui le diverse attività del business travel management ven­gono svolte. In particolare:  

• apertura della missione: l’applicativo adottato presenta una connessione naturale con altri moduli gestiona­li (presenze e paghe) che consente di automatizzare il workflow autorizzativo, eliminando la raccolta delle firme;
• pagamento pre-viaggio: le carte bancarie prepagate sono state sostituite con carte lodge integrate nel gestionale e assegnate all’agenzia esterna;
• pagamento in viaggio: il pagamento e l’anticipo del dipendente o dell’azienda tramite carte di credito è stato sostituito dall’utilizzo di carte di pagamento elettronico integrate con l’applicativo gestionale;
• rendicontazione: si è passati da un inserimento comple­tamente manuale delle spese da parte del dipendente, all’automatizzazione quasi totale grazie all’integrazione dei pagamenti elettronici nel software di gestione delle note spese;
• riconciliazione: dal controllo puntuale dedicato si è pas­sati a un controllo a campione, concentrato in particolare sulle spese in viaggio;
• rimborso: non è più necessario in quanto non sono più necessari anticipi da parte dei dipendenti.

I RISULTATI  

Il sistema è a regime e adottato da tutti i dipendenti, per­tanto è stato possibile valutarne gli impatti sulla gestione operativa e la soddisfazione dei viaggiatori. In particola­re, sono stati quantificati l’investimento e il risparmio di costo e analizzati i benefici intangibili conseguiti (dema­terializzazione delle note spese e soddisfazione dei dipen­denti).  Le voci di investimento sostenute una tantum dall’azienda per introdurre i cambiamenti previsti dal progetto sono state:  

• costo del software (nativamente integrato con le soluzio­ni di pagamento adottate) e integrazione con il sistema contabile interno e
• change management e formazione del personale all’uti­lizzo dei nuovi tool per un valore complessivo di circa 32.000 euro.  

Per quanto concerne i costi, già dal primo anno l’azienda ha conseguito un risparmio complessivo di quasi 60.000 euro, ripagando dunque già dopo sei mesi l’investimento soste­nuto. Nello specifico le attività più impattate sono state le seguenti:  

• rendicontazione delle spese di viaggio:
  • viaggiatori abituali: passa da 90 a 40 minuti il tempo impiegato per inserire tutti i giustificativi, con un ri­sparmio di costo del 56%;
  • viaggiatori saltuari: passa da 15 a 10 minuti il tempo impiegato per inserire tutti i giustificativi, con un ri­sparmio di costo del 33%;
• riconciliazione e controllo dei giustificativi: l’automa­tizzazione dell’autorizzazione, i controlli fatti ex ante dall’agenzia esterna e la dematerializzazione completa della nota spesa, hanno consentito di liberare il tempo della persona dedicata a questa attività. In particolare, passa da oltre 1800 ore a 280 ore il tempo dedicato al controllo a campione, con un risparmio di costo dell’84%.

Da ultimo, i benefici intangibili riguardano nello specifico due aree:  

• dematerializzazione delle note spese nel rispetto delle norme vigenti e della sostenibilità ambientale, con con­seguenti benefici anche economici (carta, spazio archi­viazione etc.);
• soddisfazione dei dipendenti ottenuta grazie all’efficien­za dei nuovi processi. In particolare:
  • l’84% dei dipendenti intervistati è rimasto soddisfatto dalla semplificazione della gestione delle note spese garantita dall’archiviazione sostitutiva e dematerializ­zazione dei giustificativi;
  • il 60% dei dipendenti intervistati è rimasto soddisfatto rispetto all’utilizzo dell’applicativo gestionale in fase di rendicontazione;
  • l’84% dei dipendenti intervistati è rimasto soddisfat­to per l’adozione delle carte prepagate integrate che hanno semplificato l’attività di compilazione delle note spese.

CONCLUSIONI  

Il caso presentato dimostra chiaramente come la digitaliz­zazione dei processi di gestione dei viaggi d’affari, se unita all’integrazione tra gli applicativi e gli strumenti di paga­mento adottati in azienda, consente di ottenere benefici sia in termini operativi che economici, venendo al contempo incontro anche alle esigenze dei dipendenti, i quali risultano ampiamente soddisfatti.