Vediamo in questo articolo, realizzato attraverso la Ricerca dell’Osservatorio Digital B2b, cos’è la fatturazione elettronica B2b, quali vantaggi porta, in cosa si distingue da quella verso consumatori e Pubblica Amministrazione, e cosa dicono i dati più recenti sul mercato.
La fatturazione elettronica B2b (acronimo di Business to business) è l’emissione, la trasmissione e la ricezione in formato digitale delle fatture scambiate tra soggetti titolari di partita IVA residenti o stabiliti in Italia. Non basta un PDF inviato via email. La fattura elettronica è un file strutturato in formato XML, secondo lo standard FatturaPA, e deve transitare obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Il formato strutturato è un elemento centrale. Infatti, a differenza di un documento semplicemente visualizzabile, l’XML contiene dati leggibili e interpretabili automaticamente dai software gestionali. Questo rende possibile non solo lo scambio della fattura, ma anche la sua integrazione con contabilità, ordini, pagamenti e processi logistici. La conservazione digitale non coincide con il semplice salvataggio del file XML su un computer o su un servizio Cloud. Deve garantire nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità del documento secondo le regole applicabili.
Lo SdI fa da “postino” e da controllore. Riceve il file dal fornitore, ne verifica la correttezza formale (partita IVA, codice fiscale, dati obbligatori), lo recapita al cliente e comunica l’esito dell’operazione. Una fattura scartata dallo SdI si considera non emessa.
Per il recapito servono due riferimenti: il codice destinatario di 7 caratteri, associato al software o all’intermediario del cliente, oppure l’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata). Se il cliente non li comunica, la fattura resta comunque disponibile nella sua area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.
L’obbligo generalizzato tra privati sulla fatturazione elettronica è in vigore dal 1° gennaio 2019. È stato poi esteso progressivamente anche ai contribuenti in regime forfettario: dal 1° luglio 2022 per quelli con ricavi o compensi superiori a 25.000 euro, e dal 1° gennaio 2024 per tutti gli altri contribuenti interessati.
Le fatture elettroniche devono inoltre essere conservate digitalmente a norma per almeno dieci anni. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione per le fatture transitate dallo SdI, mentre molti provider includono la conservazione nelle proprie soluzioni.
L’obbligo normativo è nato soprattutto per contrastare l’evasione IVA, ma per le aziende i benefici vanno ben oltre la compliance.
Il beneficio più rilevante emerge quando la fattura non viene trattata come un documento isolato, ma come un evento all’interno di un processo. L’integrazione end-to-end consente, per esempio, di collegare ordine, consegna, fattura e pagamento, riducendo le attività manuali e rendendo più tempestiva la rilevazione delle anomalie.
La fatturazione elettronica può inoltre diventare una fonte dati per attività di analisi, previsione e controllo. L’Intelligenza Artificialee gli strumenti di Advanced Analyticspossono supportare l’estrazione di informazioni, la classificazione dei documenti, l’individuazione di errori e la previsione dei flussi di cassa.
Il canale SdI della fatturazione elettronica B2b è lo stesso per il B2c (Business to consumer) e B2g (Business to government, ossia verso la Pubblica Amministrazione). Cambiano però le regole a seconda del destinatario.
La fatturazione elettronica B2g è stata la prima a diventare obbligatoria: dal 6 giugno 2014 per ministeri, agenzie fiscali ed enti previdenziali, e dal 31 marzo 2015 per tutte le amministrazioni pubbliche. Rispetto al B2b presenta alcune differenze chiave:
Verso il consumatore finale la fatturazione elettronica non è sempre necessaria. Nel commercio al dettaglio di norma si emette il documento commerciale e si trasmettono telematicamente i corrispettivi. Quando la fattura viene emessa, deve comunque essere elettronica e passare per lo SdI, con alcune particolarità:
La presenza di standard e infrastrutture interoperabili a livello europeo non significa però che tutti i Paesi utilizzino lo stesso sistema. A livello europeo si sta affermando il principio secondo cui interoperabilità e uniformità non sono la stessa cosa: i sistemi nazionali possono rimanere autonomi, purché condividano semantiche, standard e punti di connessione.
In questo quadro, lo standard europeo EN 16931 rappresenta il riferimento comune per la semantica della fattura elettronica. Le implementazioni nazionali possono utilizzare formati diversi, come UBL o CII, ma devono essere in grado di dialogare tra loro. L’obiettivo non è quindi imporre un unico applicativo, ma consentire a sistemi differenti di comprendersi e scambiarsi dati.
La fatturazione elettronica si inserisce in un mercato più ampio, quello dei servizi digitali per i processi tra imprese. Secondo la ricerca dell’Osservatorio Digital B2b, nel 2025 il mercato italiano del Digital B2b ha raggiunto un valore di 4,9 miliardi di euro, generato da poco più di 450 imprese fornitrici.
Tra le soluzioni offerte dai provider analizzati, i sistemi di gestione documentale sono i più diffusi e compaiono nell’offerta del 71% degli operatori. Subito dopo si colloca la fatturazione elettronica, proposta dal 53% dei provider analizzati, a conferma del suo ruolo centrale nell’ecosistema dei servizi digitali per il B2B.
Nonostante anni di fatturazione elettronica obbligatoria, solo il 7% delle aziende italiane ha una maturità Digital B2b avanzata: il 5% sono Innovatori avanzati e il 2% Leader della trasformazione. Il 56% è classificato come Emergenti digitali, con una digitalizzazione ancora parziale e reattiva, il 24% come Utilizzatori evoluti e il 13% come Tradizionali consolidati.
Le differenze si vedono nelle performance. Le imprese più mature completano il ciclo dell’ordine in 21-60 minuti, mentre il 78% di quelle meno evolute supera i 100 minuti. L’87% delle aziende più avanzate svolge regolarmente il lavoro in orario d’ufficio senza straordinari, contro un 63% delle meno mature che segnala carichi frequentemente critici. Anche sulla compliance il divario è netto. Tra le imprese leader le non conformità sono rare e risolte rapidamente. Il 66% delle Tradizionali consolidate riporta invece criticità frequenti che richiedono interventi urgenti.
La maggiore maturità digitale è associata anche a una riduzione delle contestazioni, dei tempi di gestione del ciclo dell’ordine e degli errori negli scambi informativi. La correlazione non riguarda quindi soltanto la conformità normativa, ma si estende a efficienza operativa e qualità delle relazioni tra partner commerciali.
In altre parole, avere la fattura elettronica non significa essere digitali. Molte imprese si limitano a generare l’XML per rispettare la norma, senza integrarlo nei processi a monte e a valle. Il passaggio decisivo consiste nel superare una logica documentale e per silos. La fattura dovrebbe essere letta come una componente di un flusso condiviso tra funzioni aziendali e organizzazioni, nel quale ordini, consegne, fatture, pagamenti e dati di compliance sono collegati e aggiornati in modo coerente.
Il quadro della fatturazione elettronica è destinato a evolvere rapidamente anche a livello europeo. Come spiegato da Paola Olivares, Direttrice dell’Osservatorio Digital B2b, durante il Convegno di presentazione dei risultati di Ricerca, “L’Europa sta progressivamente costruendo un ecosistema normativo destinato a ridisegnare il Digital B2b. Iniziative come eFTI, ViDA, NIS2, eIDAS 2.0, Digital Business Wallet e Digital Product Passport non rappresentano interventi isolati, ma tasselli di una visione comune. L’obiettivo è favorire processi interaziendali sempre più digitali, interoperabili, sicuri e tracciabili, dalla gestione dei dati logistici alla fatturazione elettronica, fino all’identità digitale e alla sostenibilità di prodotto”.
Nel quadro ViDA, dal 1° luglio 2030 la fattura elettronica strutturata diventerà il riferimento per le operazioni intracomunitarie, secondo lo standard EN 16931 e i relativi formati interoperabili. Dal 1° gennaio 2035 è inoltre prevista l’armonizzazione dei sistemi di reporting e scambio delle informazioni IVA tra gli Stati membri.
Sul fronte logistico, il regolamento eFTI prevede che dal 9 luglio 2027 le autorità di controllo accettino le informazioni di trasporto in formato elettronico strutturato attraverso piattaforme conformi. Il dato della fattura potrà quindi essere sempre più collegato ai documenti di trasporto, agli ordini e agli eventi logistici.
Il quadro europeo sull’identità digitale, aggiornato con eIDAS 2.0, introduce nuovi strumenti e servizi fiduciari. In questo contesto si collocano anche le iniziative relative ai portafogli digitali per imprese, che potranno consentire alle organizzazioni di dimostrare e condividere digitalmente identità, qualifiche, certificazioni e autorizzazioni.
L’Italia, in realtà, ha anticipato l’Europa sul fronte domestico. La sfida sarà dunque allineare il proprio modello agli standard comunitari.
Tra i megatrend individuati dall’Osservatorio, il più rilevante è “From Documents to Data Flows”. Il documento smetterà di essere un file da scambiare e diventerà un flusso continuo di dati strutturati, certificati e sincronizzati in tempo reale tra le organizzazioni. Su questa base si innestano l’automazione guidata da agenti di Intelligenza Artificiale, i pagamenti integrati nei flussi operativi e la compliance “incorporata” nei processi.
Questa evoluzione porterà anche a processi sempre più “boundaryless”, cioè condivisi tra più organizzazioni e non confinati all’interno di una singola impresa. Identità digitale, autorizzazioni e pagamenti potranno diventare componenti integrate del workflow, mentre interfacce conversazionali e agenti software potranno interagire direttamente con dati e processi.
Un ulteriore sviluppo riguarda la trasformazione della compliance da adempimento successivo a componente “by design” dei sistemi digitali. I controlli normativi potranno essere incorporati nei flussi operativi e attivati automaticamente, riducendo errori e attività di verifica manuale.
La piena realizzazione di questi scenari, oltre a superare ostacoli tecnologici, richiede fiducia nella condivisione dei dati, standard comuni, capacità di adozione anche da parte delle PMI e collaborazione tra imprese, provider e istituzioni. Il rischio è una trasformazione a due velocità, con organizzazioni già orientate ai flussi interoperabili accanto ad altre ancora legate a documenti, e-mail e integrazioni manuali.
Per le imprese il messaggio è chiaro. La fatturazione elettronica B2b non è il punto d’arrivo della digitalizzazione, ma la sua infrastruttura di partenza.
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