I trend della Logistica Healthcare

A cura di:
Maria Pavesi – Ricercatrice Senior e Responsabile tavolo di lavoro Logistics Healthcare, Osservatorio Contract Logistics “Gino Marchet”

Ormai da alcuni anni, l’Osservatorio Contract Logistics “Gino Marchet” svolge un lavoro di studio della logistica del settore Healthcare, all’interno di un Tavolo di Lavoro dedicato, con particolare attenzione ai flussi del settore e alla gestione della Logistica ospedaliera.

La mappatura dei flussi del settore Healthcare permette di evidenziare alcuni elementi e trend significativi. L’analisi nel periodo 2018-2021 consente di individuare un incremento significativo dei flussi relativi a ciascuna delle dimensioni considerate (spedizioni – colli – kilogrammi), nonostante la parziale inversione di tendenza nel 2021.
In quest’ultimo anno, infatti, il peso complessivo movimentato e il numero di colli gestito hanno presentato una flessione (rispettivamente -2,2% e -6% rispetto al +7,2% e +7,6% dell’anno precedente) e il numero di spedizioni ha mostrato un andamento pressoché costante (-0,3% a fronte del +7,9% del 2020).

La distribuzione dei flussi del settore Healthcare presenta rilevanti elementi di stagionalità della domanda, i cui effetti risultano critici sia nei momenti di picco, poiché diventa più difficile trovare attori disponibili per il trasporto, sia nelle fasi di calo, implicando una peggiore saturazione dei mezzi. Il 2020 aveva visto un’accentuazione dei fenomeni di stagionalità, confermando i trend di crescita a marzo e luglio e di decrescita a dicembre, tendenze che avevano caratterizzato il settore anche negli anni precedenti. Confrontando il 2021 con il precedente anno si riscontra invece una riduzione dei picchi di marzo e ottobre e un’accentuazione ulteriore di quelli estivi.
La distribuzione dei flussi per canale – farmacie, ospedali, case di cura, ma anche le case dei pazienti – si modifica leggermente tra il 2020 e il 2021, con un’ulteriore crescita dei volumi verso gli ospedali, i quali rappresentano poco più della metà dei flussi complessivi (52%).
La maggior parte dei flussi viene gestita ad una temperatura inferiore ai 25° ed è confermata la crescita dei volumi gestiti a temperature più stringenti (2°- 8°, e sotto zero). Il tema delle temperature assume ulteriore rilevanza in relazione alla caratterizzazione dei diversi canali distributivi. Il canale ospedaliero, infatti, si sta differenziando sempre di più dal canale delle farmacie. I prodotti destinati al canale ospedaliero sono tipicamente caratterizzati da alta densità di valore e condizioni di trasporto più stringenti (2°- 8°, se non sotto zero). In uno scenario di mercato in cui il flusso destinato verso le farmacie include sempre più spesso altri prodotti, rispetto ai farmaci (es. baby food, integratori, cosmesi), la differenza tra i due canali sta diventando sempre più significativa.

Data la rilevanza e la complessità della logistica ospedaliera – dovuta all’ampiezza ed eterogeneità della gamma gestita, alla necessità di competenze molto specifiche, alla variabilità dei flussi e alla densità di valore gestito – l’Osservatorio Contract Logistics ha approfondito i processi di approvvigionamento delle farmacie ospedaliere.
L’analisi ha evidenziato alcune criticità e punti di attenzione nel processo sopra descritto, in termini di asset fisici e informativi, competenze richieste e governance. I magazzini delle farmacie ospedaliere sono spesso allocati in spazi non dedicati, in alcuni casi seminterrati, e quindi difficilmente raggiungibili e non di facile accesso. La gestione degli ordini è spesso non strutturata e mancano sistemi di gestione avanzati, ad esempio con il riordino in base ai consumi effettivi. Risulta critica, infatti, la raccolta delle informazioni per la tracciabilità del farmaco, con conseguente scarsa visibilità sui flussi all’interno degli ospedali a causa di un generalmente basso livello di digitalizzazione e di integrazione informativa. I software di gestione nei reparti, ad esempio, non sempre tracciano le giacenze, di conseguenza la Direzione della farmacia ospedaliera non ha visione su quanti dei farmaci ordinati siano stati effettivamente consumati e quanti siano a scorta nei singoli reparti. Infine, si riscontra nella gestione dei farmaci e delle rispettive scorte una componente amministrativo/contabile preponderante, che ad oggi grava sul personale clinico, ovvero sui farmacisti. Quest’ultimo punto è un ulteriore fattore da considerare nella scelta di terziarizzare la Logistica ospedaliera. Esternalizzare l’esecuzione delle attività logistiche consentirebbe alle strutture ospedaliere di riassegnare il proprio personale alla gestione clinica, sgravandolo delle responsabilità logistiche, pur mantenendo la responsabilità in capo alla Direzione della farmacia ospedaliera. In ottica futura, si potrebbe quindi lavorare per introdurre modelli che definiscano i livelli di servizio da rispettare (stabiliti dai clinici), lasciando ad operatori logistici qualificati la gestione operativa delle movimentazioni e degli approvvigionamenti.

Un’altra importante direzione di lavoro per il futuro è la digitalizzazione, al fine di garantire una migliore gestione dei dati e dei flussi informativi tra i diversi nuclei della farmacia ospedaliera e tra la farmacia e i reparti. Insistere quindi sull’automazione della gestione informativa per il calcolo delle scorte disponibili, condividendo il più possibile in tempo reale le informazioni dai reparti alla farmacia ospedaliera per allineare gli stock ed efficientare i processi di riordino.