Azienda

KOS è un gruppo sanitario italiano che opera nell’assistenza sociosanitaria, nella riabilitazione, nella psichiatria e nella medicina per acuti. Il Gruppo KOS, fondato nel 2002, è presente in 11 regioni italiane e in Germania. Conta oltre 13.300 collaboratori, dei quali 8.600 in Italia dove gestisce 59 residenze per anziani, 15 centri di riabilitazione, 20 centri psichiatrici, un ospedale e 28 centri ambulatoriali di riabilitazione e diagnostica. KOS è una grande realtà nella quale collaborano persone con background molto diversi e in contesti geografici molto differenti tra loro. La mission del Gruppo si concretizza in un’offerta di servizi sanitari e di assistenza alla persona su misura, erogati con professionalità, spirito di accoglienza e umanità.

Esigenze

La progettualità di KOS nasce da due esigenze specifiche a cui dar risposta, una percepita dall’intero settore di riferimento e una più specifica rispetto alla realtà del Gruppo. La prima riguarda l’aumento, negli ultimi anni – anche a seguito della pandemia – della domanda di lavoro nel settore sociosanitario. Se da una parte la domanda è in aumento, dall’altra si registra sempre più difficoltà nell’attrarre e fidelizzare candidati dotati di competenze in linea con le richieste da parte delle aziende sanitarie. Si delinea, infatti, un mercato del lavoro caratterizzato dal fenomeno del Talent Shortage. La seconda esigenza fa riferimento alla volontà di rendere il processo di recruiting del Gruppo più semplice, veloce e standardizzato tra le varie società. Nel corso degli ultimi due anni, l’organigramma organizzativo, così come la conformazione della Direzione HR, hanno subito un cambiamento rilevante e questo cambiamento ha rappresentato un’occasione per ridefinire le logiche di gestione delle risorse umane. La direzione verso cui tende il Gruppo è quella di snellire le procedure autorizzative e l’iter di selezione – in precedenza caratterizzati da rallentamenti e passaggi intermedi sovrabbondanti – e digitalizzare il processo, automatizzando le attività a scarso valore aggiunto.

Progetto

Il progetto di Gruppo KOS si sviluppa in tre fasi principali, a partire dal mese di novembre 2023, ed è attualmente ancora in fase di implementazione. Le fasi ripercorrono gli step principali del processo di recruiting e hanno previsto l’integrazione del modulo della piattaforma Talentia Software dedicato al recruiting. La prima fase, chiamata “Recruiting request”, ha previsto la definizione di un nuovo iter autorizzativo per le richieste di nuove assunzioni da parte delle diverse divisioni del Gruppo. Grazie all’implementazione dello strumento, i responsabili ora possono inserire direttamente nel sistema e far pervenire in digitale la richiesta alla Direzione HR. Tutte le richieste vengono inviate all’area HR dedicata alla Talent Acquisition, prese in carica e monitorate in una dashboard condivisa con i richiedenti, i quali hanno piena visibilità rispetto alle ricerche aperte e alla presa in carico. Nella seconda fase, “Hiring request” è stato completamente digitalizzato e automatizzato il processo di autorizzazione all’assunzione da parte dei responsabili. Infatti, una volta che l’HR di sede ha completato il processo di selezione, viene inviata la richiesta di assunzione a tutto il personale preposto (come il Direttore Generale o i Responsabili Funzionali). Questo è possibile grazie all’invio in automatica da parte della piattaforma di una notifica mail a coloro che devono autorizzare la richiesta, garantendo massima trasparenza e l’assenza di rallentamenti nel processo. Una volta ottenuta l’autorizzazione all’assunzione, la richiesta di personale viene chiusa immediatamente, aggiornando in tempo reale il dato sul fabbisogno di personale. Il terzo step, “Hiring”, ha infine ridefinito le logiche e le procedure di assunzione. Il processo viene attivato dall’HR di sede e inviato, sempre tramite piattaforma, all’area Payroll del Gruppo per ricevere l’approvazione. I dati da inserire vengono recuperati in automatico dai processi precedenti, riducendo l’attività di inserimento manuale delle informazioni. Il processo digitale prevede una serie di controlli tecnici automatici sui dati inseriti come la validità del Codice Fiscale, la validità dell’IBAN e la coerenza di qualifica a livello che hanno semplificato le attività di data entry e di controllo. Ogni step del progetto è stato sviluppato seguendo un procedimento rigoroso: dall’analisi del processo AS-IS, con l’identificazione delle inefficienze e dei desiderata degli stakeholder, all’ideazione della soluzione, e infine, alla fase di test sia tecnico che funzionale. Il processo di cambiamento ha coinvolto circa 100 manager e 60 figure dell’area HR e ha previsto un rilascio graduale delle varie funzionalità in modo tale che tutti potessero abituarsi alla piattaforma. L’utilizzo è stato accompagnato da un piano formativo che ha previsto sia sessioni di formazione di spiegazione del processo sia la messa a disposizione di registrazioni sui singoli temi consultabili nella piattaforma e-learning dell’Academy del Gruppo. Per la fase finale del progetto, “Hiring”, infine è stata prevista anche una newsletter settimanale che, per il primo mese di attivazione del modulo, è stata inviata a tutto il team HR con le principali domande (FAQ) su temi e dubbi riscontrati nei primi utilizzi.

Risultati

Ad oggi il progetto ha raggiunto il 100% dei suoi destinatari, ma non è ancora del tutto concluso. I benefici riscontrati sono già molteplici, in primis la riduzione significativa dei tempi di evasione delle pratiche di autorizzazione e dei tempi delle attività di inserimento dati, grazie agli automatismi integrati nella piattaforma e ai collegamenti tra le diversi fasi del processo. Questo ha liberato tempo prezioso, sia per la Direzione HR che per i manager responsabili da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto. Inoltre, grazie alla possibilità per tutti gli stakeholder di monitorare costantemente il processo di assunzione e di avere visibilità sul numero di ricerche aperte e lo stato di avanzamento delle autorizzazioni, è aumentata la consapevolezza a livello organizzativo sul processo e sui suoi tempi di gestione. La possibilità di avere a disposizione un processo integrato, standardizzato per tutto il Gruppo e più veloce ha poi aumentato anche la soddisfazione sul processo e in generale sull’operato della Direzione HR. A livello quantitativi, già dopo i primi utilizzi dello strumento, è stato possibile apprezzare dei miglioramenti ai KPI di processo, tra cui il time-to-hire ed il numero di rilavorazioni per dati errati.

Sviluppi futuri

Il progetto di Gruppo KOS prevederà nei prossimi mesi ulteriori integrazioni e migliorie. In particolare, nel breve periodo verrà inserita la possibilità di generare direttamente dalla piattaforma e in maniera automatica le lettere di assunzione e verranno semplificati ulteriormente i processi di inserimento dei dati (legando la generazione di alcuni all’inserimento di altri). Inoltre, è previsto di progettare la possibilità di generare direttamente il contratto di assunzione in via automatica. Poi, si procederà con il percorso di digitalizzazione di altri processi HR, come quello di onboarding – non ancora iniziato – e quelli relativi agli MBO e di valutazione delle performance – portati avanti in parallelo rispetto al recruiting.