Wamgroup centralizza i dati del personale a livello globale e li trasforma in leva per le decisioni HR

Azienda

Wamgroup è un gruppo industriale italiano fondato nel 1968 in provincia di Modena, oggi attivo a livello internazionale nella progettazione e produzione di componenti meccanici per impianti destinati alla movimentazione e al trattamento di materiali sfusi. Il Gruppo opera attraverso una rete di filiali commerciali e stabilimenti produttivi presenti in circa 40 Paesi su diversi continenti, servendo numerosi comparti industriali, tra cui edilizia, alimentare, chimica, plastica, batterie, trattamento acque ed energie rinnovabili. 

Ad oggi, Wamgroup opera con circa 3.000 collaboratori nel mondo, di cui circa 1.000 in Italia. A questa espansione si è accompagnato lo sviluppo di una struttura internazionale molto variegata, composta da filiali eterogenee per dimensione, attività e organizzazione interna.

Esigenza

Negli ultimi anni, Wamgroup ha intrapreso un percorso di crescente espansione internazionale. A questa crescita si è accompagnata la necessità di uniformare i processi del Gruppo a livello globale.

L’attenzione si è concentrata in particolare su due attività legate alla gestione del personale: l’elaborazione delle buste paga e il monitoraggio dei costi e della composizione del personale nelle diverse sedi, con riferimento a variabili come ad esempio la fascia anagrafica, l’area aziendale di appartenenza e il livello di anzianità.

La spinta verso questa uniformazione nasceva dall’esigenza di superare una forte disomogeneità nel modo in cui tali attività venivano gestite nelle diverse società del Gruppo. Ad esempio, in Italia, l’elaborazione delle buste paga era affidata direttamente alla Direzione HR centrale. Nelle filiali estere, invece, il processo variava in base alle dimensioni e alla struttura organizzativa locale: nelle realtà più grandi, dotate di un figure HR dedicate, l’elaborazione avveniva internamente; in quelle più piccole, il compito era delegato a consulenti o professionisti esterni. In generale, a ciascuna realtà locale era lasciata ampia autonomia operativa.

Questa configurazione generava due ordini di difficoltà. Da un lato, ottenere informazioni su retribuzioni, dimensioni degli organici o composizione anagrafica della forza lavoro richiedeva ogni volta una richiesta esplicita alle singole filiali, senza la possibilità di accedere ai dati in modo diretto e tempestivo. Dall’altro, consolidare e leggere in modo omogeneo i dati relativi al costo del lavoro e alla popolazione aziendale risultava particolarmente complesso, poiché le informazioni venivano raccolte con formati e logiche diverse.

Il risultato era l’impossibilità di avere una visione immediata, chiara e confrontabile della situazione complessiva del Gruppo.

Progetto

Per superare questi limiti, a settembre 2023 il Gruppo ha avviato il progetto “Wamgroup Global Payroll: from local operations to global intelligence”.

L’obiettivo dell’iniziativa era costruire un sistema centralizzato per la gestione dei dati retributivi di Wamgroup a livello internazionale. Una sfida non banale, considerata l’eterogeneità delle realtà coinvolte: ad esempio, una busta paga negli Emirati Arabi può contenere anche solo cinque voci retributive, mentre uno francese o belga ne conta trenta o più. Il progetto punta a categorizzare le informazioni principali nei cedolini secondo criteri uniformi, così da rendere possibili elaborazioni rapide e analisi comparabili tra tutti i paesi del Gruppo.

Il primo passo è stato l’individuazione di un unico partner globale cui affidare la gestione dei processi di elaborazione delle retribuzioni, la standardizzazione delle voci considerate e il monitoraggio della spesa. A questo fine sono stata selezionate due piattaforme fornite dall’azienda ADP: “Celergo”, software dedicato all’elaborazione delle buste paga, e “InfoBudget”, l’ambiente digitale in cui i dati retributivi vengono raccolti, categorizzati e resi confrontabili tra tutte le società del Gruppo. Le due piattaforme svolgono funzioni distinte e complementari.

La prima gestisce l’elaborazione operativa delle buste paga a livello internazionale: attraverso un unico sistema centralizzato, calcola i cedolini in tutti i paesi in cui il Gruppo opera, assicurando la conformità alle normative locali di ciascuna giurisdizione.

La seconda ha una funzione analitica e di controllo strategico dei costi del personale. Alimentata dai dati della prima piattaforma, permette di monitorare l’andamento del costo del lavoro, simulare scenari futuri nel medio-lungo periodo e supportare le decisioni strategiche con dati certificati e aggiornati. In pratica, consente di confrontare, per singola filiale e per l’intero Gruppo, indicatori come il costo totale del lavoro, la sua incidenza sul fatturato, la distribuzione degli organici per paese, fascia d’età e area aziendale, e l’evoluzione delle retribuzioni medie nel tempo.

Le due piattaforme sono state introdotte con modalità differenziate a seconda della struttura di ciascuna filiale.

La piattaforma di elaborazione delle buste paga è stata adottata dalle società del Gruppo che in precedenza affidavano il calcolo dei cedolini a consulenti o studi esterni: queste realtà sono state così integrate in un processo standardizzato con un unico fornitore, allineandosi a quanto già facevano le filiali che gestivano il processo internamente.

Nelle realtà più strutturate, dotate di personale HR interno che già utilizzava la prima piattaforma in autonomia, è stata invece introdotta la seconda piattaforma per abilitare il flusso di dati verso la sede centrale, consentendo una visione consolidata e confrontabile dei costi del lavoro per l’intera organizzazione.

I dati raccolti abilitano infatti letture su scale geografiche diverse. A livello di Gruppo, è possibile accedere a sintesi che restituiscono una visione d’insieme sugli organici, sulla composizione della forza lavoro per fascia d’età e per paese e sull’andamento dei costi del personale. Queste informazioni orientano le politiche del personale, in particolare per anticipare i processi di ricambio generazionale: quando i dati evidenziano un’età media elevata in specifiche realtà o funzioni, il Gruppo può intervenire per tempo, avviando nelle filiali interessate percorsi di selezione e affiancamento che assicurino continuità nelle figure chiave. A livello di filiale, i responsabili locali dispongono invece di uno strumento di confronto strutturato sulle principali variabili organizzative ed economiche: variazione degli organici e andamento del rapporto tra fatturato e costi del personale. La sede centrale può così verificare in modo sistematico se le scelte operate localmente siano coerenti con gli indirizzi del Gruppo, senza sostituirsi al presidio quotidiano dei responsabili locali.

L’implementazione delle piattaforme è stata accompagnata da un’attività strutturata di gestione del cambiamento. Il lancio del progetto è avvenuto durante un incontro con il management del Gruppo, con l’obiettivo di assicurare l’impegno e l’allineamento delle Direzioni Generali locali. Successivamente, ogni paese è stato coinvolto con incontri dedicati. La formazione delle persone coinvolte è stata supportata anche dai materiali didattici presenti nelle piattaforme.

Risultati

Secondo l’azienda, il progetto ha generato tre benefici principali.

Il primo risultato riguarda la disponibilità di un accesso diretto, centralizzato e molto più rapido ai dati di costo del personale a livello globale. La Direzione HR del Gruppo può oggi consultare informazioni comparabili per singolo dipendente, società, qualifica o ruolo, riducendo in modo significativo i tempi necessari per recuperare e consolidare i dati rispetto al passato.

Il secondo beneficio è un miglioramento della capacità di analisi e controllo, che si traduce in una maggiore coerenza tra le scelte operate localmente e gli indirizzi strategici del Gruppo, con la possibilità di intervenire con tempestività laddove si riscontrino disallineamenti.

A questi si aggiunge un terzo vantaggio, che riguarda il supporto alle politiche di sviluppo delle persone. La base informativa oggi disponibile rende più agevole pianificare per tempo processi di affiancamento e ricambio generazionale.

Sviluppi futuri

Il principale sviluppo previsto riguarda il completamento dell’integrazione dei dati del software per la gestione delle buste paga dell’intero Gruppo sulla seconda piattaforma, dedicata alla gestione strategica dei dati: confluiranno qui i dati relativi alla gestione dei cedolini dell’intera organizzazione, così da avere un’unica piattaforma tramite cui accedere ai dati di reportistica per tutto il perimetro internazionale. 

L’evoluzione del progetto punta inoltre a valorizzare ulteriormente i dati payroll come leva per altre analisi oggi particolarmente rilevanti, come quelle connesse alla Direttiva UE sulla cosiddetta “trasparenza retributiva”. La standardizzazione delle informazioni renderà infatti più facile l’identificazione dei lavori uguali o “di pari valore”, cioè quei ruoli che presentano contenuti, impegno richiesto, responsabilità e livelli di competenza sostanzialmente equivalenti, richiesta dalla normativa europea.