AZIENDA

Grimaldi Group è il principale operatore marittimo italiano e leader globale nel trasporto di auto e carico rotabile, con una flotta di 130 navi e operazioni in 150 porti. Il gruppo gestisce anche una vasta rete di terminal portuali e società di logistica, offrendo una catena logistica integrata e servizi nel settore passeggeri e nel trasporto di container. Conta circa 18.000 collaboratori a livello globale, di cui 7.000 impiegati nelle navi (cosiddetto “personale marittimo”).

L’ESIGENZA

Il settore del trasporto marittimo, in cui Grimaldi Group opera, presenta alcune peculiarità relative alla gestione dei collaboratori, in particolare per il personale di bordo che affronta regolarmente periodi di avvicendamento in cui è arruolato a bordo delle navi. Per la natura dei contratti del settore, a seguito del termine di un periodo lavorativo in nave, la persona resta comunque in organico e l’armatore ha l’obbligo di imbarcarla secondo tempistiche predefinite. In questo periodo di transizione, la persona quindi fa ancora parte dell’organico dell’azienda e può rendersi disponibile per successivi incarichi. A fronte di questo processo, emergono due principali criticità per Grimaldi Group. Da un lato, velocizzare il processo di selezione, privilegiando la rispondenza ai requisiti richiesti e l’ordine temporale di candidatura. Dall’altro lato, l’esigenza di mantenersi attrattivi nei confronti del personale marittimo. Si tratta infatti di un settore con alti tassi di turnover, che per alcune qualifiche raggiunge picchi attorno al 40%, e i mesi in attesa di un nuovo imbarco ostacolano ulteriormente la retention delle persone, che frequentemente decidono di trovare un’altra occupazione al di fuori del settore. In aggiunta a queste difficoltà dovute alla natura del trasporto marittimo, fino al 2019 alcuni processi HR all’interno di Grimaldi Group venivano gestiti in maniera tradizionale. Ad esempio, nel processo di rilascio dei cedolini, le buste paga venivano imbustate a mano e consegnate fisicamente ai collaboratori. Da qui la necessità di digitalizzare alcuni processi HR, per migliorarli, e rendere più immediata la fruizione di alcune informazioni personali ai collaboratori.

IL PROGETTO

A fronte di queste esigenze, nel 2019 Grimaldi Group ha avviato un progetto di digitalizzazione di alcuni processi HR selezionando le soluzioni di Talentia Software. Sebbene inizialmente il progetto abbia riguardato solo il personale amministrativo, nel 2023 la Direzione HR ha deciso di allargare l’accesso anche al personale marittimo. Nello specifico, il progetto ha visto la creazione della piattaforma “MyGrimaldi”, un portale online accessibile dal team HR e dai singoli collaboratori di Grimaldi Group. Tramite la piattaforma, il team HR può ora erogare i cedolini e renderli visibili alle singole persone, che possono accedervi entrando nel portale. In più, nel portale il team HR può pubblicizzare internamente gli incarichi relativi alle nuove iniziative marittime, e i collaboratori interessati presenti nell’organico possono rendersi disponibili all’imbarco candidandosi tramite la piattaforma. Una volta raccolte le candidature, il team HR può visualizzare le informazioni delle persone che hanno dato disponibilità ad imbarcarsi e avere visione eventualmente di necessità particolari. Ad esempio, se una persona candidata necessita di effettuare delle visite mediche prima dell’imbarco, il portale è in grado di segnalarlo. Una volta effettuata la visita, la persona può caricare nel portale il certificato della visita e la piattaforma aggiorna in automatico l’informazione. Inoltre, le persone in attesa del nuovo imbarco possono accedere a diversi contenuti formativi e news inerenti al mondo Grimaldi Group tramite la piattaforma, e tenersi aggiornate sulle nuove iniziative dell’azienda a livello globale, come ad esempio il varo di una nuova imbarcazione. Questi contenuti vengono resi disponibili anche alle persone neoassunte, per facilitare la familiarizzazione con l’azienda e gli spazi a bordo delle navi. Per accompagnare la transizione verso la piattaforma digitale, l’azienda ha messo a disposizione del materiale informativo nelle navi e ha formato gli ufficiali di bordo per aiutare le persone a fruire in modalità self-service della piattaforma.

I RISULTATI

Sul piano dei risultati, la piattaforma ha raccolto un notevole numero di adesioni. È utilizzata dall’intero personale amministrativo. Inoltre, sebbene l’estensione al personale marittimo sia avvenuta solo di recente, da gennaio a marzo 2024 sono stati registrati oltre 3.800 accessi da questo segmento di popolazione aziendale. In generale, la digitalizzazione dei processi HR tramite il portale MyGrimaldi ha portato numerosi benefici, sia al team HR sia ai singoli collaboratori. Per il team HR, la transizione al portale digitale ha significato una drastica riduzione delle richieste di assistenza quotidiana. La possibilità per i collaboratori di accedere autonomamente alla piattaforma per consultare documenti personali, come i cedolini, non ha solo migliorato la loro esperienza, ma ha anche contribuito a liberare risorse preziose all’interno del dipartimento HR, permettendo loro di concentrarsi su attività di maggiore valore aggiunto. Inoltre, il sistema permette di gestire in maniera opportuna anche la privacy dei processi, facendo sì che le informazioni sensibili vengano visualizzate solo dal singolo collaboratore. In più, un altro beneficio rilevante è stata la capacità di mantenere un canale comunicativo con tutto l’organico dell’azienda, incluse le persone che sono temporaneamente in riposo, mantenendole coinvolte e aggiornate sulle novità e le opportunità all’interno di Grimaldi Group. Dal punto di vista dei singoli collaboratori, i benefici sono stati altrettanto significativi. Con il portale MyGrimaldi, le informazioni importanti sono diventate facilmente accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, garantendo una maggiore flessibilità e indipendenza nella gestione delle informazioni. Inoltre, la maggiore trasparenza nei processi di selezione ha contribuito a creare un ambiente di lavoro basato sulla fiducia e sull’equità. Tra gli elementi di successo dell’iniziativa emergono le iniziative di formazione agli ufficiali di bordo e la raccolta di feedback da parte delle persone sull’utilizzo della piattaforma, che ha reso possibile aggiornare la piattaforma e il materiale informativo ad essa correlato ogni qualvolta se ne sia reso necessario.

GLI SVILUPPI FUTURI

Riguardo il futuro, la Direzione HR dell’azienda ha in programma ulteriori miglioramenti e integrazioni per MyGrimaldi, tra cui l’estensione del processo di valutazione delle performance in piattaforma al personale marittimo. In più, l’azienda vuole rafforzare l’offerta di contenuti digitali formativi tramite la piattaforma per tutta la popolazione aziendale. Infine, l’intenzione della Direzione HR è di migliorare l’esperienza degli utenti in piattaforma grazie all’implementazione di algoritmi di Intelligenza Artificiale, che li guidino nella fruizione delle informazioni tramite l’utilizzo del linguaggio naturale.