La digitalizzazione dei Documenti di Trasporto e del processo doganale

Da diversi anni l’Osservatorio Digital B2b studia la digitalizzazione del Documento di Traporto (DdT) sul territorio nazionale, come ulteriore tassello – dopo l’ordine e la fattura – per completare la tanto agognata digitalizzazione del ciclo dell’ordine che potrebbe portare importanti benefici alle imprese sul fronte amministrativo-fiscale.

Nonostante le tecnologie siano ormai disponibili e le imprese abbiano compreso l’importanza di investire in digitale, complici l’obbligo di fatturazione elettronica prima e la pandemia poi, la digitalizzazione del DdT resta ancora al palo con solamente il 31% che delle grandi, medie e piccole imprese italiane che emette il DdT in digitale e il 20% che lo sa ricevere ed elaborare.

Sul fronte doganale, invece, si sono susseguite negli ultimi anni diverse novità che hanno portato, da un lato i servizi dell’Agenzia delle Dogane e del Monopoli a essere annoverati tra le eccellenze secondo alcune classifiche internazionali (Doing Business 2019 e World Economic Forum) e dall’altro le imprese a gestire il processo in modo sempre più automatizzato anche se non senza qualche difficoltà.

Al fine di provare a mettere a fattor comune esperienze virtuose, problematiche e possibili soluzioni, l’Osservatorio ha organizzato a fine novembre 2022 un workshop con la Community¹ in cui riflettere anche sui possibili prossimi passi per favorire la digitalizzazione di questi ambiti.

La digitalizzazione dei Documenti di Trasporto

Il Documento di Trasporto è un documento rilevante ai fini fiscali che giustifica la fatturazione e il successivo pagamento. Il concetto attuale di DdT è stato introdotto nel 1996 a seguito del superamento della bolla di accompagnamento², un documento cartaceo che viaggiava a bordo mezzo e che aveva funzioni sia di accertamento del processo di trasporto sia di prova della merce trasportata in caso di controlli stradali. Tra il 2005 e il 2014 è stata inoltre in vigore la scheda di trasporto cartacea che serviva per tutelare il trasportatore, conseguire maggiori livelli di sicurezza stradale e favorire le verifiche sul corretto esercizio dell’attività di trasporto merci conto terzi.

A oggi è possibile trasportare merce sul territorio nazionale senza avere a bordo nessun documento cartaceo, ma esibendo una copia digitale in caso di controlli in itinere. La digitalizzazione dei DdT segue cinque linee guida e principi ispiratori:

·         il DdT deve essere prodotto prima dell’inizio del trasporto della merce a norma dell’art.1 del DPR 472/96. Questo deve riportare la data dell’effettuazione dell’operazione (consegna o spedizione), le generalità del cedente, del cessionario e dell’impresa incaricata del trasporto, la descrizione della natura, della qualità e della quantità dei beni ceduti;

·         il DdT può essere prodotto in forma libera senza vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato. Può quindi ad esempio essere un file XML;

·         il DdT va trasmesso entro il giorno in cui è iniziato il trasporto e può essere inviato elettronicamente (ad es. via mail, PEC, Web Service) oppure essere messo a disposizione su un portale o un’app;

·         il DdT può non essere sul mezzo durante il trasporto;

·         la firma del cliente non è obbligatoria ai fini fiscali, ma è tendenzialmente apposta per prassi aziendali.

Considerando i tre principali approcci alla digitalizzazione del DdT, le imprese si trovano oggi prevalentemente in una fase intermedia in cui hanno digitalizzato parti di processo ma non sono ancora sufficientemente paperless da cogliere tutti i benefici che la completa digitalizzazione potrebbe portare, come un miglior controllo della merce in ingresso in magazzino, una riduzione dei costi di trasporto e dei costi dei contenziosi, una migliore visibilità delle consegne e tracciabilità dei prodotti.

Tra le criticità attuali le aziende lamentano:

·         l’assenza di un obbligo generalizzato di DdT elettronico che impone di adeguarsi agli standard di trasmissione di ogni singola organizzazione con cui si lavora;

·         la difficoltà nel far adottare formati strutturati alle imprese più piccole;

·         la scarsa qualità delle informazioni inserite nel DdT digitali, che obbliga a svolgere attività manuali di quadratura dei dati.

La digitalizzazione del processo doganale

Il processo di digitalizzazione delle dogane ha basi abbastanza storiche con il primo progetto AIDA (Automazione Integrata Dogane Accise) lanciato a novembre 2003. Questo copriva molte aree: la cooperazione applicativa tra PPAA ed Enti, la digitalizzazione delle accise e dei processi di sdoganamento, la lotta alla contraffazione e la reingegnerizzazione del portale. A luglio 2007 e a luglio 2009 sono stati introdotti rispettivamente l’ECS1 (Export Control System, fase 1) e l’ECS2 (Export Control System, fase 2). Il primo progetto ha prodotto un sistema telematico volto a eliminare la bolletta doganale. Il secondo prevedeva invece l’indicazione di dati di sicurezza, alcune procedure di follow-up, la gestione delle dichiarazioni sommarie di uscita e la visualizzazione dell’esito dell’analisi dei rischi. A maggio 2016 è stato introdotto il Fascicolo Elettronico Doganale (FED) che consente di gestire in modalità elettronica il dialogo tra dogane e operatori economici con l’obiettivo di ridurre tempi e costi. Molto più recente invece, di giugno 2022, l’introduzione dell’EUCDM (European Union Custom Data Model) con la rivisitazione del sistema informativo AIDA 2.0 e i nuovi tracciati H per l’importazione in sostituzione del messaggio IM.

Il processo doganale è molto complesso e articolato e richiede l’interazione e l’orchestrazione di parecchi attori ognuno responsabile di una parte di processo. A livello italiano i sistemi tecnologici centrali sono molto avanzati e stanno portando il Paese a gestire flussi di dati e non più flussi di documenti con un beneficio importante in fase di integrazione e riconciliazione delle informazioni.

Prossimi passi

Dalla discussione sono emerse due tematiche molto importanti di cui l’Osservatorio si farà da portavoce:

·         Favorire l’introduzione di un obbligo generalizzato di DdT elettronico con uno standard definito a livello centrale così da allineare i processi delle imprese e permettere una migliore circolazione delle informazioni;

·         Portare all’attenzione dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli le criticità che sussistono a oggi nell’utilizzo dei nuovi sistemi e provare a trovare insieme delle soluzioni che possano essere di aiuto per il mercato.