Talea Consulting automatizza il controllo degli ordini ai fornitori con l’intelligenza artificiale

Aziende coinvolte

Minipan è un’azienda italiana che dal 1957 progetta e realizza macchine e linee automatiche per l’industria alimentare. Con sede a Massa Lombarda, è specializzata nella panificazione e nella pasticceria, con impianti per biscotti, prodotti da forno, grissini, cracker, pane speciale e gluten free. L’azienda esporta i propri impianti in numerosi mercati internazionali e registra un fatturato superiore ai 19 milioni di euro.

Talea Consulting è una società specializzata nella digitalizzazione e nell’automazione dei processi aziendali. Dal 2013 affianca le imprese nell’ottimizzazione delle attività documentali e amministrative, intervenendo nei processi in cui documenti e informazioni devono essere acquisiti, verificati, elaborati e trasferiti nei sistemi gestionali. L’azienda sviluppa e implementa soluzioni che coprono l’intero ciclo di gestione delle informazioni: dall’intelligenza artificiale (AI) e Robotic Process Automation (RPA) nella gestione documentale, alla fatturazione e firma elettronica; dal workflow design, alla conservazione digitale a norma. Ogni progetto prende avvio dall’analisi dei processi e delle esigenze organizzative, così da individuare gli strumenti più adatti a semplificare il lavoro e generare benefici concreti. Oggi Talea Consulting affianca oltre 600 aziende in tutta Italia ed è tra i sostenitori dell’Osservatorio Intelligent Business Process Automation.

Avviata oltre dieci anni fa, la collaborazione tra Talea Consulting e Minipan si è sviluppata attraverso diversi progetti di digitalizzazione, dalla dematerializzazione documentale alla fatturazione elettronica fino all’automazione del processo di gestione degli ordini supportato da sistemi AI. Il progetto raccontato in questo caso di studio è stato sviluppato insieme alla funzione IT di Minipan.

Esigenza del cliente

Negli ultimi anni, la crescita degli acquisti ha comportato un aumento significativo del numero di ordini da gestire e, di conseguenza, anche del volume delle conferme d’ordine ricevute dai fornitori, rendendo sempre più onerose le attività di verifica dell’ufficio acquisti. Il confronto tra l’ordine emesso e la relativa conferma richiedeva infatti un controllo riga per riga di codici articolo, descrizioni, quantità, prezzi e date di consegna, seguito dal riporto delle informazioni nel gestionale. Questa attività richiedeva un impegno medio di circa dieci minuti per documento e il coinvolgimento quotidiano di due persone. Per superare questo collo di bottiglia, Talea e Minipan hanno definito quattro obiettivi: ridurre il tempo dedicato alle verifiche, semplificare la gestione dei documenti con i fornitori, individuare immediatamente eventuali difformità e monitorare con maggiore puntualità le conferme mancanti.

Soluzione implementata

Talea ha realizzato un motore di intelligenza artificiale che estrae le informazioni dalle conferme d’ordine e le confronta con quelle degli ordini di acquisto, verificando codici, descrizioni, quantità, prezzi e date di consegna. Quando trova una differenza il sistema evidenzia soltanto quella, così l’operatore controlla il dato segnalato invece di ripercorrere l’intero documento. Poiché Minipan usava già una piattaforma documentale sviluppata con Talea, le nuove funzionalità sono state innestate sull’infrastruttura esistente senza modificarla. Ai fornitori è stato messo a disposizione un unico ambiente in cui scaricare gli ordini di acquisto e caricare le relative conferme: da lì passa oggi buona parte degli scambi che prima avvenivano via e-mail.

Il progetto ha seguito un percorso graduale, iniziando dalla verifica della capacità dell’intelligenza artificiale di leggere e interpretare le conferme d’ordine su un numero limitato di documenti e secondo regole condivise. In questa prima fase l’ufficio acquisti ha lavorato in parallelo al sistema, ne ha controllato i risultati e ha segnalato gli errori; le segnalazioni sono servite ad alzarne l’accuratezza e a costruire fiducia nello strumento. Già nelle prime fasi di utilizzo oltre la metà dei documenti veniva elaborata senza intervento umano, mentre i casi più difficili, in genere documenti di qualità scadente o con informazioni scritte a mano, sono stati usati per addestrare ulteriormente il modello.

Risultati e benefici

Nel primo anno di utilizzo, la soluzione ha gestito oltre 10.000 documenti ed elaborato in totale autonomia, senza la necessità di intervento dell’ufficio acquisti, il 76% delle conferme d’ordine. Nel restante 24% dei casi, gli operatori sono stati guidati dall’AI nell’individuare le non coerenze e gestire con più efficacia ed efficienza le correzioni da richiedere ai fornitori. Il processo coinvolge circa 300 fornitori e ha consentito di risparmiare mediamente dieci minuti per ogni documento elaborato, un tempo che, sui volumi annuali, equivale a circa 150 giornate/uomo da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto. Anche quando è necessaria una verifica manuale, gli operatori intervengono soltanto sulle anomalie evidenziate dal sistema, con un risparmio di tempo che si accompagna a dati più accurati, minori errori di trascrizione e una maggiore tracciabilità delle attività. I fornitori beneficiano a loro volta di un processo più semplice e strutturato, basato su un unico punto di caricamento dei documenti, mentre gli addetti dell’ufficio acquisti possono concentrarsi sulla gestione delle eccezioni e sulle attività che richiedono valutazioni e competenze.

Sviluppi futuri

Sulla base degli stessi principi, Minipan e Talea hanno avviato un secondo progetto dedicato alla documentazione tecnica. L’azienda gestisce infatti un patrimonio composto da manuali, schemi elettrici e documentazione tecnica delle macchine, all’interno del quale individuare rapidamente le informazioni corrette può essere complesso, soprattutto perché gli impianti vengono aggiornati nel tempo. Per questo è in fase di sperimentazione un chatbot basato sullo stesso motore di intelligenza artificiale, in grado di rispondere in linguaggio naturale alle domande degli utenti, sia tramite tastiera sia tramite comandi vocali. La sperimentazione, che ora coinvolge un numero limitato di documenti, è ancora nelle fasi iniziali ma sta già coprendo correttamente oltre il 50% delle casistiche, con l’obiettivo di migliorare progressivamente le prestazioni attraverso l’utilizzo del sistema e l’affinamento delle modalità di interrogazione. In prospettiva, Minipan intende rendere questa tecnologia disponibile ai propri clienti come strumento di autoassistenza, per poi estenderne l’utilizzo ad altre funzioni aziendali, a partire dall’area commerciale.