AZIENDA

Nata oltre 70 anni fa, la Fondazione Don Carlo Gnocchi Onlus conta oggi circa 6.000

operatori, tra dipendenti e collaboratori professionali. Nelle 53 sedi in Italia, distribuite tra

Strutture e Ambulatori territoriali, di cui 2 Istituti di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico

(IRCCS), l’organizzazione si prende cura dei più fragili di ogni età e condizione. Da sempre

promotrice dell’importanza dell’innovazione scientifica e tecnologica nei propri percorsi

assistenziali, la Fondazione si è affermata come leader della ricerca nel settore della

riabilitazione e cura delle diverse abilità, con un focus distintivo su una medicina sempre

più predittiva, partecipativa e preventiva. La Fondazione nasce con un forte legame con i

territori in cui opera: ad oggi è presente in 9 regioni italiane. Questo assetto organizzativo

consente una risposta di prossimità ai pazienti, permettendo a medici e ricercatori di

raccogliere sul campo i bisogni dei pazienti e dei caregiver, restituendo loro percorsi di

presa in carico e cura sempre più personalizzati.

L’ESIGENZA

La distribuzione territoriale della Fondazione rappresenta, fin dalla sua nascita, un elemento

di ricchezza, che permette di rispondere efficacemente ai bisogni locali. Al contempo

può essere elemento di complessità nella gestione amministrativa dei processi HR,

che ne rende più difficoltoso il governo armonico e centralizzato da parte della Direzione

Risorse Umane, soprattutto se nel corso del tempo, pur nel pieno rispetto dei dettami

normativi e della correttezza amministrativa, si sedimentano e stratificano prassi operati ve locali differenti; tale complessità, senza il supporto di opportuni strumenti informatici,

rende oltremodo difficoltoso il presidio efficiente ed unitario delle informazioni, nonché la

loro analisi ed aggregazione. Prima dell’avvio del progetto, erano presenti diversi moduli

software per la gestione delle informazioni anagrafiche, delle presenze, delle retribuzioni

dei collaboratori, del parco auto. In molti casi, si trattava di versioni tecnologiche obsolete,

difficilmente integrabili con altre componenti e con le banche dati anagrafiche parziali e

segmentate tra i diversi moduli. Molte attività erano inoltre demandate ad una gestione

cartacea o a documenti digitali, comunque al di fuori di un sistema gestionale integrato.

Questo rendeva necessario dedicare molto tempo alle attività operative di inserimento

e reinserimento dati da parte di vari attori, per far sì che le informazioni presenti a livello

locale, o solo in una determinata banca dati, venissero comunicate adeguatamente alla

Direzione Risorse Umane centrale e fossero presenti negli altri moduli software o manualmente

correlate extra sistema con altre banche dati. I documenti relativi al personale venivano

redatti manualmente, con format eterogenei a livello territoriale. Gli iter di generazione,

autorizzazione e di firma documentale erano basati sulla carta, con molta operatività

e inefficienze legate a stampe, copie e spostamento fisico di documenti. Anche la gestione

dei turni del personale e delle valutazioni veniva gestita manualmente tramite fogli di

calcolo elettronici, senza alcun collegamento con i sistemi gestionali. Molte informazioni

non venivano pertanto tracciate in un sistema, con la conseguenza che a livello centrale

fosse piuttosto complessa la ricostruzione delle diverse situazioni a livello locale. A inizio

2021, con l’imminente scadenza del contratto di fornitura per le piattaforme in uso, si è

presentata l’opportunità di ridefinire le procedure e i processi della Direzione HR, digitalizzandoli e rendendoli coerenti e armonici a livello territoriale, con flussi informativi più

strutturati, automatici e frequenti verso i sistemi di altre Direzioni.

IL PROGETTO

Dopo l’individuazione del nuovo fornitore del sistema HR, attraverso gara comparativa,

la riprogettazione dei processi di gestione delle risorse umane, spinta dalla Direzione HR

centrale, ha necessariamente coinvolto nella progettazione le diverse sedi territoriali, con

l’obiettivo di raccogliere, valorizzare e mettere a sistema le best practice. Il primo passaggio

del progetto a marzo 2021, dunque, ha previsto l’attivazione di gruppi di lavoro, interviste

e approfondimenti con i referenti territoriali. A tal proposito, sono stati creati team

di analisi per i vari ambiti tematici, che hanno coinvolto prevalentemente specialisti della

Direzione Risorse Umane e, a seconda dei casi, anche figure interne responsabili di sistemi

informativi, contabilità e amministrazione, controllo di gestione, acquisti e coordinamento

infermieristico. A valle di questa fase, in pochi mesi, a settembre 2021, grazie alla

collaborazione con Inaz, è stata rilasciata la prima versione di test della piattaforma. Nei

mesi successivi, a partire da gennaio 2022, il sistema è stato reso disponibile ad un bacino

più ampio di utenti e arricchito con moduli aggiuntivi. Le prime funzionalità disponibili

ad inizio 2022 riguardavano la gestione dei processi HR di base: la strutturazione dei flussi

di gestione dei rapporti di lavoro (varie tipologie di assunzioni, cessazioni, trasferimenti,

variazioni contrattuali, ecc.), la generazione delle lettere da sistema (oltre 18 format documentali

di base, ulteriormente articolati a seconda delle casistiche) e la gestione dell’albero autorizzativo attraverso l’impostazione degli organigrammi (modellizzati i 28 organigrammi

territoriali e gli organigrammi di Sede, per un totale di 941 Unità Organizzative messe a

sistema e gerarchizzate, con la conseguente allocazione di circa 6.000 operatori). Sempre

a gennaio 2022 è stato lanciato il nuovo portale del collaboratore e la nuova gestione dei

cartellini, disponibile anche tramite app per dispositivi mobile. Con l’app le persone possono,

ad esempio: consultare le informazioni sul proprio cedolino/CU e cartellino, quali le

informazioni sulle presenze e il monte ore; visionare le comunicazioni organizzative; inserire

timbrature e richiedere permessi; consultare e approvare (se nel ruolo di autorizzatori)

le richieste a loro indirizzate (come permessi di assenza o lettere di assunzione). Nel

mese successivo, è poi stata informatizzata la gestione dei compensi per i liberi professionisti,

che rappresentano circa 1/3 dei collaboratori della Fondazione. In questo caso

l’attivazione del modulo a livello territoriale è stata calendarizzata in parallelo all’evoluzione

dei software di accettazione, considerando il collegamento dei flussi informativi relativi

alle prestazioni erogate. Nella nuova gestione informatizzata dei compensi dei liberi

professionisti in piattaforma è necessario impostare solo le regole di compensazione per

ogni professionista, ed è poi il sistema, sulla base dei flussi di prestazioni mensilmente

in arrivo dai sistemi di accettazione (n° prestazioni per ogni tipologia e per ogni professionista),

che ne calcola i compensi risultanti. Successivamente, nel maggio 2022, dopo

l’unificazione nel sistema HR delle banche dati anagrafiche della popolazione aziendale

(dipendenti, liberi professionisti, convenzionati e altre tipologie di collaboratori) precedentemente

frammentate in vari archivi, la piattaforma è stata arricchita dall’integrazione

di flussi informativi anagrafici automatici e giornalieri verso il sistema di interoperabilità centrale che può smistare automaticamente i flussi nei sistemi aziendali di altre Direzioni.

Nei mesi di luglio e agosto dello stesso anno, è stata poi avviata la gestione a sistema

dei turni, nonché conclusa la digitalizzazione dei fascicoli del personale. Nel 2023 è stata

inserita in piattaforma la gestione del parco auto e della telefonia, nonché introdotte le

possibilità di firma qualificata e grafometrica sui documenti relativi al rapporto di lavoro.

In questo caso, tuttavia, sebbene i contratti vengano firmati digitalmente, la Fondazione

ha mantenuto centrale il momento relazionale della firma, prevedendo che l’atto si svolga

comunque in presenza. Infine, nel 2023 sono stati lanciati dei gruppi pilota per la gestione

delle note spese informatizzata e per il processo di Performance Management. Nel corso

del 2024 queste funzionalità verranno estese anche al resto dell’organizzazione.

I RISULTATI

Sul piano dei risultati, la Fondazione è riuscita a rendere più lineare la gestione delle attività

amministrative e burocratiche, migliorando i processi HR (anche attraverso l’avvio di

workflow autorizzativi) e la gestione delle informazioni sia in termini di efficacia (qualità,

disponibilità e fruibilità del dato) che di efficienza (contenimento dei tempi di processo e

superamento delle distanze territoriali), riducendo il tempo impiegato dalle persone e liberandolo

per altre attività a maggior valore aggiunto. La digitalizzazione ha consentito di

superare le distanze territoriali facendo in modo che la consultazione di un documento HR

(ad esempio il fascicolo del personale) sia oggi possibile in tempo reale anche a distanza

di centinaia di chilometri, compatibilmente con i permessi di accesso legati alle utenze. Come risultato correlato si possono annoverare anche benefici in termini di sostenibilità

ambientale, visto che è stato drasticamente ridotto il ricorso alla carta e il consumo di

toner per stampe, fotocopie, e sono state contenute le emissioni per spostamenti fisici

di documenti tra le varie sedi. Con alcune fasi del progetto, è stata consolidata nella

Direzione HR la fonte primaria, unica e centrale, per la gestione delle anagrafiche di tutta la

popolazione aziendale. Il coinvolgimento e l’ingaggio delle persone, nei gruppi di lavoro e

nelle sessioni di ascolto per raccogliere feedback, hanno permesso di comunicare più efficacemente

i vantaggi in termini di tempo e maggiore trasparenza dei processi. L’ascolto

delle persone ha consentito inoltre alla Direzione HR di comunicare più efficacemente i

bisogni dell’organizzazione ai fornitori della piattaforma. A ulteriore supporto degli utenti,

sono state messe a disposizione delle video pillole sull’utilizzo della piattaforma, per

accompagnarli al meglio nel processo di cambiamento. Tutti questi fattori hanno portato

all’adozione di un atteggiamento ben disposto nei confronti del cambiamento, facilitando

la trasformazione dei processi HR. Riguardo ai benefici, ad oggi il progetto ha permesso la

digitalizzazione di oltre 580.000 pagine cartacee, codificate in 160 tipologie di documenti

per facilitarne la successiva consultazione. In aggiunta, sono stati ridotti i tempi di svolgimento

dei processi stessi, sono state capitalizzate e centralizzate le informazioni distribuite

in vari archivi, sono stati ridotti i tempi e gli errori nel processo di inserimento dei dati

a sistema, eliminando le precedenti ridondanze. Altri benefici coinvolgono poi la comunicazione

con i centri dell’impiego dislocati nei diversi territori in cui la Fondazione opera.

In passato questo processo comunicativo era ostacolato dalla necessità di dover inserire

più volte gli stessi dati nei diversi portali dei singoli centri per l’impiego, comportando una ridondanza di processi manuali. Grazie all’adozione della piattaforma, invece, è ora

possibile comunicare rapidamente, efficacemente e in modo centralizzato, con i singoli

centri per l’impiego territoriali, attraverso flussi informativi generati a seguito dell’inserimento

unitario delle informazioni (ad esempio per le assunzioni) nella piattaforma HR.

Così facendo, un processo che poteva comportare un corposo e frammentato impegno

di vari attori è stato semplificato, unificato e reso possibile in pochi secondi. In generale,

sul piano della Direzione HR i benefici riguardano il miglioramento della comunicazione e

della qualità dei dati a disposizione. Sul piano delle criticità affrontate nel progetto, le principali

hanno riguardato, oltre alle distanze fisiche tra le sedi e la numerosità dei professionisti

coinvolti, la presenza di competenze digitali solo in una parte della popolazione della

Fondazione e il difficile sradicamento di alcune prassi operative territoriali, sedimentate

da diversi anni. Tuttavia, il supporto della Direzione HR nell’accompagnamento al progetto

ha fatto sì che la trasformazione avvenisse in un tempo relativamente breve, considerata

la complessità del contesto e l’entità del cambiamento, il tutto senza lasciar nessuno al di

fuori dei nuovi processi.

GLI SVILUPPI FUTURI

Riguardo agli sviluppi futuri, verrà innanzitutto posta attenzione al consolidamento ulteriore

di quanto già implementato, e completata la diffusione in tutte le sedi del modulo di

calcolo dei compensi dei liberi professionisti (di pari passo con l’avvio dei nuovi sistemi di

accettazione), e del modulo valutazione. In aggiunta, sono in previsione ulteriori evoluzioni della piattaforma, tra cui: la possibilità di ricevere la notifica dei turni di lavoro direttamente

dall’app per il personale turnista; la digitalizzazione di ulteriori processi (ad esempio, la

richiesta dotazioni informatiche per profilo professionale); la possibilità di firma a distanza

tramite OTP dei documenti/contratti del personale, per alcuni segmenti di popolazione

(ad esempio liberi professionisti che lavorano in ambito domiciliare e non presso Sedi

di Fondazione); l’inserimento di specimen di firma per documenti firmati digitalmente; il

potenziamento della reportistica di rendicontazione e controllo (ad esempio per costi relativi

alle note spese, alla telefonia, alle auto) e dei format contrattuali (ad esempio per nuove

tipologie di assunzione); la timbratura attraverso NFC con il cellulare; l’implementazione

di nuove informazioni nel sistema per censimento, monitoraggio e trasmissione in flussi

(ad esempio, scadenze polizze assicurative dei liberi professionisti, consensi privacy e

informazioni correlate a progetti di ricerca).