Coop Alleanza 3.0 centralizza i processi HR in un unico strumento

Azienda

Coop Alleanza 3.0 nasce nel 2016 dalla fusione di Coop Adriatica, Coop Estense e Coop Consumatori Nordest e opera nel settore della grande distribuzione organizzata (GDO), con circa 16.000 dipendenti e una rete di quasi 350 punti vendita distribuiti in 8 regioni in Italia.

Esigenza

Fino al 2023, Coop Alleanza 3.0 gestiva solo una parte dei processi HR attraverso una piattaforma digitale: le funzionalità attive riguardavano principalmente la gestione anagrafica, l’erogazione dei cedolini e alcune componenti dei processi amministrativi e di performance management. Le restanti attività erano affidate a fogli di calcolo e strumenti non integrati tra loro, con evidenti limiti in termini di tracciabilità e collaborazione.

In questo contesto, la gestione dei processi HR presentava tre criticità strutturali.

La prima era la frammentazione operativa: su una popolazione aziendale di 16.000 persone distribuite in 8 regioni, attività ricorrenti come la gestione delle richieste, la raccolta di documenti e le comunicazioni tra sede centrale e filiali avvenivano ancora prevalentemente via e-mail, in assenza di tracciabilità, standard condivisi e strumenti per monitorare tempi e livelli di servizio.

La seconda criticità riguardava la fragilità della base dati: la produzione di informazioni affidabili richiedeva un lavoro manuale di incrocio e rielaborazione di fogli di calcolo, con un conseguente aumento del rischio di errore e una scarsa fruibilità dei dati a supporto delle decisioni.

La terza criticità era l’accesso esclusivo alla piattaforma: lo strumento gestionale era fruibile soltanto dai team HR e dai manager, senza alcuna possibilità di accesso diretto per i dipendenti. Ogni richiesta doveva necessariamente passare attraverso il team HR, precludendo qualsiasi forma di fruizione in autonomia dei servizi, generando un sovraccarico operativo per il team HR.

Progetto

Per superare questi limiti, nel 2023 l’azienda ha avviato un processo di completa digitalizzazione dei processi HR, realizzato in collaborazione con Talentia Software, la cui piattaforma costituisce il sistema tecnologico di riferimento dell’intero progetto.

Il punto di partenza è stato la migrazione dei processi esistenti sulla nuova piattaforma, a cui sono state progressivamente aggiunte funzionalità relative ad aree HR fino ad allora non coperte. Il perimetro del progetto ha quindi incluso l’ampliamento delle funzionalità amministrative e di gestione delle performance, nonché l’integrazione dei processi di selezione e formazione.

Nello specifico, per la parte di gestione della struttura organizzativa, sono state arricchite le informazioni relative alle unità organizzative presenti nell’organizzazione e completata la mappatura dei ruoli aziendali con le persone che le ricoprono (si tratta di circa 300 ruoli per le funzioni corporate e 5 ruoli per le persone che lavorano nei punti vendita).

Per il processo di gestione delle performance, sono state integrate le informazioni relative alla valutazione per obiettivi, alla valutazione di fine contratto per i contratti a termine e la valutazione del potenziale delle persone, presente in precedenza su un altro strumento.

Anche la selezione del personale rientra nel perimetro del progetto: l’obiettivo è rendere la piattaforma in grado di gestire l’intero flusso, dalla manifestazione del fabbisogno all’assunzione, sia nei casi in cui il processo sia condotto internamente, sia quando venga e ad agenzie esterne.

Per quanto riguarda la formazione, è invece prevista l’integrazione con il Learning Management System (LMS) già in uso per l’erogazione dei corsi, così da rendere disponibili nella piattaforma gestionale le principali metriche di fruizione dei contenuti formativi.

Parallelamente all’integrazione dei processi HR, le funzionalità della piattaforma sono state ampliate anche nell’ottica dell’employee self-service: i dipendenti possono ora aggiornare autonomamente i propri dati personali, consultare i cedolini e richiedere permessi speciali previsti dal contratto, come ad esempio i congedi parentali. Per supportarli nella navigazione, sono disponibili guide ai processi direttamente in piattaforma, affiancate da un canale di assistenza dedicato su WhatsApp.

A supporto del progetto, il team HR ha collaborato strettamente con il team di comunicazione interna, responsabile della intranet aziendale attraverso cui è possibile accedere al portale e nella quale vengono pubblicate news dedicate alla piattaforma in occasione di nuove funzionalità. Per accompagnare ogni nuova funzionalità rilasciata, inoltre, sono stati inoltre organizzati webinar formativi rivolti ai manager.

Risultati

L’introduzione della piattaforma ha prodotto risultati rilevanti su più fronti: la strutturazione dei processi, la qualità del dato e la diffusione degli strumenti HR all’interno dell’organizzazione.

Sul fronte dell’adozione, la piattaforma ha raggiunto l’intera popolazione aziendale: tutti i 16.000 collaboratori di Coop Alleanza 3.0 hanno oggi accesso al portale e possono gestire in autonomia oltre 40 attività. La capillare diffusione dello strumento si è accompagnata a una riduzione delle richieste di assistenza ad hoc, resa possibile sia dall’autonomia acquisita dagli utenti sia dal supporto offerto direttamente in piattaforma tramite guide e canale WhatsApp.

La disponibilità di dati strutturati ha inoltre migliorato la capacità di monitoraggio dei processi, rendendo più immediata la lettura dello stato delle attività e riducendo la dipendenza da verifiche manuali.

Sul piano strategico, il progetto ha permesso di costruire una base dati unica, più solida e affidabile, che rappresenta un elemento abilitante per il miglioramento dei processi decisionali inerenti alla gestione delle risorse umane in azienda.

Sviluppi futuri

Il progetto è destinato a evolvere ulteriormente, sia attraverso il completamento della copertura dei processi HR sia con l’introduzione di funzionalità più avanzate.

L’organizzazione intende infatti valorizzare il patrimonio di dati costruito nel tempo per integrare applicazioni basate sull’intelligenza artificiale. Le direzioni di sviluppo previste sono molteplici: dall’identificazione delle persone più idonee a ricoprire posizioni vacanti o a essere inserite in piani di successione, al supporto ai processi di selezione attraverso screening assistito dall’AI; dall’accompagnamento dei nuovi ingressi nella fase di onboarding, tramite chatbot o mentori virtuali, all’analisi predittiva del rischio di turnover e dei fabbisogni di competenze per famiglie professionali.

L’orizzonte verso cui tende il progetto è quello di una gestione delle risorse umane sempre più data-driven e predittiva, in grado di rafforzare il ruolo della funzione HR come partner strategico a supporto delle decisioni organizzative.