Azienda

Poste Italiane è un’azienda italiana nata nel 1862, attiva nei settori di logistica, corrispondenza e pacchi, finanziari e assicurativi, telefonia e mercato dell’energia. Conta circa 119.000 collaboratori, 12.800 Ufficio postali e 45 milioni di clienti diffusi su tutto il territorio nazionale.  Per le sue dimensioni, la sua diffusione capillare, e la sua riconoscibilità è riconosciuta come parte integrante del sistema economico, sociale e produttivo del Paese.

Esigenze

I processi amministrativi in Poste Italiane e il loro efficientamento, dato l’elevato numero di collaboratori, rivestono un’importanza molto elevata dal punto di vista economico ed organizzativo. Nell’ambito di queste attività, fino al 2022, tutte le richieste burocratiche dei collaboratori venivano gestite direttamente da un team dedicato di 500 persone dell’area amministrativa. Il team gestiva annualmente circa 100.000 pratiche amministrative (es., variazioni anagrafiche, detrazioni fiscali, richieste congedi di legge ed aspettative), 150.000 iter legati a eventi di malattia, 1.350.000 richieste di approvazione delle trasferte, con annessi 800.000 giustificativi di rimborso spese, da sommarsi alle 650.000 causali di presenza/ assenza mensili. Queste attività venivano gestite principalmente tramite attività manuali di data entry, caratterizzate dalla digitalizzazione delle informazioni ricevute dai singoli collaboratori tramite moduli cartacei su una piattaforma digitale adibita alla registrazione delle richieste, generando una mole di lavoro notevole per l’area amministrativa.

L’esigenza principale dell’organizzazione, quindi, era quella di semplificare la gestione dei processi amministrativi, alleviando il carico di lavoro del team dedicato a queste attività.

Progetto

Per affrontare questa esigenza, nel gennaio 2023 Poste Italiane ha deciso di avviare un progetto volto a semplificare la gestione delle attività burocratiche.

In particolare, il progetto ha previsto l’implementazione di applicativi web integrati con la piattaforma HCM in uso dall’azienda e accessibili via web tramite il portale aziendale e da mobile tramite l’app “Noidiposte”, applicazione in uso dai collaboratori per accedere a diversi servizi (ad esempio, prenotazioni di prestazioni mediche) e comunicazioni interne.

Nella fase iniziale di ideazione del processo, Poste Italiane è stata supportata da Strada nell’implementazione degli applicativi web e successivamente nella manutenzione delle soluzioni sviluppate.

Tramite gli applicativi realizzati ogni lavoratore può compilare direttamente i moduli digitali inserendo le informazioni relative alle richieste burocratiche nella piattaforma digitale già in uso dall’area amministrativa per tenere traccia di questi dati. Di conseguenza, le informazioni relative alle pratiche amministrative, alle causali di presenza o di assenza, e ai permessi di malattia, non sono più inserite dal team dell’area amministrativa ma è responsabilità delle singole persone compilare i moduli digitali per aggiungere le informazioni a sistema. In aggiunta a queste richieste, sono attualmente in fase pilota le funzionalità relative alla gestione delle trasferte e agli annessi rimborsi spese, rese disponibili solo a parte della popolazione tramite altri applicativi web.

Per accompagnare le persone verso un’adozione efficace del nuovo processo sono stati organizzati degli incontri con i collaboratori per ricevere i loro feedback e affinare gli strumenti sviluppati.  Inoltre, sono stati resi disponibili dei manuali di utilizzo digitali per presentare al meglio le soluzioni disponibili.

Risultati

Sul piano dei risultati, l’iniziativa ha abilitato la disintermediazione del processo, che non necessita più delle attività intermedie eseguite dal team della funzione amministrativa, responsabilizzando le persone rispetto all’inserimento diretto delle informazioni necessarie a sistema.

I dati di utilizzo degli applicativi web dimostrano il successo dell’iniziativa: il 95% delle richieste amministrative è ora gestito tramite la nuova procedura e si tratta di una percentuale che ha registrato un costante aumento nel tempo. Dall’analisi di clima emerge inoltre che il progetto ha avuto un tasso di gradimento molto elevato fra i collaboratori. In particolare, viene apprezzata la facilità di fruizione della nuova procedura.

I miglioramenti del processo di gestione delle attività amministrative in Poste Italiane sono stati molteplici, sia per i singoli collaboratori sia per il team dell’area amministrativa.

Da una parte, infatti, il team che si occupa della gestione amministrativa ha potuto risparmiare molto tempo che veniva precedentemente utilizzato per attività di data entry. Dall’altra parte, per quanto riguarda i singoli collaboratori, l’applicazione ha contribuito a ridurre le distanze tra le persone e le funzioni di amministrazione e ha migliorato la percezione dei servizi amministrativi, in quanto resi più accessibili, semplici ed efficaci.

Il progetto ha portato infine anche un importante beneficio per l’intera organizzazione: grazie alla digitalizzazione e alla disintermediazione dei processi sono stati eliminati la maggior parte dei moduli cartacei inerenti a queste attività, con benefici sia ambientali sia economici.

Sviluppi futuri

Riguardo gli sviluppi futuri, nel breve termine l’obiettivo è di provvedere alla digitalizzazione dei giustificativi di spesa per trasferta, da usare in sostituzione delle copie cartacee, coerentemente con le necessità legali di archiviazione di questi documenti.