L’ORGANIZZAZIONE

Caffeina è una Digital Native Agency che trasforma le marche in Experience Brand, grazie alla creazione di esperienze d’impatto che iniettano nuova energia tra persone e brand. Vanta nel suo team oltre 200 professionisti, i quali lavorano a campagne di comunicazione integrata e progetti di innovazione digitale in team multidisciplinari, che mettono a sistema Strategy, Design, Communication e Technology.

LE ESIGENZE

A seguito dell’esperienza pandemica, Caffeina ha scelto di introdurre lo Smart Working per rispondere alle nuove esigenze dei lavoratori e per introdurre un nuovo modello di lavoro, coerente con gli obiettivi del piano strategico aziendale. Il progetto “Work From X” nasce con l’intento di raggiungere tre obiettivi: alimentare una community fisica favorendo contatti autentici con colleghi; proteggere la concentrazione, l’equilibrio vita privata- lavorativa e la qualità di vita da casa; ampliare le possibilità e la flessibilità dei propri dipendenti potendo lavorare ovunque.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Prima della pandemia, Caffeina non aveva ancora sperimentato lo Smart Working, ma stava valutando la possibilità di introdurlo. L’esperienza emergenziale ha permesso di cogliere i benefici di tale modalità di lavoro, tra cui la continuità operativa e una migliore conciliazio ne vita-lavoro per i dipendenti. Per questo, a giugno 2021 è stata avviata l’iniziativa “Work From X”, un progetto di Smart Working coerente con i valori dell’azienda: la flessibilità, l’importanza della prossimità, la forza delle relazioni e l’efficacia dell’organizzazione. Tutte le aree aziendali e tutte le linee manageriali di Caffeina hanno partecipato attivamente alla realizzazione del progetto. Il progetto ha previsto una mappatura delle attività da svolgere in presenza e da remoto, coinvolgendo la prima e la seconda linea manageriale. Ogni manager ha il compito di definire un equilibrio all’interno del proprio team tra presenza fisica e virtuale, con la creazione di “meaningful moments”, cioè momenti significativi per i quali abbia senso la presenza in sede. Questi momenti sono afferenti sia a determinate fasi di lavoro (workshop, presentazioni con clienti, alcune tipologie di meeting, review importanti, retrospettive) sia alla convivialità e agli scambi informali, per generare delle “casual interaction” che rafforzano i legami all’interno dell’azienda, uno dei capisaldi della cultura aziendale. Il progetto “Work From X” prevede tre formule di lavoro, tra loro in equilibrio: “From Office”, “From Close by” e “From Anywhere” (ovunque). La presenza in ufficio è prevista, in accordo con il proprio responsabile, in occasione dei “meaningful moments”, o su necessità. Il restante tempo è possibile lavorare “close by”: attorno ad ogni sede sono state identificate delle “bolle” geografiche che delimitano un perimetro all’interno del quale è possibile raggiungere la sede di lavoro in massimo un’ora e mezza, dando ai dipendenti diverse opzioni per il luogo in cui vivere, rimanendo però disponibili per attività per le quali è richiesta la presenza anche con poco preavviso. È prevista inoltre la possibilità di lavorare “From Anywhere”, ovvero di svolgere le attività lavorative da ovunque in Italia o all’estero per un massimo di due settimane consecutive. Il lavoro “From Anywhere” è sempre disponibile ma limitato nei periodi decisivi per il rinnovo degli incarichi, ed è data la possibilità di programmare periodi di ferie all’inizio o al termine del periodo. Per la promozione del lavoro “From Anywhere”, Caffeina ha scelto di stipulare una partnership con un’azienda specializzata nella creazione di esperienze di Smart Working sostenibile in borghi italiani. Inoltre, è stata introdotta una copertura assicurativa integrativa privata per tutti coloro che si recano all’estero. È richiesto inoltre di avere una connessione a internet stabile e allinearsi al fuso orario italiano (in caso di periodi all’estero) per potersi coordinare con i colleghi. Nelle giornate di lavoro da remoto, vige la stessa flessibilità oraria prevista quando ci si reca in sede, con un orario flessibile di inizio (8-10) con conseguente flessibilità di fine (17-19). Per assicurare l’efficacia del lavoro da remoto, ogni dipendente è dotato di pc, e periferiche necessarie. Inoltre, dopo il primo Ottobre 2021, si è ampliato il Package 4 Creators attraverso un’integrazione aggiuntiva al pacchetto welfare aziendale di 240 euro annui, con la possibilità di acquistare, per chi ne avesse bisogno, dotazioni o forniture per la propria postazione di lavoro da remoto e 8 buoni pasto al mese, che corrispondono alla frequenza media di presenza in ufficio. La situazione pandemica e l’adozione dello Smart Working hanno fatto riflettere anche sulle sedi di lavoro. Prima della pandemia era stato da poco inaugurato l’HQ di Parma, di 1.300 mq, dove ha sede circa il 60% della popolazione aziendale. La sede è orientata al comfort e al benessere dei dipendenti, secondo i principi dell’activity-based working e della biofilia, strutturata con un ampio open space con postazioni di lavoro dotate di doppio schermo, sale riunioni ampie e spaziose, aree relax e per la socializzazione (canteen, area ristoro) e aree per innovazione e crafting d’eccellenza (come l’UX Lab per i workshop e gli Studios per la realizzazione in house di shooting). A maggio 2022 è stata inaugurata la sede di Milano: 400 mq open space e ampia canteen per socializzazione ed eventi. La sede di Roma è attualmente in uno spazio di coworking dotato di elevati standard di comfort. Caffeina partecipa attivamente anche ad attività ed esperienze sul territorio e con la comunità locale, ma anche coinvolgendo community digital e all’insegna dello sviluppo sostenibile, contribuendo alla riqualificazione dell’area industriale di Parma e alla creazione della comunità creativa CUBO all’interno degli spazi dell’HQ. Il progetto “Work From X” Caffeina è stato accompagnato da una strategia di change management e da attività di informazione e comunicazione continua.

I BENEFICI

Grazie alla cultura aziendale e al fatto di essere un’azienda molto giovane (con un’età aziendale media di 28 anni) il progetto è stato sposato con entusiasmo da tutta la popolazione aziendale, che ha interamente aderito al Work From X. Una media complessiva settimanale mostra un utilizzo degli uffici di 1/2 giorni a settimana. Diversi sono stati i benefici dal punto di vista organizzativo: la qualità del lavoro è migliorata insieme a produttività e concentrazione e i team suddividono task e attività a seconda che lavorino da casa (lavori di concentrazione individuale) o in ufficio (lavori di team). Il tasso di turnover si è notevolmente ridotto da metà 2021. I costi di gestione degli spazi fisici sono rimasti inalterati. Dal punto di vista dei dipendenti, una survey interna ha mostrato un ottimo bilanciamento tra vita privata e vita lavorativa, con una qualità del tempo nettamente migliorata grazie alla flessibilità del “Work From X”. Il “Work From X” ha permesso, inoltre, un notevole risparmio di emissioni CO2, riducendo i tragitti per il commuting casa-lavoro e per le trasferte. Sono aumentate anche le occasioni di car-sharing tra colleghi, che l’azienda ha contribuito a organizzare attraverso una piattaforma interna.