Azienda

Nato il 1°gennaio 2021 dalla fusione tra AGSM Verona e AIM Vicenza, AGSM AIM è un Gruppo a capitale interamente pubblico, partecipato al 61,2% dal Comune di Verona e al 38,8% dal Comune di Vicenza, territori che hanno visto la nascita delle aziende e nei quali storicamente queste operano. L’azienda fornisce servizi essenziali ai cittadini e prodotti a elevato valore aggiunto per lo sviluppo delle imprese, degli enti e delle istituzioni. È attiva nei settori dell’energia elettrica, del gas, del teleriscaldamento, dell’efficienza energetica, dell’illuminazione pubblica, nei servizi di telecomunicazione, di mobilità elettrica e nell’igiene ambientale. Con 2,04 miliardi di euro di ricavi, 157 milioni di margine operativo lordo, quasi 2 mila dipendenti e circa 855 mila clienti serviti nella vendita di energia elettrica e gas, è una delle principali multiutility nel panorama italiano. Le attività del Gruppo sono ripartite tra sei Business Unit: AGSM AIM Energia, AGSM AIM, Smart Solutions, AGSM AIM Calore, AGSM AIM Power, AGSM AIM Ambiente e V-Reti per la distribuzione di gas ed energia elettrica.

Esigenza

A seguito della fusione di AGSM Verona e AIM Vicenza, l’azienda si è trovata ad affrontare la sfida di integrare due realtà aziendali storiche differenti, ciascuna con modalità operative e processi decisionali distinti. In questo contesto è emersa con urgenza la necessità di costruire un’identità condivisa e di armonizzare le esperienze vissute dalle persone all’interno del nuovo Gruppo. In particolare, è stata data una maggiore priorità al ripensamento del processo di onboarding, che in precedenza si limitava alla trasmissione di informazioni e adempimenti amministrativi. Tale approccio, sebbene funzionale, non valorizzava l’esperienza dei neoassunti né facilitava una piena integrazione culturale. La nuova realtà aziendale necessitava invece di un processo capace di accompagnare le persone fin dal primo contatto con l’azienda, rendendole protagoniste attive del proprio inserimento. Così è nato il progetto “On-Volt: accendi il tuo futuro in azienda”, il punto di partenza per una nuova visione dell’onboarding, in chiave digitale, inclusiva e centrata sulla persona.

Progetto

Il progetto di onboarding “On-Volt: accendi il tuo futuro in azienda” è stato avviato alla fine del 2022 e si inserisce tra le iniziative dell’azienda mirate a costruire un’identità condivisa, di armonizzazione dell’esperienza dei collaboratori e di trasformazione digitale. Già a fine 2021, insieme alla definizione dei valori aziendali del Gruppo AGSM AIM, era stato delineato un percorso di sviluppo strategico dei processi HR, coerente con la mission e la vision aziendale, che ha portato alla realizzazione del progetto di revisione dell’architettura tecnologica HR.

La parola “Volt” inserita nel nome del progetto è evocativa: richiama da un lato l’unità di misura della tensione elettrica, legato al settore del Gruppo, simbolo di energia e innovazione, e dall’altro rappresenta l’acronimo di Visione, Orizzonte, Leadership e Trasformazione.

Il progetto ha preso avvio con una serie di interviste semi-strutturate, rivolte ai neoassunti degli ultimi 0-6 mesi, con l’obiettivo di mappare i processi di inserimento esistenti, identificandone momenti chiave, criticità e punti di forza. Parallelamente, è stato somministrato un questionario alle persone assunte nei precedenti 18 mesi, per valutare la soddisfazione rispetto a vari aspetti dell’inserimento, tra cui il supporto ricevuto durante le prime fasi, l’accoglienza del primo giorno, il sostegno fornito dai colleghi e la chiarezza nella documentazione amministrativa. Le informazioni raccolte, integrate da ulteriori survey e interviste con i responsabili dei neoassunti, e le funzioni coinvolte nel processo, hanno permesso di individuare i principali ambiti di miglioramento e di definire le linee guida per il nuovo processo. Da questa base, è stato sviluppato un percorso di onboarding “phygital”, che unisce momenti fisici e digitali, grazie al supporto della piattaforma Oracle HCM. Il nuovo inserimento prevede diverse fasi di accompagnamento del candidato in azienda. Successivamente alla chiusura della selezione, la persona incontra fisicamente l’HR in azienda per la firma della lettera di assunzione. Una volta assunta, riceve via mail l’accesso al gestionale HR, all’interno del quale può iniziare a visionare video-pillole formative, caricare i documenti richiesti e prepararsi al primo giorno di lavoro, consultando l’agenda rappresentata da un’infografica che illustra le attività previste. Nello specifico, le videopillole sono state create per veicolare in modo innovativo contenuti chiave come regole sul rapporto di lavoro, gestione qualità, sicurezza e ambiente, valori ed iniziative aziendali, in aggiunta a informazioni sull’utilizzo dei principali gestionali aziendali e strumenti digitali a disposizione. Questi materiali, costruiti in una logica di gamification, offrono un’esperienza coinvolgente: la persona entra in una città virtuale, “Innovacity”, con l’obiettivo di esplorarne i diversi quartieri e conoscere tutte le informazioni principali per acquisire la “cittadinanza aziendale”.

Il primo giorno di lavoro, il neoassunto viene accolto dal responsabile diretto e riceve un kit di benvenuto, badge, dotazione tecnologica ed eventuali dispositivi di protezione individuale. A questo punto, incontra il “Buddy” aziendale, un collega appositamente scelto per facilitare l’integrazione della persona, costruire una relazione di fiducia, raccontare i valori aziendali, fornire una visione d’insieme dell’azienda, mettere in evidenza eventi e iniziative aziendali e accompagnare in una logica “informale”.

Parte rilevante del progetto consiste nel monitoraggio dell’esperienza delle persone e dell’efficacia del processo durante il primo anno in azienda. Nello specifico, le rilevazioni dei feedback avvengono a uno, tre, sei e dodici mesi di distanza dall’ingresso, mediante survey ai neoassunti e incontri strutturati con i manager responsabili e con HR.

A supporto dell’integrazione della persona in azienda, oltre alla previsione delle figure di “Buddy”, vengono organizzati dei momenti di socialità come i “Caffè con i neoassunti”, dei momenti dedicati al networking e alla conoscenza, e le visite agli impianti aziendali, programmate due volte all’anno, per fornire una visione d’insieme dell’azienda e del suo business.

Inoltre, i nuovi ingressi vengono presentati nella newsletter aziendale “Arrivi e partenze” con un breve articolo in cui raccontano i propri interessi, passioni ed elementi distintivi anche al di fuori del contesto lavorativo.

Oltre alla ridefinizione dei vari step del processo e all’adozione della soluzione digitale a supporto, al fine di garantirne il successo, il progetto ha previsto un importante lavoro di coinvolgimento e change management rivolto ai people manager. I manager responsabili sono stati, infatti, coinvolti in attività formative, mediante pillole formative e aggiornamenti su temi come l’esperienza individuale, la valorizzazione delle competenze e l’accompagnamento nelle prime fasi lavorative.

Risultati

L’implementazione del nuovo processo di onboarding ha generato risultati significativi sia in termini di efficacia operativa che di impatto sull’esperienza delle persone. I primi feedback raccolti hanno evidenziato un aumento tangibile della soddisfazione dei neoassunti, che si sono sentiti accolti, supportati e coinvolti sin dal primo contatto con l’azienda. Il nuovo approccio ha contribuito a costruire un forte senso di appartenenza, facilitando l’integrazione culturale e organizzativa all’interno del Gruppo.

Dal punto di vista dei processi HR, la standardizzazione e digitalizzazione del percorso ha reso l’inserimento più fluido ed efficiente. In particolar modo, l’utilizzo di un unico strumento digitale ha permesso di centralizzare tutte le attività in un unico ambiente, migliorando la gestione dei documenti, la comunicazione tra funzioni e il coordinamento degli attori coinvolti.

Il monitoraggio puntuale a uno, tre, sei e dodici mesi ha introdotto una cultura del feedback continua, fondamentale per lo sviluppo del processo e un’individuazione tempestiva di eventuali criticità. Inoltre, ha fornito preziosi input per altri processi HR, tra cui la formazione e lo sviluppo di competenze – evidenziando la necessità di ulteriori corsi, per colmare eventuali gap, soddisfare desiderata delle persone, sostenere l’evoluzione dei percorsi di carriera – per progettarli in maniera più efficace e personalizzata, evidenziando eventuali aree di miglioramento e punti di forza. Infine, il forte coinvolgimento dei people manager nella co-definizione del progetto, così come in momenti formativi a loro dedicati, ha affinato le loro capacità di gestione delle persone, non solo in termini di coordinamento dei team e delle attività, ma anche nello sviluppo delle competenze e nella gestione della motivazione, nonché nel guidare il cambiamento culturale che l’azienda sta affrontando.

Sviluppi futuri  

Dopo i risultati positivi ottenuti nei primi mesi di attuazione del progetto “On-Volt”, AGSM AIM guarda al futuro con l’obiettivo di estendere e potenziare ulteriormente l’esperienza di onboarding. La volontà è quella di rendere il processo sempre più inclusivo, flessibile e capace di accompagnare le persone lungo tutte le fasi della loro vita professionale all’interno del Gruppo. Tra le evoluzioni già in fase di progettazione, vi è il coinvolgimento di altre categorie di collaboratori, come stagisti e lavoratori in somministrazione, per i quali si prevede un percorso di onboarding diverso, ma comunque strutturato, per offrire a tutti un ingresso significativo e orientato alla cultura aziendale.

Un altro ambito di sviluppo riguarda l’introduzione di percorsi di reonboarding, pensati per accompagnare il rientro di colleghi dopo periodi di lunga assenza, come congedi parentali o aspettative per motivi di salute, oppure in occasione dell’assunzione di un nuovo ruolo. In questi casi, l’obiettivo è facilitare la transizione, supportando la persona nella ripresa o nell’adattamento alle nuove responsabilità e cercare di valorizzare le competenze acquisite nel tempo o al di fuori del contesto lavorativo.

Parallelamente, AGSM AIM punta a rafforzare il sistema dei “Buddy”, ampliando il numero di figure coinvolte, strutturando un percorso formativo dedicato e formalizzando i momenti di confronto con i neoassunti. Infine, l’ultimo ambito di sviluppo riguarda la misurazione dell’efficacia dell’onboarding e l’impatto sul business. Si prevede l’implementazione di metriche specifiche per valutare, in particolare: l’effetto dell’onboarding sulla produttività, l’impatto sulla soddisfazione dei clienti interni ed esterni, il contributo sui temi di employer branding, attraction e retention.