B-Smart: l’iniziativa di Smart Working di Bancomat

L’AZIENDA

Bancomat è uno dei principali gestori dei circuiti di pagamento e prelievo in Italia, con oltre 40 anni di esperienza nel settore. Oltre a sviluppare e promuovere nuovi prodotti e strumenti destinati agli istituti bancari, Bancomat svolge anche un ruolo di regolatore nella gestione dello schema di pagamento, certificando il rispetto dei protocolli di pagamento da parte degli operatori finanziari. Fondata nel 1983, l’azienda conta oggi circa 100 dipendenti e ha sede a Roma.

LE ESIGENZE

L’azienda ha iniziato a lavorare da remoto per fare fronte all’emergenza pandemica del 2020. Nel 2022, essendo costretta ad un trasferimento in una sede più piccola, l’organizzazione ha scelto di mantenere lo Smart Working, adattando il modello in base alla capienza degli spazi di lavoro a disposizione. Nel 2025, con il trasferimento nella nuova e attuale sede, più adatta dal punto di vista dimensionale, Bancomat ha potuto introdurre un modello più flessibile e aderente ai principi dello Smart Working, con l’obiettivo di rendere più responsabilizzate e più autonome le proprie persone.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Dopo una prima esperienza di lavoro a distanza imposta dalla pandemia, nel 2022 Bancomat ha introdotto un modello iniziale di Smart Working, in seguito al trasferimento provvisorio in una nuova sede con una capacità significativamente inferiore rispetto al numero complessivo dei dipendenti. Questo primo modello prevedeva 12 giorni di lavoro da remoto e una turnazione su giorni fissi delle presenze in ufficio, suddividendo le diverse funzioni aziendali che condividevano gli stessi spazi. Tuttavia, questa modalità si è rivelata rigida e ha limitato le opportunità di incontro tra colleghi di differenti team.

Successivamente, con il trasferimento nell’attuale e più capiente sede, Bancomat ha potuto superare il vecchio modello: nell’aprile 2025 è stato infatti adottato un nuovo regolamento, esteso a tutta la popolazione aziendale e molto più flessibile.

Il nuovo modello di Smart Working prevede la possibilità di lavorare da remoto per 120 giorni all’anno, senza vincoli settimanali o mensili. I dipendenti possono usufruire di questi giorni in modo completamente autonomo, senza necessità di pianificazione preventiva o approvazione da parte del responsabile, in un’ottica di fiducia e responsabilizzazione. È consentito anche l’utilizzo continuativo dei giorni di lavoro da remoto. È possibile lavorare da qualsiasi località sul territorio italiano, ma non dall’estero a causa di vincoli assicurativi. Qualora emergano imprevisti o esigenze specifiche che richiedano la presenza fisica, il responsabile può richiedere la presenza in ufficio del collaboratore con un preavviso di 48 ore.

Quando si lavora a distanza, l’orario di lavoro deve comunque essere compatibile con l’orario standard aziendale e con le esigenze operative. Sono state introdotte fasce di reperibilità coincidenti con le ore centrali della mattina (10.30 – 12.30) e del pomeriggio (14.30 – 16.30), al fine di agevolare la conciliazione tra esigenze lavorative e personali. Inoltre, il sistema di timbratura tradizionale in entrata e uscita è stato sostituito da un’unica timbratura giornaliera, valida sia per le giornate di lavoro in sede che da remoto.

L’adozione dello Smart Working ha spinto l’organizzazione ad adeguare la dotazione tecnologica messa a disposizione delle persone. Tutti i dipendenti dispongono di un PC portatile e di un telefono aziendale che può essere utilizzato anche come router. In ufficio, tutte le postazioni di lavoro sono attrezzate con schermo, tastiera e mouse. Le sale riunioni, prenotabili, sono dotate di sistemi di videoconferenza e lavagne interattive. Sono inoltre disponibili applicativi cloud per la collaborazione e la condivisione dei documenti.

Per quanto riguarda gli spazi di lavoro, nel 2024 l’azienda ha avviato la ricerca di una nuova sede in sostituzione della precedente, utilizzata provvisoriamente dal 2022, che presentava soltanto 60 postazioni disponibili. In aggiunta essa offriva un numero ridotto di sale riunioni e spazi per la collaborazione, oltre ad essere distribuita su quattro piani, aumentando la dispersione delle persone.

La nuova sede è stata scelta e progettata in collaborazione con il Prisma. Nella definizione dei criteri di scelta dei nuovi uffici sono state tenute in considerazione le evidenze emerse nella a survey di clima aziendale e nell’indagine sui fattori di stress lavoro-correlato, effettuate nel periodo della vecchia sede. Da queste analisi è emersa l’esigenza dei dipendenti di potersi incontrare più frequentemente e di disporre di spazi riservati per lo scambio di informazioni, facilmente accessibili e che non disturbassero il lavoro degli altri.

Alla luce di queste necessità, nel marzo 2025, Bancomat si è trasferita nella nuova sede. I nuovi uffici sono distribuiti su un unico piano, per facilitare le relazioni, l’incontro e la collaborazione tra colleghi. Le postazioni disponibili sono ora circa 130, un numero superiore all’attuale organico in previsione di future assunzioni. Le postazioni sono organizzate in open space; solo i direttori dispongono di uffici dedicati, comunque accessibili in loro assenza e utilizzabili come sale riunioni, mentre le funzioni HR e Legal usufruiscono di spazi open space separati, per garantire la riservatezza dei dati sensibili trattati. La nuova sede è inoltre dotata di sale riunioni di varie dimensioni e di spazi dedicati alla collaborazione informale one-to-one.

L’introduzione della nuova policy di Smart Working, più flessibile, è stata annunciata durante un evento aziendale in prossimità del trasferimento nella nuova sede. A seguire, sono state fatte ulteriori comunicazioni per chiarire eventuali dubbi e specificare meglio le nuove forme di flessibilità oraria e il nuovo approccio orientato ai risultati. Per accompagnare il cambiamento culturale, sono state organizzate sessioni di formazione dedicate ai responsabili.

È stato inoltre introdotto un nuovo modello di performance management che, a differenza del precedente, prevede per ciascun dipendente l’assegnazione annuale, da parte del proprio responsabile, di un set di 3-5 obiettivi chiari e misurabili, in linea con gli obiettivi aziendali definiti dal piano strategico. A questi obiettivi quantitativi si affianca una valutazione comportamentale e un insieme di indicatori di performance aziendale.

Per monitorare l’andamento rispetto agli obiettivi, vengono effettuati SAL periodici e strutturati affinché tutti i manager abbiano strumenti che consentano di individuare tempestivamente eventuali criticità o ritardi. L’introduzione del lavoro orientato ai risultati e del nuovo modello di performance management, con la definizione di obiettivi chiari e feedback ricorrenti, ha favorito un alto livello di engagement da parte dei dipendenti e una più ampia adozione del nuovo approccio, svincolando la valutazione della performance dai tradizionali vincoli di presenza fisica e di orario.

I BENEFICI

L’introduzione del nuovo modello di Smart Working è stata accolta con grande entusiasmo, senza rilevare criticità da parte dei dipendenti o dei responsabili. Dal monitoraggio della fruizione dello Smart Working è emerso che il 99% dei dipendenti ne usufruisce con costanza, lavorando da remoto dieci giorni al mese in media. Inoltre, il nuovo modello si è rivelato una leva significativa sia per l’attrazione di nuovi talenti sia per la retention delle persone, anche grazie a una policy particolarmente competitiva rispetto a quelle adottate da altre aziende del settore. Il monitoraggio continuerà nel tempo attraverso la somministrazione di survey di clima e la valutazione delle performance raggiunte.