Integra Solutions promuove un’iniziativa strutturata di benessere per le proprie persone: il progetto IS36

L’ORGANIZZAZIONE

Integra Solutions è un’agenzia di comunicazione e marketing digitale che da 25 anni offre servizi di marketing, comunicazione del brand, costruzione di contenuti, realizzando progetti di sviluppo del business basati su dati e misurandone le relative prestazioni. L’azienda ha sede a Forlì e collabora con diverse realtà sia nel settore B2B che B2C, operando in oltre 15 settori e sviluppando progetti nazionali e internazionali grazie ad un team composto da circa 30 collaboratori.

LE ESIGENZE

Il ripensamento del modello di organizzazione lavoro nasce dalla volontà di Integra Solutions di creare un equilibrio tra produttività, benessere delle persone e volontà di essere un’organizzazione sostenibile. Situata al di fuori delle aree metropolitane romane e milanesi, cuore dei servizi di comunicazione e marketing, l’azienda ha collaboratori provenienti da diverse aree della Romagna e dell’Emilia, per i quali il pendolarismo rappresenta un elemento di impatto significativo sulla qualità della vita e sulla conciliazione vita-lavoro. Inoltre l’azienda aveva constatato da diverso tempo che il venerdì pomeriggio rappresentava un momento poco produttivo della settimana lavorativa: i clienti sono meno reperibili, le riunioni più difficili da organizzare e, soprattutto, la concentrazione delle persone cala fisiologicamente.

Da tempo, Integra Solutions cercava una soluzione che potesse conciliare al meglio le esigenze aziendali con quelle dei propri collaboratori, garantendo un alto livello di produttività e competitività unito al benessere e alla soddisfazione delle proprie persone e a quella del cliente.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Già nel 2015, l’azienda aveva previsto la possibilità di lavorare da remoto un giorno alla settimana, flessibilità ampliata a due giornate dopo il periodo pandemico. Il modello aveva dimostrato che era possibile lavorare in modo più flessibile senza compromettere i risultati, rendendo l’azienda più competitiva e migliorando il work-life balance dei collaboratori. La volontà di far evolvere ulteriormente il modello di organizzazione del lavoro si era presentata in concomitanza con il trasferimento nella nuova sede, una struttura più grande e nuova nella quale l’azienda si è trasferita nel 2023. La nuova sede ha permesso di ottimizzare gli ambienti con più sale meeting per supportare il lavoro ibrido, introducendo una maggiore flessibilità negli spazi di lavoro, con un mix di scrivanie assegnate e postazioni libere disponibili per necessità temporanee.

Si è scelto tuttavia di attendere l’anno successivo per procedere con una revisione strutturata del modello di organizzazione del lavoro, che desse valore al tempo, ottimizzasse il lavoro e migliorasse il benessere dei collaboratori. Dopo una attenta analisi di alcuni casi studio italiani e internazionali, Integra Solutions ha scelto di progettare un modello di settimana corta con il venerdì pomeriggio non lavorativo, per i circa 26 dipendenti che hanno contratti full-time e non lavorano in modalità full remote.

Il progetto è stato presentato internamente a Novembre 2024, con un percorso condiviso tra azienda e collaboratori. Sono stati organizzati incontri, anche avvalendosi di consulenti, per affrontare eventuali dubbi e domande sul progetto ed è stato formulato un regolamento, approvato all’unanimità dalle persone coinvolte nell’iniziativa. Anche i clienti e i partner sono stati informati del cambiamento, attraverso una comunicazione specifica.

La configurazione scelta è un adattamento del modello 100-80-100, trasformato nel modello 100-95-100: i lavoratori ricevono il 100% della retribuzione per lavorare il 95% delle ore previste, in cambio dell’impegno a mantenere una produttività del 100%. La soluzione, implementata il 1 gennaio 2025, ha visto l’introduzione di 36 venerdì pomeriggio non lavorativi all’anno. Le ore corrispondenti vengono scalata dai permessi retribuiti; per questo motivo, l’azienda ha aggiunto 100 ore di permessi retribuiti. L’introduzione dei permessi retribuiti ha consentito l’iniziativa senza modifica contrattuale. I restanti 14 venerdì lavorativi annuali sono stati  suddivisi tra 10 giornate, pianificate annualmente, da dedicare ad attività di formazione, team building e riunioni plenarie e 4 giornate da utilizzare in modo flessibile, per gestire eventuali emergenze o picchi di lavoro.

Il lavoro da remoto è stato riconfigurato in giornate specifiche, per essere praticato il martedì e il venerdì mattina; in questo modo è stato possibile ridurre i consumi aziendali prevedendo solamente 4 giorni di lavoro nella sede aziendale. Contestualmente è stata introdotta la timbratura elettronica per una gestione più efficiente delle ore di lavoro, garantendo comunque una flessibilità oraria di 15 minuti in entrata e uscita.

Per garantire la sostenibilità del modello e la possibilità di svolgere le stesse attività nel 95% del tempo, l’azienda ha lavorato per efficientare i processi aziendali. Si è scelto di ridurre la frequenza delle riunioni plenarie, destinate all’allineamento interno, da quindicinale a mensile. Inoltre, si è ottimizzata la gestione delle riunioni e si sono automatizzati alcuni processi ripetitivi, anche attraverso il consolidamento di strumenti di AI generativa, Marketing Automation e CRM Systems già in uso in azienda. Integra Solutions ha inoltre previsto un potenziamento di alcuni team di lavoro nei quali il modello avrebbe potuto causare un ulteriore aggravio dei carichi di lavoro con un incremento delle risorse umane dedicate. Inoltre, il team HR è stato supportato con un nuovo tool di gestione, riducendo di circa 30 ore al mese il carico amministrativo.

I BENEFICI, PUNTI DI ATTENZIONE E IMPATTI DELL’INIZIATIVA

Integra Solutions ha scelto di introdurre il progetto avvalendosi di un periodo di sperimentazione di 12 mesi, con valutazioni periodiche dell’impatto e della sostenibilità dell’iniziativa. L’azienda ha previsto una clausola di salvaguardia che consente di rivedere il modello o revocarlo in caso di necessità operative, come un aumento imprevisto del carico di lavoro o la riduzione del personale. A sei mesi dall’avvio della sperimentazione è prevista la prima valutazione di andamento della soluzione adottata, con l’obiettivo di introdurre eventuali correttivi, nel caso emergano aspetti critici. Il progetto, infatti, viene monitorato attraverso KPI, sia qualitativi che quantitativi, raccolti attraverso l’erogazione, con cadenza bimestrale, di survey non anonime volte a intercettare la soddisfazione e i bisogni dei collaboratori e il monitoraggio di indicatori come l’assenteismo. A questo si accompagna l’analisi della sostenibilità finanziaria del progetto, valutata attraverso il monitoraggio del fatturato e dell’EBITDA.

I benefici attesi dell’iniziativa riguardano diversi attori. I collaboratori per i quali è atteso un aumento della soddisfazione e del benessere grazie al miglioramento della conciliazione tra vita privata e lavoro. Grazie all’ incremento dell’efficienza organizzativa, Integra Solutions intende recuperare circa il 30% delle ore ridotte senza impattare sul business. La chiusura della sede il venerdì pomeriggio e le due giornate a settimana di lavoro da remoto consentono inoltre un risparmio economico atteso sui costi di gestione e benefici dal punto di vista ambientale, che saranno quantificati nella relazione di impatto prevista per il 2025.

Il processo di implementazione del nuovo modello di organizzazione del lavoro non è stato privo di difficoltà. Un ulteriore punto di attenzione ha riguardato la gestione della reperibilità nei confronti dei clienti, soprattutto nelle fasi iniziali di introduzione del modello. L’iniziativa di comunicazione dedicata ai clienti e ai partner e il supporto fornito nella fase iniziale di transizione hanno tuttavia permesso di mitigare il problema.

PROSPETTIVE FUTURE

Integra Solutions considera il nuovo modello di organizzazione del lavoro non tanto un progetto di flessibilità, ma un’iniziativa strutturata di benessere per i propri collaboratori nel rispetto della produttività e dei risultati aziendali. Adottando un approccio basato sull’analisi dei dati, con l’obiettivo di monitorare l’efficacia del modello nei primi 12 mesi di sperimentazione, l’azienda è consapevole che il futuro di questa iniziativa dipenderà dai risultati ottenuti in termini di sostenibilità economica, impatto organizzativo e soddisfazione e benessere delle persone. Se i numeri saranno positivi, il modello verrà reso strutturale a partire dal 2026, con una prospettiva nel medio periodi di portare la settimana lavorativa a 4 giorni.