24hassistance ha accentrato in un’unica piattaforma la gestione amministrativa delle risorse umane

Azienda

24hassistance è un’azienda italiana attiva nel settore assicurativo, specializzata nello sviluppo di polizze assicurative su misura dedicate in particolare alle due ruote e alle passioni degli utenti. L’organizzazione offre soluzioni assicurative rivolte a diversi ambiti, tra cui moto, scii e sport in generale, biciclette monopattini elettrici.

L’azienda conta circa 80 collaboratori e opera con una struttura organizzativa snella, caratterizzata da un team HR di dimensioni limitate, responsabile della gestione dei principali processi legati al ciclo di vita delle persone in azienda, dalla selezione dei candidati fino alla gestione amministrativa e dei servizi ai dipendenti.

Esigenza

Fino al 2023, i processi HR di 24hassistance erano caratterizzati da un elevato livello di frammentazione e da una forte dipendenza da attività manuali. Molte delle informazioni relative alla gestione delle persone erano infatti distribuite su diversi strumenti e piattaforme, rendendo complessa la gestione delle attività quotidiane da parte del team HR e poco fluida l’esperienza per i dipendenti.

In particolare, alcune attività amministrative venivano gestite tramite una piattaforma digitale, utilizzata principalmente per la gestione delle anagrafiche e dei cedolini, mentre altre informazioni erano archiviate in cartelle e documenti condivisi su SharePoint o gestite tramite file Excel. Questa configurazione rendeva difficile avere una visione integrata dei dati e richiedeva frequenti passaggi manuali tra diversi strumenti per completare le attività operative.

A cascata, questa situazione rendeva più complessa la gestione dei processi HR. Ad esempio, le attività relative alla ricerca e alla selezione del personale prevedevano molti passaggi manuali: le candidature arrivavano tramite e-mail e venivano tracciate all’interno di fogli Excel in cui il team HR annotava diverse informazioni: sui candidati, sullo stato delle selezioni e sui colloqui effettuati. L’assenza di un database strutturato rendeva difficile monitorare il processo e recuperare velocemente le informazioni sulle persone candidate.

Anche la gestione delle attività amministrative presentava criticità, sia dal punto di vista operativo sia in termini di esperienza per gli utenti. Le attività legate al rimborso delle note spese e alla rendicontazione delle presenze richiedevano infatti diversi passaggi, con conseguente aumento del tempo necessario per completare le operazioni e maggiore rischio di errori. L’impatto di queste inefficienze era amplificato dalla necessità, ricorrente su base mensile, di condividere tali informazioni con il consulente del lavoro incaricato dell’elaborazione delle buste paga: un obbligo che si traduceva in un impegno operativo significativo e ripetuto per il team HR.

Nel complesso, quindi, l’assenza di una piattaforma integrata rendeva difficile gestire in modo efficiente il ciclo di vita dei dipendenti nell’organizzazione e limitava la possibilità di analizzare in modo sistematico i dati sulle persone.

Progetto

Per rispondere alle criticità legate alla frammentazione dei processi HR, nel maggio 2023 la Direzione HR di 24hassistance ha avviato un progetto di digitalizzazione e centralizzazione delle attività di gestione delle risorse umane, con l’obiettivo di racchiudere in un’unica piattaforma le principali informazioni legate ai dipendenti e ai processi HR. Il progetto ha previsto l’adozione della piattaforma Factorial, scelta come soluzione gestionale per integrare in un unico sistema le diverse attività precedentemente distribuite su più strumenti.

Il progetto ha interessato diversi ambiti della gestione delle risorse umane, in particolare il processo amministrativo e le attività di selezione del personale.

Sul piano amministrativo, è stata digitalizzata la gestione delle presenze e delle assenze, integrando il sistema di timbratura tramite badge con la nuova piattaforma gestionale implementata. Questo ha permesso di registrare automaticamente le timbrature dei dipendenti e di generare report strutturati sulle presenze da condividere con il consulente del lavoro per l’elaborazione dei cedolini.

Un secondo ambito di intervento su questo fronte ha riguardato la gestione delle note spese. In precedenza, il processo richiedeva diversi passaggi e spesso la piattaforma utilizzata in precedenza non caricava correttamente i giustificativi digitali. Con la nuova piattaforma, i dipendenti possono caricare direttamente gli scontrini tramite una fotografia, che viene automaticamente registrata nel sistema e associata alla richiesta di rimborso. Inoltre, l’azienda ha introdotto carte aziendali virtuali integrate con la piattaforma, che consentono di tracciare automaticamente le spese sostenute dai dipendenti.

Parallelamente, l’organizzazione ha digitalizzato anche il sistema di benefit aziendali, integrando la piattaforma gestionale con i sistemi dell’azienda fornitrice dei buoni pasto. L’assegnazione dei buoni è collegata ai dati di presenza registrati nel sistema, in quanto vengono assegnati i buoni pasto solo per i giorni in cui la persona lavora in ufficio, permettendo di automatizzare il processo.

Riguardo invece il processo di selezione, è stata centralizzata la gestione del processo di selezione tramite la nuova piattaforma adottata. Questa viene infatti utilizzata anche come Applicant Tracking System (ATS), permettendo di racchiudere automaticamente in un unico punto le candidature provenienti da diverse piattaforme e canali digitali, creando un database strutturato dei candidati. Il sistema consente di monitorare lo stato delle candidature, tracciare i colloqui effettuati, registrare le offerte inviate e gestire le attività di follow-up con i candidati, rendendo il processo di selezione più strutturato e tracciabile rispetto alla gestione precedente. Lo strumento mette a disposizione del processo di selezione anche alcune funzionalità supportate da intelligenza artificiale, tra cui strumenti di analisi dei CV che permettono di valutare il grado di corrispondenza tra il profilo del candidato e la posizione aperta e funzionalità di sintesi automatica dei profili dei candidati.

Infine, a supporto del team HR, la piattaforma introduce inoltre funzionalità di elaborazioni di dati e creazione di reportistica che permettono all’organizzazione di monitorare diversi indicatori relativi alla popolazione aziendale, come la composizione della forza lavoro, il turnover e i tempi medi di selezione. In questo modo, l’organizzazione può accedere a dati strutturati e aggiornati che vengono regolarmente utilizzati per supportare le attività di analisi e le decisioni in merito di pianificazione delle risorse umane.

Risultati

Secondo l’azienda, l’introduzione della piattaforma HR ha generato benefici importanti, in particolare in termini di efficienza operativa, qualità dei processi e miglioramento dell’esperienza per dipendenti e manager. Il passaggio da una gestione fortemente manuale e frammentata a un sistema digitale centralizzato ha consentito al team HR di ridurre sensibilmente il tempo dedicato alle attività amministrative e di semplificare la gestione delle informazioni.

Uno degli ambiti in cui si è registrato il maggiore miglioramento riguarda la gestione delle presenze e delle assenze. Infatti, il tempo per gestire la rendicontazione mensile da inviare al consulente del lavoro per il calcolo delle buste paga si è ridotto del 75%, passando da mezza giornata di lavoro a circa 1 ora.

Benefici rilevanti sono stati osservati anche nel processo di selezione: la creazione di un database strutturato dei candidati e l’introduzione di un sistema di tracciamento delle candidature hanno semplificato la gestione delle informazioni e ridotto le attività manuali necessarie per monitorare lo stato delle selezioni.

La digitalizzazione dei processi ha inoltre migliorato la qualità e l’affidabilità dei dati, riducendo il rischio di errori legati alla gestione manuale delle informazioni. Allo stesso tempo, l’introduzione della piattaforma ha contribuito a migliorare l’esperienza dei dipendenti, che possono ora accedere in autonomia a un unico spazio digitale per consultare documenti, gestire richieste di ferie e permessi, inserire note spese e recuperare le informazioni utili.

Infine, anche i responsabili dei team dispongono di una maggiore visibilità sui dati relativi alle proprie persone, potendo monitorare con maggiore facilità presenze, assenze e altri indicatori utili alla gestione delle attività.

Sviluppi futuri

Nei prossimi mesi, 24hassistance intende proseguire nel percorso di evoluzione digitale dei processi HR, sfruttando ulteriormente le funzionalità della piattaforma adottata e le nuove soluzioni basate sull’intelligenza artificiale. In particolare, l’azienda sta sperimentando alcune funzionalità di AI conversazionale, che consentiranno agli utenti di interrogare il sistema tramite prompt per ottenere rapidamente informazioni e report sui dati HR, ad esempio relativi a presenze, assenze o composizione della forza lavoro.

Infine, l’organizzazione prevede di ampliare l’utilizzo delle funzionalità di analisi e reportistica automatizzata, con l’obiettivo di supportare in modo sempre più strutturato le attività di monitoraggio e di analisi dei dati relativi alla popolazione aziendale e ai processi di selezione.