Questo articolo, a cura dell’Osservatorio Digital B2b, spiega cos’è la conservazione digitale, quali documenti riguarda, quali requisiti deve rispettare e perché è importante per le imprese.
La conservazione digitale, o e-preservation, è il processo che mantiene nel tempo i documenti informatici con il loro pieno valore legale. Non si tratta di un semplice backup o di un archivio su server. È un sistema regolato, che assicura che un documento resti uguale a com’era al momento della sua formazione.
Il processo tutela quattro caratteristiche fondamentali del documento.
In Italia la conservazione a norma permette di sostituire l’archivio cartaceo. Un documento conservato correttamente ha infatti lo stesso valore probatorio dell’originale su carta.
La conservazione deve essere organizzata fin dalla formazione del documento. Le garanzie del sistema qualificato iniziano infatti quando il documento viene preso in carico dal servizio. Se rimane a lungo nei sistemi aziendali prima di essere conservato, è più difficile dimostrare che non sia stato modificato.
È importante distinguere la conservazione digitale dall’e-archiving qualificato previsto dal quadro europeo. L’e-preservation riguarda principalmente la conservazione dei certificati associati a firme e sigilli, mentre l’e-archiving è un servizio fiduciario più ampio, che riguarda la conservazione dei dati e dei documenti e la garanzia della loro integrità e correttezza dell’origine.
Nel caso di un servizio di e-archiving qualificato, la normativa europea introduce una presunzione di integrità del documento: se il documento si trova all’interno del sistema qualificato, si presume che non sia stato modificato. In caso di contestazione, la controparte dovrebbe quindi dimostrare l’avvenuta modifica del documento oppure il malfunzionamento del sistema fiduciario.
In conservazione può entrare qualsiasi documento informatico che un’organizzazione deve o vuole mantenere nel tempo. Le tipologie più diffuse nelle imprese sono le seguenti.
La fattura elettronica è l’esempio più noto. Il suo obbligo ha portato molte imprese ad avvicinarsi per la prima volta alla conservazione digitale. Il Codice civile impone di conservare le scritture contabili per dieci anni, e la conservazione digitale consente di farlo senza carta.
La conservazione digitale porta benefici concreti che vanno oltre il semplice adempimento normativo. Vediamoli di seguito.
C’è poi un vantaggio strategico. La conservazione è l’ultimo anello di un processo interamente digitale. Senza di essa, la dematerializzazione resta incompleta. Il suo valore non è quindi soltanto quello di permettere di esibire un documento, ma anche di contribuire alla certezza e alla continuità dell’intero processo documentale. In questa prospettiva, la conservazione diventa parte dell’integrazione e dell’automazione dei processi aziendali, non un’attività separata rispetto alla gestione operativa.
Per le imprese è inoltre opportuno individuare almeno i documenti strategici da mettere in sicurezza, così da garantire una catena di custodia ininterrotta e ridurre il rischio documentale in caso di contestazioni.
In Italia il quadro di riferimento è definito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore dal 2022. Per i documenti fiscali si aggiunge il DM 17 giugno 2014.
Un sistema di conservazione a norma deve prevedere alcuni elementi organizzativi e tecnici.
I conservatori che offrono il servizio alla Pubblica Amministrazione devono inoltre possedere i requisiti previsti dal Regolamento AgID e comparire nel relativo marketplace.
Nel quadro in evoluzione, il responsabile della conservazione mantiene un ruolo centrale. La revisione delle regole dovrà tenere conto anche della distinzione tra contesti pubblici e privati, dell’aggiornamento dei manuali di conservazione e della gestione dei casi in cui microimprese e imprese individuali utilizzano servizi centralizzati.
Accanto alle norme nazionali, il sistema si basa su standard riconosciuti a livello internazionale.
Il quadro è destinato a evolvere. Il Regolamento eIDAS 2.0 (UE 2024/1183) introduce l’archiviazione elettronica qualificata, o qualified e-archiving, come nuovo servizio fiduciario europeo. L’obiettivo è definire un modello comune, riconosciuto in tutti gli Stati membri, per garantire l’integrità e l’origine dei documenti e dei dati conservati.
La novità non riguarda soltanto il documento finale, ma anche il modo in cui viene gestito. Un servizio qualificato deve infatti offrire garanzie sull’identità dell’organizzazione che lo gestisce, sulle autorizzazioni, sui controlli applicati e sulle operazioni compiute dal momento in cui il documento entra nel sistema di archiviazione. In questo modo, l’affidabilità del documento dipende anche dalla correttezza e dalla tracciabilità del processo che lo conserva.
La conservazione digitale fa parte di un mercato più ampio, quello del Digital B2b, che comprende soluzioni e servizi per la gestione dei documenti, lo scambio di dati e la digitalizzazione dei processi tra imprese.
Secondo la ricerca dell’Osservatorio Digital B2b, il mercato italiano vale circa 5 miliardi di euro. La gestione documentale As-a-Service rappresenta il 15% del valore complessivo del mercato. Questo dato conferma la progressiva diffusione di servizi gestiti e di soluzioni erogate in modalità Cloud, in alternativa ai sistemi installati e gestiti direttamente dall’impresa.
Tra gli attori del mercato rientrano anche i conservatori qualificati, insieme ai produttori di software per la gestione documentale, ai system integrator e ai consulenti.
Secondo l’Osservatorio, nei prossimi dieci anni il documento tradizionale lascerà spazio a flussi di dati strutturati e sincronizzati in tempo reale. Le nuove norme europee, a partire da eIDAS 2.0, contribuiranno a ridisegnare questo scenario. Anche la conservazione digitale dovrà quindi evolvere: non riguarderà soltanto il singolo documento, ma dovrà integrarsi con i processi aziendali e con i flussi di dati tra organizzazioni, mantenendo garanzie di integrità, origine e affidabilità.
La conservazione digitale non è solo un obbligo. È la base su cui costruire processi documentali sicuri, efficienti e interamente digitali. Per le imprese la sfida è passare da un approccio di pura compliance a una gestione integrata del ciclo di vita dei documenti.
Con l’evoluzione del Digital B2b, la conservazione diventerà sempre più uno strumento di garanzia. Proteggerà infatti il patrimonio documentale dell’impresa e contribuirà a rendere più sicuri e affidabili i processi tra organizzazioni.
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