Il Lavoro Agile nel Comune di Padova

L’ORGANIZZAZIONE

Il Comune di Padova amministra la città di Padova, con i suoi oltre 210.000 abitanti. L’organizzazione svolge una vasta gamma di attività, dall’erogazione di servizi amministrativi e sociali alla gestione del territorio, ed è articolata in 22 settori, ciascuno titolare di specifiche competenze per materia. Il Comune conta circa 1.781 dipendenti, la cui età media è di 50 anni, distribuiti su 9 sedi centrali e 6 sedi decentrate nei quartieri, adottando una struttura organizzativa complessa e capillare.

LE ESIGENZE

L’iniziativa di Lavoro Agile del Comune di Padova nasce come risposta immediata all’emergenza sanitaria del 2020, al fine di garantire la continuità dei servizi pubblici in condizioni di sicurezza durante il contesto pandemico. La necessità di tutelare la salute dei dipendenti, unita all’esigenza di mantenere operativi i servizi essenziali, ha accelerato l’introduzione di strumenti digitali, la revisione delle mansioni e la sperimentazione di nuove modalità operative. Superata la fase emergenziale, l’Amministrazione ha scelto di consolidare l’esperienza del Lavoro Agile, adottando un modello organizzativo più strutturato.

LA SOLUZIONE IMPLEMENTATA

Prima del 2020, il lavoro da remoto era limitato a una decina di casi di telelavoro. Dopo lo scoppio della pandemia, il Comune ha esteso il Lavoro Agile a tutti i dipendenti la cui attività lo consentisse, prevedendo comunque almeno un giorno di presenza in ufficio alla settimana. Per le posizioni incompatibili con il lavoro da remoto, si è provveduto a ridefinire le mansioni o ad assegnare compiti adatti allo svolgimento a distanza durante il periodo emergenziale. Per stabilire il numero di giornate svolgibili in modalità agile, il Settore Risorse Umane, insieme alla Direzione Generale, ha introdotto un sistema di categorizzazione basato sul livello di digitalizzazione e sulla tipologia di mansioni, che i dirigenti hanno applicato per inquadrare ogni dipendente in una categoria professionale specifica.

Nel 2021, superata la fase più critica dell’emergenza sanitaria, sono stati siglati accordi individuali con i dipendenti interessati e avviata la stesura di un regolamento che recepisse il principio di prevalenza della presenza in ufficio, sancito dal D.M. dell’8 ottobre 2021. Il regolamento è stato approvato poi nel 2023 e aggiornato nel 2024, integrando le nuove direttive ministeriali che prevedono la possibilità di aumentare le giornate di lavoro agile in presenza di gravi, urgenti e temporanei motivi di salute personali o familiari in deroga alla prevalenza della prestazione lavorativa in presenza.

Ad oggi, il progetto di Lavoro Agile coinvolge 436 dipendenti, mentre il lavoro da remoto è riservato a 9 persone dedicate a servizi specifici ad alto tasso di digitalizzazione (IT, ufficio protocollo) o con particolari esigenze di salute.

La policy di Lavoro Agile vigente definisce tre livelli di lavoro agile, definiti in base alla tipologia di mansioni e al grado di Smart Working consentito:

• livello 0: nessun lavoro agile;
• livello 1: da 0 a 1 giorno a settimana (fino a 4 giorni al mese) di lavoro agile;
• livello 2: da 1 a 2 giorni a settimana (fino a 8 giorni al mese) di lavoro agile.

La programmazione mensile delle giornate  tiene conto tanto delle esigenze organizzative quanto di quelle personali. È però prevista la possibilità di aumentare il numero di giornate di lavoro agile per motivi personali, purché su base annua rimanga prevalente il lavoro in presenza: in caso di superamento dei limiti fissati, si applicano opportuni recuperi. È altresì possibile utilizzare il lavoro agile al verificarsi di eventi straordinari (ad. es. chiusura di sedi per manifestazioni o per lo svolgimento di lavori).

Inoltre, per tutelare la genitorialità e consentire una maggiore conciliazione vita-lavoro, le lavoratrici in stato di gravidanza, possono effettuare 3 giorni a settimana e fino 12 giorni al mese di lavoro agile. Le lavoratrici che chiedono di svolgere la flessibilità del congedo di maternità (articolo 20 del decreto legislativo n. 151/2001), per lavorare l’ottavo mese o anche il nono mese di gravidanza, possono chiedere fino a 5 giorni di lavoro agile a settimana durante tale periodo, di fatto potendo lavorare sempre in modalità agile.

Per quanto riguarda le modalità di svolgimento del lavoro agile, l’amministrazione ha introdotto delle fasce di contattabilità che possono variare in relazione alle diverse esigenze settoriali, ma che in generale, prevedono che nelle giornate con un dovuto orario di 6 ore sia garantita una finestra minima di 4 ore di reperibilità, mentre in quelle con un dovuto orario di 9 ore la contattabilità sia ripartita in 4 ore al mattino e 2 ore al pomeriggio. Per quanto riguarda la rilevazione delle presenze, è in programma l’utilizzo di timbrature telematiche per coloro che hanno un accordo di lavoro da remoto, mentre per il personale che svolge lavoro agile sono utilizzati appositi giustificativi. I dipendenti che lavorano esclusivamente in presenza godono di una flessibilità di ingresso compresa tra le 7:30 e le 9:30, con possibilità di una diversa flessibilità in base alle necessità dei singoli settori e alle esigenze personali.

Nel primo periodo della pandemia i dipendenti comunali hanno utilizzato i propri dispositivi per lavorare in modalità agile. Successivamente, il Settore Innovazione e Transizione Digitale ha dotato tutti i lavoratori agili di dock station, PC portatili, mouse, cuffie e applicativi per la creazione e condivisione di documenti (versione desktop e online). Sono state inoltre acquistate le licenze VoIP, consentendo di usare il numero interno dell’ufficio anche al di fuori della sede comunale. Ciò ha permesso di superare le criticità di sicurezza, di protezione dei dati e organizzative legate all’uso di dispositivi personali, riducendo al contempo i costi amministrativi. L’accesso da remoto sicuro avviene tramite VPN, sfruttando reti domestiche private o hotspot mobili. È stata poi creata una sezione della intranet comunale dedicata al lavoro a distanza, tramite la quale sono stati condivisi i documenti relativi al regolamento sullo Smart Working.  In aggiunta, il Comune ha reso disponibili per i dipendenti tutorial e corsi di e-learning volti a sviluppare le competenze digitali necessarie per lavorare in modalità agile. Attualmente è in corso un progetto per migliorare la comunicazione interna al personale, con il proposito di offrire un accesso più semplice e immediato alle informazioni presenti nella rete intranet comunale.

In chiave futura, l’organizzazione ha avviato uno studio sulle potenzialità degli strumenti di Intelligenza Artificiale Generativa, rispetto a cui sono previste sperimentazioni e investimenti nei prossimi anni.

Tra le altre iniziative future figura il completamento della migrazione al nuovo software per la gestione del personale e la rilevazione delle presenze, che digitalizzerà, in tutto o in parte, anche il processo di autorizzazione del Lavoro Agile e la rilevazione delle presenze, oltre all’acquisto di ulteriori PC portatili per il personale senza accordi di Smart Working e con mansioni digitalizzate.

Per quanto riguarda gli spazi di lavoro, il Comune di Padova prevede postazioni fisse nelle sue diverse sedi. Per i dipendenti è possibile lavorare da sedi diverse da quella di riferimento, esclusivamente in base alle esigenze operative (ad. es. in caso di svolgimento di particolari mansioni che prevedano lo spostamento in altre sedi). In alcuni settori sono state allestite sale dedicate alle riunioni online. Inoltre, sono previsti giorni di chiusura obbligatoria delle strutture in corrispondenza dei ponti festivi , per contenere i costi e migliorare il work-life balance.

Fin dai primi giorni della pandemia il Comune ha scelto di implementare lo Smart Working. Per supportare l’utilizzo del Lavoro Agile e lo sviluppo di un’adeguata cultura organizzativa in parallelo allo sviluppo di nuove modalità operative, il Comune ha partecipato al progetto “VeLa” della Regione Veneto. I dipendenti inoltre usufruiscono dei contenuti offerti da Syllabus, la piattaforma di formazione del Dipartimento della Funzione Pubblica, ricevendo obiettivi specifici rispetto alla propria area di appartenenza. La formazione ha incluso un focus sul benessere, finalizzato a prevenire lo stress legato alle nuove modalità di lavoro: a tal proposito sono stati svolti incontri specifici sulla postura e sull’age management. A breve saranno organizzati percorsi dedicati ai dirigenti per gestire con efficacia team ibridi, mentre alcuni collaboratori del Settore Risorse Umane e Organizzazione hanno già frequentato corsi sull’evoluzione normativa e l’attuazione del lavoro agile.

Per promuovere la sostenibilità ambientale e uno stile di vita sano, sono stati attivati il programma “Bike to Work”, che premia i dipendenti che raggiungono l’ufficio in bicicletta e un progetto di fitness “Sportpertutti”, attivo da ottobre a maggio, per sostenere il benessere fisico del personale. A partire da ottobre 2025 partirà inoltre il progetto “PM10Smart”, un’iniziativa che si inserisce nel più ampio progetto “Padova 2030”, che si pone l’obiettivo di raggiungere la neutralità climatica entro il 2030. Il progetto “PM10Smart” coinvolgerà tutti i dipendenti con attività che possono essere svolte in modalità agile, offrendo la possibilità di svolgere lavoro agile durante le giornate di allerta arancio o rossa per inquinamento da PM10 e ampliando la platea degli utilizzatori dello Smart Working.

Il Comune di Padova, anche grazie a tali iniziative, ha ricevuto la certificazione “Family Audit” da parte della Provincia autonoma di Trento, la quale svolge funzioni di Ente di certificazione attraverso l’Agenzia per la coesione sociale che riconosce l’impegno delle organizzazioni pubbliche e private nell’adozione di misure volte a favorire la conciliazione vita e lavoro, le pari opportunità e più in generale il benessere organizzativo.

I BENEFICI

L’adozione dello Smart Working nel Comune di Padova ha portato benefici sia organizzativi sia individuali. Tra i vantaggi più rilevanti si segnala una drastica riduzione dell’assenteismo: i dipendenti in Lavoro Agile registrano un tasso di assenza estremamente più basso rispetto a chi non usufruisce di questa modalità. Dai questionari di employee satisfaction regolarmente somministrati ai dipendenti sono emersi risultati migliori per i lavoratori agili, specialmente in termini di soddisfazione personale e work-life balance.

Dal punto di vista organizzativo, l’adozione dello Smart Working ha avuto un impatto positivo sull’innovazione dell’ente, favorendo una graduale trasformazione organizzativa e promuovendo una cultura più orientata alla flessibilità, alla digitalizzazione, all’autonomia e alla responsabilizzazione.

I dipendenti che svolgono lavoro agile si ritengono molto soddisfatti di tale modalità lavorativa e, a più di 5 anni dalla sua introduzione, è diventata una modalità di lavoro ormai consolidata all’interno del Comune, con potenzialità di espansione futura in termini numerici.

Inoltre, il contenimento degli spostamenti casa–lavoro ha contribuito a una significativa diminuzione delle emissioni, in particolare nei periodi di allerta ambientale. Tra le evoluzioni future del progetto di Lavoro Agile si prevederà la possibilità di lavorare in modalità agile anche dall’estero.