Il progetto di Lavoro Agile nella Città Metropolitana di Torino

L’organizzazione 

La Città Metropolitana di Torino ha tra le sue funzioni principali la promozione e il coordinamento dello sviluppo strategico del territorio metropolitano. L’ente ad oggi impiega circa 880 dipendenti, la maggior parte dei quali è allocata in attività d’ufficio (amministrative, di segreteria o di progettazione). È inoltre presente un nucleo di circa 180 operatori, comprensivo di agenti della polizia metropolitana, cantonieri e agenti faunistici. La sede centrale ospita gli uffici amministrativi, e ad essa si affiancano una trentina di sedi distaccate, tra cui, in massima parte, case cantoniere ove hanno sede i circoli della viabilità, destinate principalmente al supporto operativo.

Le esigenze 

La pandemia da covid-19 ha reso urgente il passaggio al Lavoro Agile, obbligando l’amministrazione ad un’adozione tempestiva del lavoro a distanza. L’esigenza di garantire la continuità dei servizi, tutelando al contempo la salute dei collaboratori, ha imposto interventi rapidi sul fronte organizzativo e tecnologico.

La soluzione implementata 

Precedentemente al 2020 l’organizzazione disponeva esclusivamente di accordi di telelavoro. L’introduzione del Lavoro Agile era prevista nella seconda metà del 2020, ma con il diffondersi della pandemia essa è stata anticipata al primo semestre dell’anno. Conclusa la fase emergenziale, il modello di Lavoro Agile è stato strutturato attraverso una policy interna e mediante la sottoscrizione di accordi individuali annuali, che dal 2023 prevedono una clausola di rinnovo tacito e automatico.

La policy vigente autorizza ciascun dipendente a svolgere da remoto fino al 40% dei giorni lavorativi su base trimestrale; ferie e permessi riducono la base di calcolo, mentre la malattia è esclusa dal computo dei giorni. La pianificazione dei giorni da remoto è affidata a ciascun dirigente, che può stabilire giornate obbligatorie di presenza per esigenze organizzative o di presidio in presenza del servizio, anche individuando un giorno fisso di presenza per agevolare il coordinamento delle attività. Da ciò deriva una significativa eterogeneità nelle modalità di pianificazione tra le diverse direzioni.

L’orario di lavoro presso la sede fisica dell’Ente prevede una flessibilità oraria in entrata compresa tra le 8:00 e le 9:30. Nei giorni di lavoro da remoto sono invece identificate fasce reperibilità, che vanno dalle 9:30 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 17:00. In presenza si procede con la timbratura all’ingresso e all’uscita. Mentre le ore lavorate nelle giornate svolte da remoto sono dichiarate manualmente dal dipendente tramite l’apposito giustificativo e approvate dal responsabile. Durante i giorni di lavoro agile non c’è riconoscimento dello straordinario. Inoltre, l’amministrazione tutela il diritto alla disconnessione attraverso la definizione di una fascia di attività va dalle 7:00 alle 20:00, mentre dalle 20:00 alle 7:00 è previsto il periodo di disconnessione.

Per quanto riguarda il luogo da cui svolgere il lavoro da remoto, non sussistono vincoli particolari, a condizione di garantire adeguate misure di sicurezza e riservatezza, e una connessione stabile. La policy non esclude esplicitamente il lavoro dall’estero, ma stabilisce che è necessario lavorare da un luogo che consenta di rientrare in sede entro 24 ore qualora fosse richiesto dall’organizzazione. Attualmente le persone che hanno siglato un accordo di Lavoro Agile sono circa 600. Dalle analisi sull’utilizzo non si evince una predilezione per un giorno specifico di lavoro da remoto e, complessivamente, la fruizione del Lavoro Agile rimane inferiore rispetto a quanto consentito dall’accordo. L’iniziativa non coinvolge le persone con profili operativi, che lavorano prevalentemente in presenza sul territorio, in ragione della natura delle proprie mansioni. Per il futuro, si prevede una modifica alla policy vigente, introducendo un numero massimo di giorni di lavoro da remoto mensile, con l’obiettivo di semplificare la pianificazione e il monitoraggio delle giornate svolte da remoto, sia per i dipendenti che per l’amministrazione.

Per consentire il lavoro a distanza, l’amministrazione ha fornito a ogni collaboratore un notebook aziendale e, su richiesta approvata dal dirigente, uno smartphone di servizio. L’archiviazione e la condivisione dei documenti è stata spostata su piattaforme cloud e sono stati adottati nuovi sistemi di collaborazione. Infine, per supportare le persone nel cambiamento del modo di lavorare, sono stati erogati corsi formativi sulla cybersicurezza e sull’utilizzo delle dotazioni tecnologiche messe a disposizione dall’organizzazione.

Dal punto di vista degli spazi di lavoro, la sede principale dell’Ente dispone di uffici tradizionali con postazioni fisse per due, quattro o sei persone. Sono disponibili sale riunioni e sale convegni, prenotabili tramite un applicativo integrato nella intranet aziendale e dotate di tecnologie per videoconferenze.

Non sono stati riscontrati particolari casi critici nell’adozione del Lavoro Agile all’interno dei vari team e, in linea generale, l’organizzazione del lavoro flessibile è stata accolta positivamente. Per i dipendenti sono stati organizzati momenti di formazione per lo sviluppo delle soft skills, mentre per la classe dirigente e i manager sono stati previsti corsi dedicati al project management.

I benefici 

L’esperienza di Smart Working nella Città Metropolitana di Torino ha determinato un significativo miglioramento del benessere percepito dai dipendenti, anche grazie a una migliore conciliazione tra vita personale e professionale. L’ente ha inoltre registrato un aumento delle candidature da parte di professionisti residenti in altre regioni, confermando il Lavoro Agile come leva efficace per l’attrazione e il trattenimento di talenti. Rispetto al 2019, l’introduzione dello Smart Working ha comportato un significativo calo dei giorni di malattia e una riduzione delle richieste di permessi e ferie, a parità di organico e senza che sia stata rilevata una diminuzione della qualità dei servizi resi. La flessibilità introdotta ha favorito la riduzione del commuting, con ricadute positive sulla sostenibilità ambientale. Infine, sul piano organizzativo, lo Smart Working ha accelerato la dematerializzazione e l’adozione di strumenti digitali.