L’AZIENDA

 Il Gruppo ENEL è una multinazionale dell’energia e uno dei principali operatori integrati globali nei settori dell’energia elettrica e gas. Istituita come ente pubblico a fine 1962, si è trasformata nel 1992 in società per azioni e nel 1999, in seguito alla liberalizzazione del mercato dell’energia elettrica in Italia, è stata privatizzata. Opera in 33 Paesi nei 5 continenti e serve 70 milioni di clienti nel mondo.

L’ESIGENZA

Nel 2016 il Gruppo Enel ha intrapreso un ampio piano strategico di digitalizzazione aziendale con un focus sui clienti, sugli asset aziendali e sui propri dipendenti. Quest’ultimo elemento ha comportato, da un lato, il ripensamento in ottica digitale dei servizi alla persona e dei processi in ambito HR, dall’altro, l’esplorazione innovativa dei dati relativi alla persona (People Analytics) per supportare i processi decisionali e per un più funzionale utilizzo a supporto dei servizi offerti ai propri collaboratori. A seguito dei numerosi nuovi strumenti digitali lanciati per perseguire questo scopo, sono emerse, dunque, due esigenze principali. In primo luogo, la creazione di uno spazio digitale aziendale profilato e incentrato sulla dimensione del singolo dipendente. In secondo luogo, la razionalizzazione e la raccolta di tutti gli strumenti (portali, app mobile, processi) ripensati in chiave digitale in un unico punto, semplificandone di fatto la ricerca e l’utilizzo quotidiano in mobilità.

IL PROGETTO

Queste considerazioni hanno portato alla nascita del progetto “ME, the Employee Service Portal”, avviato nell’aprile 2019. ME è uno spazio digitale profilato e personalizzato per ogni singolo dipendente del Gruppo Enel e rappresenta l’unico punto di accesso alle informazioni che lo riguardano e a tutti gli strumenti digitali legati alla sua quotidianità in azienda: HR (amministrativi e di sviluppo e carriera), servizi e global digital solutions (ICT). La soluzione è stata costruita per rispondere ai bisogni di ogni dipendente a 360° e per migliorare l’esperienza di fruizione dei servizi. ME prevede diverse funzionalità come “l’e-Profile” dove il collaboratore può inserire ed aggiornare le informazioni personali e preferenze o la sezione “training” che offre la possibilità di visionare la lista dei corsi disponibili personalizzati per profilo e l’accesso alla piattaforma di formazione “eDucation”. Inoltre, la funzionalità “mobilità” abilita il collegamento con la piattaforma “Job for You” e permette di visualizzare e candidarsi a nuove posizioni lavorative interne al Gruppo. Il tutto tramite un meccanismo di raccomandazione che si basa su un algoritmo di analisi dei dati che ricerca e propone a ogni dipendente le posizioni vacanti, in base alle sue aspirazioni di carriera e a un tasso di “similarità” con le caratteristiche di altri utenti, che hanno già ricoperto quella data posizione in azienda. In aggiunta, il collaboratore può accedere nella sezione dashboard personali alle proprie informazioni quali salario, permessi, ferie, documenti rispettivamente tramite le funzionalità “My Salary”, “My Time” e “My Documents”. La sezione relativa allo sviluppo professionale prende il nome di “Il mio Sviluppo”. Al suo interno è possibile monitorare gli scambi di feedback nell’ambito del processo di “Open Feedback”, con una sintesi di quelli inviati, ricevuti e richiesti. Sono presenti anche le “Storie di successo”, contenuti editoriali che raccontano le esperienze positive dei colleghi nell’uso di strumenti digitali per il loro sviluppo professionale e personale. È possibile inoltre monitorare e accedere a specifiche iniziative di sviluppo, quali job shadowing, coaching e mentoring, visibili solo ai collaboratori che ne sono effettivamente i destinatari. Sezioni quali “Servizi di Sede” e “Benefit e Convenzioni” permettono al dipendente, tramite una profilatura accurata, di conoscere meglio e avere sempre a disposizione l’accesso ai servizi offerti dall’azienda, sia nella propria sede di lavoro che in qualità di benefit a valore aggiunto, come promozioni, sconti, sostegno alle famiglie. Infine, esiste un’ultima sezione riservata ai gestori di risorse che prende il nome di “My Team”. Grazie a questa funzionalità è possibile avere sia una visione aggregata, che di dettaglio, dei propri collaboratori e gestirli al meglio, ad esempio attivando i processi legati alla valutazione del personale o all’approvazione di viaggi. Per supportare il lancio di ME, Enel ha previsto un piano di change management suddiviso in tre fasi. Una fase di test iniziale in cui il portale è stato reso disponibile in anteprima a circa 2.200 collaboratori di alcune funzioni aziendali, selezionate come “early adopter”. Inoltre, sono stati individuati circa 40 Ambassador People and Organization, uno per ciascuna area aziendale, chiamati a partecipare attivamente al test preliminare delle funzionalità, rilasciando feedback e suggerimenti per il miglioramento, e coinvolti direttamente nella pianificazione dell’evoluzione del portale e l’ideazione dei servizi futuri. Hanno avuto, inoltre, il compito di promuovere la diffusione dell’uso di ME nelle rispettive aree durante le fasi di lancio. La seconda fase ha previsto un primo teaser che, attraverso logiche di gaming, si proponeva di stimolare l’engagement dei colleghi e di generare aspettativa per il lancio, senza svelare troppi dettagli dell’applicativo. La fase di lancio vera e propria ha previsto una campagna di comunicazione in continuità con il teaser, volta a valorizzare i benefici dell’utilizzo di ME e i suoi punti di forza, soprattutto grazie a un video esplicativo delle principali sezioni del portale, che ne illustrava le potenzialità.

I RISULTATI

Da una prima survey inviata ad un campione di collaboratori, emerge che tra gli elementi chiave di successo del progetto, vi sia il valore legato alla maggiore disponibilità e facilità di accesso alle informazioni relative al dipendente e alle sue attività lavorative. ME, infatti, rappresenta l’unico punto di accesso a tali informazioni, riducendo il tempo per ricercare i dati del 40%. Inoltre, ME ha permesso la razionalizzazione e l’aggregazione in un unico punto anche dei servizi e degli strumenti dedicati al dipendente, con la riduzione del numero dei touchpoint e del numero medio di click, da 5 a 1, necessari per usufruirne. La gestione del proprio team di lavoro rappresenta un altro elemento chiave perché grazie alle dashboard di ME i gestori di risorse sono ora in grado di ridurre la necessità di supporto esterno, grazie alla disponibilità in tempo reale e in autonomia di insight utili per alcuni processi fondamentali come la valutazione delle performance, la compensation, la gestione del carico di lavoro, la mobilità interna e le azioni di sviluppo. Infine, tramite il supporto e gli stimoli di ME, il dipendente può aumentare la sua auto-imprenditorialità ed essere più autonomo e proattivo rispetto al proprio percorso professionale, in linea con il cambiamento culturale apportato dalla strategia aziendale “Open Power”, modello che mira a valorizzare i valori e i comportamenti delle persone che lavorano in Enel, sottolineando l’importanza di condividere le idee con i colleghi con cui si lavora, ma anche con quelli delle altre aree. Nonostante gli enormi benefici derivanti dall’introduzione del portale, non sono mancate alcune piccole criticità: prima fra tutte, la molteplicità di soluzioni digitali e applicazioni da integrare per garantire al tempo stesso una soluzione tecnicamente omogenea e scalabile a livello globale. Il portale è stato lanciato il 25 marzo e i primi risultati sono incoraggianti: dopo due settimane, il 60% dei dipendenti utilizza attivamente ME, con un numero di medio di accessi pari a 3,5 per persona e con un tempo medio di permanenza di circa cinque minuti. Questo ha generato più di 60 mila connessioni sul portale e 170 mila pagine consultate.

GLI SVILUPPI FUTURI

Per il 2020, il piano di evoluzione di ME riguarda principalmente due aspetti: la scalabilità verso gli altri paesi e l’arricchimento di contenuti e di funzionalità. Il primo punto concerne l’evoluzione tecnica necessaria all’estensione di ME a tutte le Country del Gruppo, ossia la profilazione di tutti i dipendenti sia nelle varie geografie che nelle differenti strutture organizzative presenti. Il secondo aspetto riguarda l’arricchimento delle sezioni del portale, migliorando sempre più le proposte di servizi “tailor-made”, a partire dalle aree dedicate allo sviluppo professionale e ai servizi di sede. Tali evoluzioni, come previsto nel piano di adoption e change management, sono state individuate con l’ingaggio attivo degli Ambassador e l’invio di una survey ai partecipanti alla fase di test, che ha permesso di attribuire una scala di priorità alle nuove funzionalità da implementare.